So führen Sie einen Serienbrief von Excel nach Word durch

Einführung

Mit der Serienbrieffunktion können Sie den Prozess der Erstellung personalisierter Dokumente mithilfe von Daten aus einer Excel-Tabelle und Vorlagen in Microsoft Word automatisieren. In diesem Tutorial behandeln wir:

1. Vorbereiten Ihrer Daten in Excel
2. Erstellen eines Serienbriefdokuments in Word
3. Einfügen von Seriendruckfeldern
4. Serienbrief erstellen
5. Drucken oder Speichern Ihrer zusammengeführten Dokumente

Schritt 1: Vorbereiten Ihrer Daten in Excel

Bevor Sie mit dem Serienbriefprozess beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Daten richtig organisiert sind:

– Erstellen Sie eine Kopfzeile mit eindeutigen Spaltenbeschriftungen.

– Jede Spalte sollte ein Datenfeld darstellen (z. B. „Vorname“, „Nachname“, „Adresse“).

– Tragen Sie in den nachfolgenden Zeilen die Daten für jeden Empfänger ein.

Schritt 2: Erstellen eines Serienbriefdokuments in Word

1. Öffnen Sie Microsoft Word.
2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte „Sendungen“.
3. Wählen Sie „Seriendruck starten“ und wählen Sie den Dokumenttyp aus, den Sie erstellen möchten (z. B. Briefe, Umschläge, Etiketten).

Schritt 3: Einfügen von Seriendruckfeldern

1. Klicken Sie im Reiter „Sendungen“ auf „Seriendruckfeld einfügen“.
2. Eine Liste mit Feldern aus Ihrer Excel-Tabelle wird angezeigt. Wählen Sie das Feld aus, das Sie einfügen möchten (z. B. „Vorname“).
3. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Feld, das Sie in Ihr Dokument aufnehmen möchten.
4. Fügen Sie nach Bedarf Text oder Satzzeichen hinzu, um Ihr Dokument zu formatieren.

Schritt 4: Serienbrief erstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Mailings“ auf „Empfänger auswählen“ und wählen Sie „Vorhandene Liste verwenden“.
2. Durchsuchen Sie Ihre Excel-Tabelle und wählen Sie sie aus.
3. Überprüfen Sie, ob Word die Datenquelle und das Blatt richtig identifiziert hat.
4. Klicken Sie auf „OK“.

Schritt 5: Drucken oder Speichern Ihrer zusammengeführten Dokumente

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Mailings“ auf „Fertig stellen und zusammenführen“.
2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

– Einzelne Dokumente bearbeiten: Damit können Sie jedes Dokument vor dem Drucken oder Speichern überprüfen.

– Dokumente drucken: Drucken Sie Ihre zusammengeführten Dokumente direkt.

– Dokumente speichern: Speichern Sie Ihre zusammengeführten Dokumente als separate Dateien (z. B. PDF oder Word).

Abschluss

Die Serienbrieffunktion von Excel nach Word ist eine leistungsstarke Funktion, die das Erstellen personalisierter Dokumente für mehrere Empfänger vereinfacht. Egal, ob Sie Briefe, Etiketten oder Umschläge versenden, dieser Vorgang spart Ihnen Zeit und sorgt für Genauigkeit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Daten gut organisiert sind, und befolgen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung in Word, um eine Serienbrieffunktion erfolgreich durchzuführen.