So führen Sie einen Serienbrief in Outlook aus Excel durch

Einführung

Die Serienbrieffunktion in Microsoft Outlook ist eine leistungsstarke Funktion, mit der Sie personalisierte E-Mails an eine in einer Excel-Tabelle gespeicherte Empfängerliste senden können. Egal, ob Sie Newsletter, Ankündigungen oder personalisierte Nachrichten versenden, dieses Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Daten in Excel vor

Bevor Sie in Outlook einen Serienbrief durchführen können, müssen Ihre Excel-Daten richtig organisiert sein:

– Erstellen Sie eine Kopfzeile mit eindeutigen Spaltenbeschriftungen (z. B. „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail-Adresse“).

– Geben Sie die Empfängerdaten in die nachfolgenden Zeilen ein und stellen Sie sicher, dass jede Spalte die entsprechenden Informationen enthält.

Schritt 2: Starten Sie Microsoft Word zum Verfassen von E-Mails

1. Öffnen Sie Microsoft Word.
2. Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Optionen“.
3. Klicken Sie im Dialogfeld „Word-Optionen“ auf „Add-Ins“.
4. Wählen Sie im Abschnitt „Add-Ins“ im Dropdown-Menü „COM-Add-Ins“ aus und klicken Sie auf „Los…“.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Microsoft Office-Seriendruck“ und klicken Sie auf „OK“.
6. Schließen Sie Microsoft Word und öffnen Sie es erneut.

Schritt 3: Stellen Sie eine Verbindung zu Ihrer Excel-Datenquelle her

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte „Sendungen“.
2. Wählen Sie „Seriendruck starten“ und dann „E-Mail-Nachrichten“.

Schritt 4: Einfügen Verschmelzen Felder

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Word-Dokument, an der Sie ein Seriendruckfeld einfügen möchten.
2. Klicken Sie im Reiter „Sendungen“ auf „Seriendruckfeld einfügen“.
3. Eine Liste mit Feldern aus Ihrer Excel-Tabelle wird angezeigt. Wählen Sie das Feld aus, das Sie einfügen möchten (z. B. „Vorname“).
4. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Feld, das Sie in Ihre E-Mail aufnehmen möchten (z. B. „Nachname“, „E-Mail-Adresse“).

Schritt 5: Serienbrief erstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Mailings“ auf „Empfänger auswählen“ und wählen Sie „Vorhandene Liste verwenden“.
2. Durchsuchen Sie die Excel-Tabelle mit den Empfängerdaten und wählen Sie sie aus.
3. Überprüfen Sie, ob Word die Datenquelle und das Blatt richtig identifiziert hat.
4. Klicken Sie auf „OK“.

Schritt 6: Serienbrief in der Vorschau anzeigen und abschließen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Mailings“ auf „Ergebnisse in der Vorschau anzeigen“, um sicherzustellen, dass die Seriendruckfelder richtig ausgefüllt werden.
2. Überprüfen Sie die Vorschau, um zu bestätigen, dass der E-Mail-Inhalt wie erwartet angezeigt wird.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte „Mailings“ auf „Fertig stellen und zusammenführen“.
4. Wählen Sie „E-Mail-Nachrichten senden“.
5. Im Dialogfeld „In E-Mail zusammenführen“:

– Wählen Sie das Seriendruckfeld für das Feld „An:“ (normalerweise die E-Mail-Adresse).

– Klicken Sie auf „OK“.

Schritt 7: E-Mail-Seriendruck in Outlook abschließen

1. Outlook wird geöffnet und ein Dialogfeld „Seriendruck“ wird angezeigt.
2. Stellen Sie sicher, dass als E-Mail-Format „HTML“ ausgewählt ist.
3. Klicken Sie auf „OK“, um den E-Mail-Seriendruckprozess zu starten.

Abschluss

Das Ausführen eines Serienbriefs in Outlook aus einer Excel-Tabelle kann Ihnen Zeit und Mühe sparen, wenn Sie personalisierte E-Mails an eine Liste von Empfängern senden. Befolgen Sie die in diesem Tutorial beschriebenen Schritte, um benutzerdefinierte E-Mails effizient zu erstellen und zu senden. Mit dieser Fähigkeit können Sie effektiv mit Ihren Kontakten kommunizieren und gleichzeitig eine persönliche Note beibehalten.