Microsoft Office is adding new features all the time, so make sure you have the latest version of the software. If you have a Microsoft 365-Abonnement, you can update apps from Microsoft Auto-Update app updates, or just allow them to update automatically. Otherwise, if you purchased a standalone version of Microsoft Office, be aware that you may need to upgrade to access some of the features listed below.
Tipp 1: Verwenden Sie OneDrive, um Änderungen automatisch zu speichern
OneDrive ist ein Cloud-Speicherdienst für Microsoft Office, den Sie unabhängig davon verwenden können, ob Sie Microsoft 365 abonnieren oder nicht. Mit OneDrive können Sie nicht nur von überall auf alle Ihre Dateien zugreifen, sondern Sie können OneDrive auch mit Microsoft Office-Software verbinden, um die Autosave-Funktion zu nutzen.
Once enabled, changes will be updated to the cloud in real time. Additionally, OneDrive can store multiple versions of a document so that you can easily compare and roll back to previous versions as needed. Anyone who has ever lost an hour of work due to a computer malfunction or power outage will know how much time this feature can save. To find older versions in Microsoft 365, click File > Information > Version History.
Tipp 2: So können Sie schnell den Umfang Ihrer Suite verstehen
Einer der größten Vorteile von Microsoft Office ist die einheitliche Benutzererfahrung über alle Anwendungen hinweg. Das bedeutet, dass die meisten Tastaturkürzel in Word, Excel und PowerPoint gleich funktionieren. Das Erlernen dieser Befehle kann Ihre Arbeitseffizienz erheblich steigern. Strg + S (⌘S) zum Speichern, Strg + P (⌘P) zum Drucken und sogar weniger bekannte Befehle wie Strg + D (⌘D) für Schriftarten sind in der gesamten Suite verfügbar.
Ein guter Produktivitätstipp besteht darin, den Mitarbeitern eine Liste häufig verwendeter Tastenkombinationen zur Verfügung zu stellen, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen können, bis sie zur zweiten Natur geworden sind.
Tipp 3: Verwenden Sie Tell Me (Word)
Mit der Funktion „Tell Me“ haben Sie schnellen Zugriff auf fast jeden Befehl. (Bildquelle: Microsoft)
The “Tell me (what you want to do)” feature was added to Microsoft Office 2016, but once you learn how to use it, it’s a godsend. Want to change your style? Type “style”. Crop a photo? Type “crop”. Insert tables, add notes, change layouts, update designs, and read text aloud – almost every Office feature is quick and easy to access from this menu, and Smart Suggestions make it easy to find what you’re looking for with just a word or two.
Allerdings aktualisiert Microsoft 365 seinen Funktionsumfang ständig, sodass dieser in neueren Versionen möglicherweise nicht vorhanden ist.
Tipp 4: Mit der Schaltfläche „Teilen“ können Sie schnell ein Dokument teilen
Die Schaltfläche „Teilen“ befindet sich in der oberen rechten Ecke der App und kann zum schnellen Teilen von Dokumenten über OneDrive, E-Mail, AirDrop (nur Mac) und andere Dienste von Drittanbietern verwendet werden. Anstatt Ihren E-Mail-Client zu öffnen und die Dateien zu durchsuchen („Wo habe ich das noch mal gespeichert?“), klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Teilen“ und wählen Sie Ihre Empfänger aus.
Tipp 5: Suchen und Ersetzen
Wenn Sie ein Wort oder eine Gruppe von Wörtern in einem ganzen Dokument ändern müssen, können Sie dies schnell mit der Funktion „Suchen und Ersetzen“ erledigen. Drücken Sie einfach Strg + Umschalt + H (⌘⇧H) und das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ wird angezeigt. Geben Sie den zu ändernden Text in das Feld „Suchen“ ein, geben Sie den Ersatztext in das Feld „Ersetzen“ ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ersetzen“. Office sucht nach dem Dokument und nimmt die erforderlichen Änderungen vor.
You can also replace with non (leaving the Replacement field blank) to remove multiple instances of a word.
