Microsoft Office is adding new features all the time, so make sure you have the latest version of the software. If you have a Suscripción a Microsoft 365, you can update apps from Microsoft Auto-Update app updates, or just allow them to update automatically. Otherwise, if you purchased a standalone version of Microsoft Office, be aware that you may need to upgrade to access some of the features listed below.
Consejo 1: Utilice OneDrive para guardar automáticamente los cambios
OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube para Microsoft Office que puedes usar independientemente de si estás suscrito a Microsoft 365 o no. OneDrive no solo te permite acceder a todos tus archivos desde cualquier lugar, sino que también puedes conectar OneDrive al software de Microsoft Office para aprovechar la función de guardado automático.
Once enabled, changes will be updated to the cloud in real time. Additionally, OneDrive can store multiple versions of a document so that you can easily compare and roll back to previous versions as needed. Anyone who has ever lost an hour of work due to a computer malfunction or power outage will know how much time this feature can save. To find older versions in Microsoft 365, click File > Information > Version History.
Consejo 2: Una forma rápida de comprender el alcance de su suite
Una de las mayores ventajas de Microsoft Office es la coherencia de la experiencia del usuario en todas las aplicaciones. Esto significa que la mayoría de los atajos de teclado funcionan de la misma manera en Word, Excel y PowerPoint. Aprender estos comandos puede mejorar enormemente la eficiencia de su trabajo. Ctrl + S (⌘S) para guardar, Ctrl + P (⌘P) para imprimir e incluso comandos más desconocidos como Ctrl + D (⌘D) para fuentes, están disponibles en toda la suite.
Un buen consejo de productividad es proporcionar a los empleados una lista de atajos de uso común a los que puedan recurrir cuando lo necesiten hasta que se convierta en algo natural.
Consejo 3: Utilice Tell Me (Word)
La función “Tell Me” te brinda acceso rápido a casi cualquier comando. (Fuente de la imagen: Microsoft)
The “Tell me (what you want to do)” feature was added to Microsoft Office 2016, but once you learn how to use it, it’s a godsend. Want to change your style? Type “style”. Crop a photo? Type “crop”. Insert tables, add notes, change layouts, update designs, and read text aloud – almost every Office feature is quick and easy to access from this menu, and Smart Suggestions make it easy to find what you’re looking for with just a word or two.
Sin embargo, Microsoft 365 actualiza constantemente su conjunto de características, que pueden no estar presentes en las versiones más nuevas.
Consejo 4: Utilice el botón Compartir para compartir rápidamente un documento
El botón para compartir se encuentra en la esquina superior derecha de la aplicación y se puede utilizar para compartir rápidamente documentos a través de OneDrive, correo electrónico, AirDrop (solo para Mac) y otros servicios de terceros. En lugar de abrir el cliente de correo electrónico y buscar entre los archivos (“¿Dónde guardé esto de nuevo?”), simplemente haga clic en el botón “Compartir” y seleccione los destinatarios.
Consejo 5: Buscar y reemplazar
Si necesita cambiar una palabra o un grupo de palabras en un documento completo, puede usar la función Buscar y reemplazar para hacerlo rápidamente. Simplemente presione Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) y aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Escriba el texto que desea cambiar en el cuadro Buscar, escriba el texto de reemplazo en el cuadro Reemplazar y luego haga clic en el botón Reemplazar. Office buscará el documento y realizará los cambios necesarios.
You can also replace with non (leaving the Replacement field blank) to remove multiple instances of a word.
Consejo 6: Búsqueda y reemplazo avanzados
Esta potente herramienta ofrece mucho más de lo que parece. Si hace clic en el botón de la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo, podrá acceder a funciones avanzadas para cambiar instantáneamente el estilo de fuente, la configuración de párrafos y más para cualquier texto que necesite.
Por ejemplo, puedes buscar todo el texto en negrita y configurar la fuente en rojo, o seleccionar todo el texto de un idioma específico y ponerlo en cursiva. Úsalo siempre que necesites hacer muchos cambios en un estilo de texto en particular.
Consejo 7: Ajuste y estilice sus hermosos documentos
Es sorprendente la cantidad de personas que utilizan Microsoft Office todos los días, pero aún así no aprovechan los estilos para simplificar los documentos y escribir más rápido. Los estilos se pueden encontrar en la pestaña Inicio, lo que le permite aplicar configuraciones de fuentes prediseñadas al instante. También puede modificar estos estilos para adaptarlos a sus necesidades y documentación. Cuando cambia el tema, los estilos se actualizan automáticamente, lo que facilita la modificación rápida del aspecto de todo el documento.
