Cómo realizar una combinación de correspondencia en Outlook desde Excel

Introducción

 

La combinación de correspondencia en Microsoft Outlook es una función potente que le permite enviar correos electrónicos personalizados a una lista de destinatarios almacenada en una hoja de cálculo de Excel. Ya sea que esté enviando boletines, anuncios o mensajes personalizados, este tutorial lo guiará a través del proceso paso a paso.

 

Paso 1: Prepare sus datos en Excel

 

Antes de poder realizar una combinación de correspondencia en Outlook, sus datos de Excel deben estar organizados correctamente:

 

– Cree una fila de encabezado con etiquetas de columna claras (por ejemplo, “Nombre”, “Apellido”, “Dirección de correo electrónico”).

– Ingrese los datos del destinatario en las filas siguientes, asegurándose de que cada columna contenga la información correspondiente.

 

Paso 2: Inicie Microsoft Word para redactar correos electrónicos

 

1. Abra Microsoft Word.
2. Haga clic en “Archivo” y seleccione “Opciones”.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en “Complementos”.
4. En la sección “Complementos”, seleccione “Complementos COM” en el menú desplegable y haga clic en “Ir…”
5. Marque la casilla junto a “Combinar correspondencia de Microsoft Office” y haga clic en “Aceptar”.
6. Cierre y vuelva a abrir Microsoft Word.

 

Paso 3: Conéctese a su fuente de datos de Excel

 

1. Haga clic en la pestaña “Correos” en la cinta.
2. Seleccione “Iniciar combinación de correspondencia” y elija “Mensajes de correo electrónico”.

Paso 4: Insertar Unir Campos

 

1. Coloque el cursor en el documento de Word donde desea insertar un campo de combinación.
2. Haga clic en “Insertar campo de combinación” en la pestaña “Correspondencia”.
3. Aparecerá una lista de campos de su hoja de cálculo de Excel. Seleccione el campo que desea insertar (por ejemplo, “Nombre”).
4. Repita este proceso para cada campo que desee incluir en su correo electrónico (por ejemplo, “Apellido”, “Dirección de correo electrónico”).

 

Paso 5: Completar la combinación de correspondencia

 

1. Haga clic en “Seleccionar destinatarios” en la pestaña “Correos” y elija “Usar una lista existente”.
2. Busque y seleccione su hoja de cálculo de Excel que contiene los datos del destinatario.
3. Verifique que Word haya identificado correctamente la fuente de datos y la hoja.
4. Haga clic en “Aceptar”.

 

Paso 6: Obtenga una vista previa y finalice la combinación de correspondencia

 

1. Haga clic en “Vista previa de resultados” en la pestaña “Correspondencia” para asegurarse de que los campos de combinación se completen correctamente.
2. Revise la vista previa para confirmar que el contenido del correo electrónico aparece como se esperaba.
3. Haga clic en “Finalizar y combinar” en la pestaña “Correspondencia”.
4. Seleccione “Enviar mensajes de correo electrónico”.
5. En el cuadro de diálogo “Combinar en correo electrónico”:

– Seleccione el campo de combinación para el campo “Para:” (normalmente la dirección de correo electrónico).

– Haga clic en “Aceptar”.

 

Paso 7: Complete la combinación de correo electrónico en Outlook

 

1. Se abrirá Outlook y aparecerá un cuadro de diálogo “Combinar correspondencia”.
2. Asegúrese de que “HTML” esté seleccionado como formato de correo electrónico.
3. Haga clic en “Aceptar” para iniciar el proceso de combinación de correo electrónico.

 

Conclusión

 

Realizar una combinación de correspondencia en Outlook desde una hoja de cálculo de Excel puede ahorrarle tiempo y esfuerzo al enviar correos electrónicos personalizados a una lista de destinatarios. Siga los pasos que se describen en este tutorial para crear y enviar correos electrónicos personalizados de manera eficiente. Con esta habilidad, puede comunicarse de manera eficaz con sus contactos y, al mismo tiempo, mantener un toque personal.