Tipp 6: Erweitertes Suchen und Ersetzen
Dieses leistungsstarke Tool bietet viel mehr, als man auf den ersten Blick sieht. Durch Klicken auf die Schaltfläche in der unteren linken Ecke des Dialogfelds können Sie auf erweiterte Funktionen zugreifen, um den Schriftstil, die Absatzeinstellungen und mehr für jeden gewünschten Text sofort zu ändern.
Sie können beispielsweise den gesamten fettgedruckten Text finden und die Schrift auf Rot setzen oder den gesamten Text für eine bestimmte Sprache auswählen und kursiv formatieren. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie viele Änderungen an einem bestimmten Textstil vornehmen müssen.
Tipp 7: Passen Sie Ihre schönen Dokumente an und gestalten Sie sie
Es ist erstaunlich, wie viele Menschen Microsoft Office täglich verwenden, aber dennoch nicht die Vorteile der Formatvorlagen nutzen, um Dokumente zu vereinfachen und schneller zu schreiben. Formatvorlagen finden Sie unter der Registerkarte „Start“. Sie können vordefinierte Schrifteinstellungen sofort anwenden. Sie können diese Formatvorlagen auch an Ihre Anforderungen und Ihre Dokumentation anpassen. Wenn Sie das Design ändern, werden die Formatvorlagen automatisch aktualisiert, sodass Sie das Erscheinungsbild Ihres gesamten Dokuments schnell und einfach ändern können.
Tipp 8: Verwenden Sie Spike, um mehrere Elemente zu kopieren und einzufügen
Mit dieser praktischen Funktion können Sie mehrere Elemente kopieren und gleichzeitig einfügen. Wählen Sie einfach den ersten Textblock aus, drücken Sie Strg + F3 oder ⌘F3 und fahren Sie mit dem nächsten fort. Jedes Mal, wenn Sie Strg oder Befehl + F3 drücken, wird der Text gespeichert und so weiter. Wenn Sie alles einfügen möchten, geben Sie Strg + Umschalt + F3 oder ⌘⇧F3 ein. Sie können auch „spike“ (Kleinbuchstaben) eingeben und die Eingabetaste drücken. Der gespeicherte Text bleibt für das nächste Mal im Speicher.
Tipp 9: Formatierung kopieren und einfügen
Drücken Sie Strg + Umschalt + C (⌘⇧C), um die Formatierung (Schrift- und Absatzstile, Farben, Ausrichtung usw.) zu kopieren, und Strg + Umschalt + V (⌘⇧V), um die Formatierung in den ausgewählten Text einzufügen und so die Textblockformatierung schnell zu vereinfachen.
Tipp 10: Personalisieren Sie das Office-Menüband
Wenn Sie ständig nach bestimmten Funktionen in Ihrem Menü oder Expander suchen, können Sie diese ruhig vorne und in der Mitte des Menübands hinzufügen. Sie können dies unter Menüband und Symbolleisten > Einstellungen tun oder zu Datei > Optionen > Menüband anpassen gehen. Sie werden überrascht sein, wie viele Funktionen Sie dem Menüband für den schnellen Zugriff hinzufügen können. Sie können das Menüband auch ausblenden, um mehr Platz zu schaffen, indem Sie einmal auf die geöffnete Registerkarte klicken, zu Menüband anzeigen gehen oder Strg+F1 (⌥⇧R) > eingeben.
Tipp 11: Doppelklicken Sie, um einen Absatz auszuwählen
Die meisten Leute wissen, dass man ein Wort durch Doppelklicken auswählen kann. Sie können auch dreimal auf ein Wort klicken, um einen ganzen Absatz auszuwählen, was praktisch ist, wenn Sie beim Bearbeiten große Textblöcke verschieben möchten.
Tipp 12: Passen Sie die AutoKorrektur Ihren Wünschen an
Es ist eine häufige Beschwerde, dass Microsoft Office Text während der Eingabe ändert, selbst wenn Sie sicher sind, was Sie meinen. Sie können diese Einstellungen unter Extras > AutoKorrektur-Optionen anpassen. Sie können alle Wörter löschen, die Sie stören, oder Wörter hinzufügen, die Sie häufig falsch eingeben. Sie können sogar Symbole hinzufügen, z. B. (c) durch © ersetzen.
