10 Tipps zur Beherrschung von Excel, Word und PowerPoint
Einführung
Microsoft Office remains the most widely used office suite in both professional and personal contexts. Mastering apps like Word, Excel, and PowerPoint is invaluable for boosting productivity and unlocking the full potential of Office.
In this article, I’ll share 10 of my top tips for elevating your Office skills. These actionable tips range from little-known shortcuts to advanced formulas. Read on to become a power user of Microsoft’s leading software suite.
Erweiterte Excel-Formeln
Excel zeichnet sich durch seine robusten Formeln und Funktionen zum Verarbeiten von Zahlen, Bearbeiten von Daten und Durchführen komplexer Berechnungen aus. Hier sind zwei Formeln, die Sie Ihrem Excel-Toolkit hinzufügen sollten:
VLOOKUP – This handy function looks and retrieves data from another part of your spreadsheet. Use VLOOKUP to connect disjointed sets of data based on a shared identifier.
Pivot-Tabellen – Erstellen Sie im Handumdrehen interaktive Pivot-Tabellen, um große Datensätze zusammenzufassen. Ziehen Sie Felder per Drag & Drop, um wichtige Datenpunkte dynamisch zu filtern, zu organisieren und anzuzeigen.
Beherrschen Sie diese beiden erweiterten Formeln, um tiefere Erkenntnisse aus komplexen Excel-Daten zu gewinnen.
Tastaturkürzel in Word
Um effizient in Word zu arbeiten, müssen Sie möglichst viele praktische Tastaturkürzel verwenden. Hier sind drei, die Sie sich merken sollten:
STRG + C – Ausgewählten Text kopieren
CTRL + V – Paste the copied text
STRG + Z – Macht die letzte Aktion rückgängig
Tastaturkürzel beschleunigen das Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten in Word erheblich. Vermeiden Sie ständiges Klicken, indem Sie zeitsparende Tastenkombinationen wie diese verwenden.
Designtipps für PowerPoint-Präsentationen
Gutes Design macht aus einer langweiligen PowerPoint-Präsentation etwas Dramatisches. Beachten Sie diese drei Designprinzipien:
Konsistenz – Achten Sie auf Konsistenz bei Schriftarten, Farben und Layouts auf allen Folien. Zu viele Variationen wirken ablenkend.
Limit text – Focus on visuals, key points, and sparse text. Avoid walls of text.
Direktlinien – Verwenden Sie Direktlinien, um die Augen des Publikums durch die Folien zu führen. Richten Sie Elemente entlang diagonaler Linien oder in dreieckigen Formationen aus.
Durch Befolgen grundlegender bewährter Designmethoden verbessern Sie das ästhetische Erlebnis und die Wirkung Ihrer PowerPoint-Präsentationen.
Zusammenarbeit in Echtzeit mit Office Online
Mit Office Online können Sie Office-Dokumente von jedem Webbrowser aus anzeigen, erstellen und bearbeiten. Nutzen Sie die Möglichkeit der gemeinsamen Dokumenterstellung in Echtzeit, um nahtlos an Projekten zusammenzuarbeiten.
Mehrere Personen können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten und die Änderungen der anderen in Word, Excel und PowerPoint sehen. Office Online macht jede Datei zu einer Teamarbeit.
Schalten Sie das „Tell Me“-Tool in Office frei
Sie können einen bestimmten Befehl oder eine bestimmte Funktion in Word oder Excel nicht finden? Verwenden Sie das leistungsstarke Tool „Tell Me“ auf der Registerkarte „Start“.
Geben Sie einfach eine Beschreibung der Aufgabe ein, die Sie erledigen möchten, oder des Werkzeugs, das Sie suchen. Office zeigt Ihnen dann Optionen und Tastenkombinationen an, die Ihnen dabei helfen, die entsprechenden Aktionen auszuführen. „Tell Me“ bietet einen einfachen Weg, die tieferen Dienstprogramme von Office zu entdecken.
Dokumente mit der Office Lens-App scannen
Office Lens ist ein kostenloses Microsoft-App für iOS and Android that turns your phone into a powerful scanner. Instantly scan handwritten notes, printed documents, business cards, or whiteboards and save them as editable Office files.
Nutzen Sie OCR-Technologie, um gescannte Dokumente zum Kopieren oder Suchen zugänglich zu machen. Office Lens vereinfacht die Digitalisierung physischer Dokumente unterwegs.
Meistern Sie die Nachverfolgung von Änderungen in Word
Die Zusammenarbeit an Word-Dokumenten wird durch die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ vereinfacht. Mit dieser Funktion können Sie deutlich sehen, wo Mitautoren Änderungen vorgenommen haben.
„Änderungen nachverfolgen“ zeigt Einfügungen, Löschungen und Kommentare an, wobei jeder Autor durch eine andere Farbe markiert ist. Akzeptieren oder lehnen Sie Änderungen nach Bedarf ab.
Durch die Beherrschung der Änderungsverfolgung können Teams reibungslos zusammenarbeiten und gleichzeitig die Zuordnung beibehalten.
Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
Personalisieren Sie Word, Excel und PowerPoint, indem Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Mit dieser praktischen Symbolleiste können Sie Verknüpfungen zu häufig verwendeten Befehlen hinzufügen.
Um die Symbolleiste zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“. Wählen Sie dann Befehle zum Hinzufügen oder Entfernen aus, darunter verschiedene Optionen zum Speichern, Rückgängigmachen und Formatieren.
Erstellen Sie die perfekte benutzerdefinierte Symbolleiste für den Schnellzugriff, die auf Ihren Arbeitsablauf abgestimmt ist.
Nutzen Sie Office-Vorlagen
Sie müssen Projekte nicht mehr von Grund auf neu beginnen, indem Sie die große Auswahl an Office-Vorlagen für Dokumente, Tabellen und Präsentationen nutzen.
Durchsuchen Sie Tausende von professionell gestalteten Vorlagen für Lebensläufe, Budgets, Newsletter, Einladungen, Kalender und mehr. Suchen Sie nach Branche oder Thema, um die perfekte Vorlage zu finden, und passen Sie sie dann an Ihre Bedürfnisse an.
Mithilfe von Vorlagen können Sie Ihr nächstes Office-Projekt schnell starten.
Speichern Sie Dateien mit OneDrive in der Cloud
Durch die OneDrive-Integration wird das Speichern und Teilen von Office-Dateien nahtlos, da diese automatisch in der Cloud gespeichert werden. Greifen Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Dokumente zu und ermöglichen Sie die Remote-Zusammenarbeit.
Verwenden Sie OneDrive auch zum Verwalten des Versionsverlaufs und von Dateisicherungen. Durch die Cloud-Konnektivität wird Office in Verbindung mit Microsoft OneDrive noch leistungsfähiger.
Abschluss
Die Beherrschung von Office geht über grundlegende Dinge wie das Schreiben von Dokumenten und Erstellen von Tabellen hinaus. Nutzen Sie diese Tipps, um zeitsparende Tools freizuschalten, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Produktivität zu steigern und Ihre Arbeit in Word, Excel, PowerPoint und anderen Programmen effizienter und effektiver zu gestalten.
Welche Office-Tricks oder -Tools haben bei Ihnen funktioniert? Teilen Sie Ihre Tipps zur Beherrschung der Suite in den Kommentaren!
