A medida que su empresa crece, también lo hacen sus flujos de trabajo. Antes de que se dé cuenta, su empresa tendrá una gran cantidad de flujos de trabajo, cada uno con sus propias complejidades, partes interesadas y dependencias. Administrar todos estos flujos de trabajo, y mucho menos modificarlos, puede resultar difícil si no cuenta con la herramienta adecuada.
Microsoft Visio se creó para combatir este problema. Simplifica el proceso de diseño, visualización y optimización de flujos de trabajo. Hoy veremos algunas ventajas clave de Microsoft Visio y cómo se puede utilizar para mejorar los flujos de trabajo.
¿Qué es Microsoft Visio?
Microsoft Visio, anteriormente Microsoft Office Visio, es una herramienta de diagramación y visualización diseñada para ayudar a las personas y a los equipos a crear diagramas y flujos de trabajo digitales que sean simples, fáciles de entender y optimizados para una mayor claridad visual. Fue creada por Shapeware Corporation, que luego se convirtió en Corporación Visio antes de ser adquirida por Microsoft en 2000.
Desde la creación de diagramas de flujo multifuncionales simples hasta el diseño de infraestructuras de red completas, su versatilidad lo convierte en una solución ideal para todas las industrias, lo que lo convierte en una de las mejores herramientas de gestión de flujo de trabajo disponibles en la actualidad.
Opciones de licencia de Microsoft Visio
Hay algunas licencias de Microsoft Visio que debe tener en cuenta, pero la licencia que elija dependerá del tipo de acceso que necesite al software, así como de cómo desea pagar (suscripción o licencia perpetua).
La siguiente tabla le brindará una idea de cada licencia:
| Licencia | Tipo de licencia | Mejor para |
| Visio estándar | Perpetuo | Personas o equipos que sólo requieren herramientas básicas de diagramación. |
| Visio Profesional | Perpetuo | Personas o equipos que necesitan acceso a capacidades de diagramación y herramientas de colaboración más avanzadas. |
| Plan de Visio 1 | Suscripción | Personas que solo necesitan acceso a una versión liviana basada en navegador que sea capaz de realizar diagramas básicos. |
| Plan de Visio 2 | Suscripción | Equipos o profesionales que necesitan una amplia funcionalidad y desean la capacidad de trabajar con una aplicación de escritorio completa o una herramienta basada en navegador. |
Además de estas licencias, Visio también tiene varias versiones. Cada versión trae sus propios añadidos. Por ejemplo, Visio Standard 2019 incluye plantillas y formas que no se encuentran en Visio Standard 2016. De manera similar, si desea lo último y lo mejor, opte por Visio Professional 2021 es la opción preferida sobre Visio Professional 2019.
6 formas en las que Microsoft Visio mejora el flujo de trabajo
Las ventajas de Microsoft Visio son muchas. En lugar de convertir este artículo en una revisión exhaustiva de Microsoft Visio, aquí se presentan algunas formas comprobadas en las que Microsoft Visio puede mejorar objetivamente su flujo de trabajo.
1. SimSimplifica flujos de trabajo complejos
Los flujos de trabajo complejos y difíciles de comprender suponen un riesgo para cualquier empresa. Es menos probable que las personas retengan información si hay demasiada, lo que provoca interrupciones en la producción y una falla en la comunicación.
La identificación y eliminación de ineficiencias reduce el tiempo y el dinero, mejora la productividad y reduce los procesos innecesarios y el uso de recursos. Microsoft Visio utiliza una interfaz fácil de usar que anima a los usuarios de cualquier nivel a simplificar flujos de trabajo complejos en diagramas de flujo claros y fáciles de entender.
2. Integración de primera parte con el ecosistema de Microsoft
Si bien algunas herramientas como Diagrama lúcido Ofrecer integración de terceros con alguno Productos de Microsoft: Microsoft Visio ofrece integración propia, ya que es un producto oficial de Microsoft. Si ya es usuario de Office 365, importar datos de otros productos como Excel, Word y PowerPoint es fácil porque la funcionalidad está literalmente incorporada. Esto permite obtener diagramas completos y conectados con datos que se actualizan en tiempo real a medida que se realizan cambios.
3. Colaboración en tiempo real
Al igual que otros productos de Microsoft, la colaboración es un componente clave de Microsoft Visio, especialmente si planea utilizar Visio para empresas. Varios usuarios pueden colaborar en diagramas al mismo tiempo, lo que mejora la colaboración entre equipos. Esto da como resultado una respuesta más rápida, una mayor productividad y un flujo de trabajo más optimizado. Y, teniendo en cuenta la El número de empleados que trabajan desde casa está aumentando en todo el mundoLas funciones colaborativas son más importantes que nunca para permitir el trabajo remoto.
4. Amplia biblioteca de plantillas
Crear algo desde cero siempre es gratificante, pero no es la única opción. Microsoft Visio incluye miles de plantillas para gráficos y diagramas de todo tipo, entre las que se incluyen:
- Diagramas de flujo
- Organigramas
- Diagramas de red (Azure, AWS y más)
- Diagramas UML
- Planos de piso
- Diagramas de carriles
- Diagramas de circuitos
Estos son solo algunos ejemplos. Con las plantillas, puede configurar flujos de trabajo de manera rápida y sencilla con un mínimo esfuerzo. También puede elegir una plantilla para usarla como base y personalizarla según sus necesidades. De cualquier manera, la gran cantidad de plantillas disponibles la convierte en una valiosa herramienta de flujo de trabajo visual.
5. Generar organigramas automáticamente
Una de sus características más útiles es la capacidad de generar organigramas automáticamente, entre otras. Puede importar datos directamente desde Active Directory (AD), que luego generará automáticamente un organigrama a partir de la información de la cuenta de usuario. Alternativamente, puede importar los datos de otras fuentes, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un archivo de texto. Puede usar este organigrama tal como está o simplemente como un medio para obtener los datos dentro de Microsoft Visio para que luego los organice a su gusto. Microsoft Visio es un recomendación de la comunidad Sólo por esta razón.
6. Cumplimiento de la gestión de derechos de información (IRM)
Los datos personales se han vuelto más importantes que nunca. Existen muchas industrias con estrictos requisitos de cumplimiento que su empresa debe cumplir para poder operar. Atención médica, gobierno y defensa, farmacéutica y biotecnología: estos son solo algunos de los mercados que priorizan la seguridad de los datos, ya que el riesgo de una filtración de datos es demasiado alto.
Para ayudar a cumplir con estos requisitos, Microsoft ha Gestión de derechos de información para VisioSe trata de una herramienta de software independiente que actúa como complemento del software principal y de otros productos seleccionados de Microsoft. Permite limitar el acceso a documentos de Visio protegidos y administrar el acceso de forma individual o grupal mediante permisos.
Introducción a Microsoft Visio
Los flujos de trabajo ineficientes son un obstáculo para un entorno de trabajo rápido y eficiente. Microsoft Visio pretende cambiar eso al brindarle las características necesarias para simplificar la creación de flujos de trabajo optimizados para reducir el desperdicio y priorizar la eficiencia.
Como hay varias licencias y versiones para elegir, es muy probable que encuentre una que se adapte a sus necesidades. Aproveche los beneficios de mejora del flujo de trabajo que ofrece Microsoft Visio hoy explorando la gama de Licencias de Microsoft Visio Tenemos que ofrecer como Socio certificado de Microsoft.