Tipp 13: Dokumente nebeneinander vergleichen (nur Windows)
Sie können natürlich separate Fenster öffnen und diese nebeneinander platzieren, aber die Side-by-Side-Funktion von Microsoft Office geht beim synchronisierten Scrollen noch einen Schritt weiter, was beim Vergleichen und Bearbeiten langer Dokumentversionen viel Zeit sparen kann.
Tipp 14: Verwenden Sie die geteilte Ansicht, um zwei verschiedene Teile desselben Dokuments anzuzeigen
Dies ist ein großartiges Tool, wenn Sie Änderungen an einem Teil eines Dokuments vornehmen müssen, während Sie auf einen anderen Teil des Dokuments verweisen (beispielsweise beim Schreiben der Einleitung oder des Fazits). Gehen Sie einfach zur Multifunktionsleiste „Ansicht“ und wählen Sie „Geteilte Ansicht“. Sie können in jedem Fenster unabhängig voneinander zu verschiedenen Abschnitten blättern und in einem davon Änderungen vornehmen.
Tipp 15: Kopieren und Einfügen wie ein Profi
Fast jeder weiß, wie man Textblöcke kopiert und einfügt. Aber wussten Sie, dass Sie Text schnell ohne Formatierung einfügen oder ein Bild oder eine PDF-Datei direkt in ein Dokument einfügen können? Geben Sie einfach Strg + Alt + V (⌘⌃V) ein und Sie sehen ein Dialogfeld mit Optionen.
In Word können Sie dieses Dialogfeld verwenden, um Text ohne Formatierung einzufügen, während Sie in Excel nur Werte, Formatierungen oder Kommentare, alles außer Rahmen und sogar Additionen, Subtraktionen, Multiplikationen und Divisionssummen einfügen können.
Tipp 16: Das Kontextmenü anpassen
Sie können häufig verwendete Funktionen zur Symbolleiste für den Schnellzugriff im Kontextmenü einer beliebigen App ganz oben in einem Dokument hinzufügen. Standardmäßig werden Befehle wie Speichern, Drucken und Rückgängig angezeigt, Sie können hier jedoch fast alles hinzufügen. Klicken Sie einfach auf den Pfeil rechts, um nach Bedarf Befehle hinzuzufügen.
Tipp 17: Formen zusammenführen (Powerpoint)
Sie können verschiedene einfache Formen kombinieren, um komplexere Formen zu erstellen, die in Ihren Präsentationen großartig aussehen, und Sie benötigen dazu kein ausgefallenes Tool wie Illustrator. Wählen Sie einfach die Formen aus, die Sie zusammenführen möchten, und klicken Sie unter der Registerkarte „Format“ auf „Formen zusammenführen“. Diese zusammengeführten Formen können kopiert und in andere Anwendungen wie Word eingefügt werden.
Tipp 18: Verwenden Sie bedingte Formatierung, um Zellen dynamisch zu formatieren (Excel)
Mit der bedingten Formatierung können Sie Stile auf bestimmte Zellen basierend auf ihrem Wert oder Inhalt anwenden. Sie möchten beispielsweise jeden positiven Wert auf Grün und jeden negativen Wert auf Rot setzen. Wählen Sie einfach die Zellen aus, die Sie formatieren möchten, und verwenden Sie die Registerkarte „Bedingte Formatierung“ im Menüband „Start“. Es gibt viele Voreinstellungen, oder Sie können Ihre eigenen Regeln und Gleichungen definieren.
Zusammenfassen
Microsoft Office ist eine der besten Office-Suiten mit zahlreichen leistungsstarken Optionen, die Ihnen helfen, die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, die Software zu erkunden und aktiv Tipps und Tricks auszutauschen. Das Entdecken neuer Funktionen macht nicht nur Spaß und ist aufregend, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit und ermöglicht es den Mitarbeitern, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen und gleichzeitig komfortabler zu arbeiten.
