Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wachsen auch die Arbeitsabläufe. Ehe Sie sich versehen, verfügt Ihr Unternehmen über eine Fülle von Arbeitsabläufen, jeder mit seinen eigenen Feinheiten, Beteiligten und Abhängigkeiten. Die Verwaltung all dieser Arbeitsabläufe, ganz zu schweigen von ihrer Änderung, kann schwierig sein, wenn Sie nicht über das richtige Tool verfügen.
Um diesem Problem entgegenzuwirken, wurde Microsoft Visio entwickelt. Es vereinfacht den Prozess des Entwerfens, Visualisierens und Optimierens von Arbeitsabläufen. Heute werden wir uns einige wichtige Vorteile von Microsoft Visio ansehen und wie es zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe eingesetzt werden kann.
Was ist Microsoft Visio?
Microsoft Visio, früher Microsoft Office Visio, ist ein Diagrammerstellungs- und Visualisierungstool, das Einzelpersonen und Teams dabei helfen soll, digitale Diagramme und Workflows zu erstellen, die einfach, leicht verständlich und auf visuelle Klarheit optimiert sind. Es wurde von der Shapeware Corporation entwickelt, die später zu Visio Corporation bevor es im Jahr 2000 von Microsoft übernommen wurde.
Vom Erstellen einfacher funktionsübergreifender Flussdiagramme bis zum Entwurf kompletter Netzwerkinfrastrukturen – seine Vielseitigkeit macht es zu einer branchenübergreifenden Lösung und zu einem der besten derzeit verfügbaren Tools für das Workflow-Management.
Lizenzierungsoptionen für Microsoft Visio
Es gibt einige Microsoft Visio-Lizenzen, die Sie kennen sollten. Welche Lizenz Sie wählen, hängt jedoch davon ab, welche Art von Zugriff Sie auf die Software benötigen und wie Sie bezahlen möchten (Abonnement oder unbefristete Lizenz).
Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Einblick in die einzelnen Lizenzen:
| Lizenz | Lizenztyp | Am besten für |
| Visio-Standard | Unbefristet | Einzelpersonen oder Teams, die nur grundlegende Diagrammtools benötigen. |
| Visio Professional | Unbefristet | Einzelpersonen oder Teams, die Zugriff auf erweiterte Diagrammfunktionen und Tools für die Zusammenarbeit benötigen |
| Visio Plan 1 | Abonnement | Einzelpersonen, die lediglich Zugriff auf eine leichte, browserbasierte Version benötigen, mit der grundlegende Diagramme erstellt werden können. |
| Visio Plan 2 | Abonnement | Teams oder Fachleute, die umfangreiche Funktionen benötigen und mit einer vollständigen Desktop-App oder einem browserbasierten Tool arbeiten möchten. |
Zusätzlich zu diesen Lizenzen gibt es auch mehrere Versionen von Visio. Jede Version bringt ihre eigenen Ergänzungen mit sich. Zum Beispiel: Visio Standard 2019 enthält Vorlagen und Formen, die in Visio Standard 2016 nicht enthalten waren. Wenn Sie das Neueste und Beste wollen, sollten Sie sich für Visio Professional 2021 ist die bevorzugte Option gegenüber Visio Professional 2019.
6 Möglichkeiten, wie Microsoft Visio den Workflow verbessert
Microsoft Visio bietet zahlreiche Vorteile. Anstatt dies in eine ausführliche Bewertung von Microsoft Visio zu verwandeln, finden Sie hier einige bewährte Möglichkeiten, wie Microsoft Visio Ihren Arbeitsablauf objektiv verbessern kann.
1. Simvereinfacht komplexe Workflows
Komplexe, schwer verständliche Arbeitsabläufe stellen für jedes Unternehmen ein Risiko dar. Wenn zu viele Informationen vorhanden sind, ist es weniger wahrscheinlich, dass sich die Mitarbeiter diese merken, was zu Produktionsunterbrechungen und Kommunikationsproblemen führen kann.
Das Erkennen und Beseitigen von Ineffizienzen spart Zeit und Geld, verbessert die Produktivität und reduziert verschwenderische Prozesse und Ressourcenverbrauch. Microsoft Visio verwendet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Benutzer aller Erfahrungsstufen dazu ermutigt, komplexe Arbeitsabläufe in klare und verständliche Flussdiagramme zu vereinfachen.
2. First-Party-Integration mit dem Microsoft-Ökosystem
Während einige Tools wie Lucidchart bieten Drittanbieterintegration mit manche Microsoft-Produkte: Microsoft Visio bietet First-Party-Integration, da es ein offizielles Microsoft-Produkt ist. Wenn Sie bereits Office 365-Benutzer sind, ist der Datenimport aus anderen Produkten wie Excel, Word und PowerPoint ganz einfach, da die Funktionalität buchstäblich integriert ist. Dies ermöglicht umfangreiche, datenverbundene Diagramme, die bei Änderungen in Echtzeit aktualisiert werden.
3. Zusammenarbeit in Echtzeit
Wie bei anderen Microsoft-Produkten ist die Zusammenarbeit eine Schlüsselkomponente von Microsoft Visio, insbesondere wenn Sie Visio für geschäftliche Zwecke verwenden möchten. Mehrere Benutzer können gleichzeitig an Diagrammen zusammenarbeiten, was die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessert. Dies führt zu schnellerem Feedback, erhöhter Produktivität und einem optimierten Arbeitsablauf. Und angesichts der Die Zahl der Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, nimmt weltweit zu, kollaborative Funktionen sind wichtiger denn je, um Remote-Arbeit zu ermöglichen.
4. Umfangreiche Vorlagenbibliothek
Etwas von Grund auf neu zu erstellen ist immer lohnend, aber es ist nicht die einzige Option. Microsoft Visio enthält Tausende von Vorlagen für Diagramme und Diagramme aller Art, darunter:
- Flussdiagramme
- Organigramme
- Netzwerkdiagramme (Azure, AWS und mehr)
- UML-Diagramme
- Grundrisse
- Swimlane-Diagramme
- Schaltpläne
Dies sind nur einige davon. Mit Vorlagen können Sie Workflows schnell und einfach mit minimalem Aufwand einrichten. Sie können auch eine Vorlage als Grundlage auswählen und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen. So oder so, die Vielzahl der verfügbaren Vorlagen macht es zu einem wertvollen visuellen Workflow-Tool.
5. Organigramme automatisch erstellen
Eine der nützlichsten Funktionen ist unter anderem die Möglichkeit, Organigramme automatisch zu erstellen. Sie können Daten direkt aus Active Directory (AD) importieren, das dann automatisch ein Organigramm aus den Informationen des Benutzerkontos erstellt. Alternativ können Sie die Daten aus anderen Quellen wie einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt oder einer Textdatei importieren. Sie können dieses Organigramm so verwenden, wie es ist, oder einfach als Mittel, um die Daten in Microsoft Visio zu erhalten, damit Sie sie dann nach Ihren Wünschen organisieren können. Microsoft Visio ist ein gängiges Empfehlung der Community schon allein aus diesem Grund.
6. Einhaltung des Information Rights Management (IRM)
Personenbezogene Daten sind wichtiger denn je. In vielen Branchen gelten strenge Compliance-Anforderungen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, um operativ tätig sein zu können. Gesundheitswesen, Regierung und Verteidigung, Pharmazie und Biotechnologie – dies sind nur einige Märkte, in denen Datensicherheit oberste Priorität hat, da das Risiko eines Datenverstoßes zu hoch ist.
Um die Einhaltung dieser Anforderungen zu unterstützen, hat Microsoft Information Rights Management für Visio. Dies ist ein separates Softwaretool, das als Add-On zur Hauptsoftware sowie zu anderen ausgewählten Microsoft-Produkten fungiert. Sie können damit den Zugriff auf geschützte Visio-Dokumente beschränken und den Zugriff mithilfe von Berechtigungen auf Einzel- oder Gruppenbasis verwalten.
Erste Schritte mit Microsoft Visio
Ineffiziente Arbeitsabläufe sind ein Hindernis für eine schnelle und effiziente Arbeitsumgebung. Microsoft Visio möchte dies ändern und bietet Ihnen die erforderlichen Funktionen, um die Erstellung optimierter Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Abfall zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
Da es mehrere Lizenzen und Versionen zur Auswahl gibt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie eine finden, die Ihren Anforderungen entspricht. Nutzen Sie die Vorteile der Workflow-Verbesserung, die Microsoft Visio heute zu bieten hat, indem Sie die Palette der Microsoft Visio-Lizenzen Wir bieten als Zertifizierter Microsoft Partner.