Consejo 8: usa Spike para copiar y pegar varios elementos
Esta práctica función te permite copiar varios elementos y pegarlos a la vez. Solo tienes que seleccionar el primer bloque de texto, pulsar Ctrl + F3 o ⌘F3 y pasar al siguiente. Cada vez que pulses Ctrl o Comando + F3, se guardará el texto, y así sucesivamente. Cuando estés listo para pegar todo, escribe Ctrl + Shift + F3 o ⌘⇧F3. También puedes escribir “spike” (en minúscula) y pulsar Enter, y el texto guardado permanecerá en la memoria para la próxima vez.
Consejo 9: Copiar y pegar formato
Presione Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) para copiar el formato (estilos de fuente y párrafo, colores, alineación, etc.) y Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) para pegar el formato en el texto seleccionado para simplificar rápidamente el formato del bloque de texto.
Consejo 10: Personaliza la cinta de Office
Si busca constantemente determinadas funciones en el menú o en el expansor, no dude en añadirlas al frente y al centro de la cinta. Puede hacerlo en Cinta y barras de herramientas > Preferencias, o puede ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta. Es posible que se sorprenda de la cantidad de funciones que puede agregar a la cinta para acceder a ellas rápidamente. También puede ocultar la cinta para obtener más espacio haciendo clic una vez en la pestaña abierta, yendo a Ver cinta o escribiendo Ctrl+F1 (⌥⇧R) >.
Consejo 11: Haga doble clic para seleccionar un párrafo
La mayoría de las personas saben que se puede hacer doble clic en una palabra para seleccionarla. También se puede hacer triple clic en una palabra para seleccionar un párrafo entero, lo que resulta útil para mover grandes fragmentos de texto durante la edición.
Consejo 12: Ajuste la Autocorrección a su medida
Es una queja habitual que Microsoft Office cambia el texto mientras escribes, incluso si estás seguro de lo que quieres decir. Puedes ajustar estas configuraciones en Herramientas > Opciones de autocorrección. Puedes eliminar las palabras que te molesten o agregar palabras que escribas mal con frecuencia. Incluso puedes agregar símbolos, como reemplazar (c) por © .
Consejo 13: Comparar documentos uno al lado del otro (solo Windows)
Por supuesto, puedes abrir ventanas separadas y colocarlas una al lado de la otra, pero la función de lado a lado de Microsoft Office va un paso más allá en el desplazamiento sincronizado, lo que puede ahorrar mucho tiempo al comparar y editar versiones largas de documentos.
Consejo 14: Utilice la vista dividida para ver dos partes diferentes del mismo documento
Esta es una herramienta excelente cuando necesitas hacer cambios en una parte de un documento mientras haces referencia a otra parte del documento (por ejemplo, al escribir la introducción o la conclusión). Solo tienes que ir a la cinta Ver y seleccionar Vista dividida. Puedes desplazarte por diferentes secciones en cada ventana de forma independiente y hacer cambios en una de ellas.
Consejo 15: Copia y pega como un profesional
Casi todo el mundo sabe cómo copiar y pegar bloques de texto, pero ¿sabías que puedes pegar texto rápidamente sin formato o pegar una imagen o un PDF directamente en un documento? Solo tienes que escribir Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) y verás un cuadro de diálogo de opciones.
En Word, puede utilizar este cuadro de diálogo para pegar texto sin formato, mientras que en Excel puede pegar solo valores, formato o comentarios, todo excepto bordes e incluso adiciones, restas, multiplicaciones y sumas de divisiones.
Consejo 16: Personaliza el menú de acceso directo
Puede agregar funciones de uso frecuente a la barra de herramientas de acceso rápido en el menú de acceso directo de cualquier aplicación en la parte superior de un documento. De manera predeterminada, verá comandos como Guardar, Imprimir y Deshacer, pero puede agregar casi cualquier cosa aquí. Simplemente haga clic en la flecha a la derecha para agregar comandos según sea necesario.
Consejo 17: Fusionar formas (Powerpoint)
Puedes combinar distintas formas simples para crear formas más complejas que se vean geniales en tus presentaciones, y no necesitas una herramienta sofisticada como Illustrator para hacerlo. Solo selecciona las formas que deseas combinar y haz clic en “Combinar formas” en la pestaña “Formato”. Estas formas combinadas se pueden copiar y pegar en otras aplicaciones como Word.
Consejo 18: Utilice formato condicional para formatear celdas dinámicamente (Excel)
El formato condicional le permite aplicar estilos a celdas específicas en función de su valor o contenido. Por ejemplo, puede que desee establecer todos los valores positivos en verde y todos los valores negativos en rojo. Simplemente seleccione las celdas a las que desea aplicar formato y utilice la pestaña Formato condicional en la cinta de opciones Inicio. Hay muchos ajustes preestablecidos, o puede definir sus propias reglas y ecuaciones.
Resumir
Microsoft Office es una de las mejores suites ofimáticas con toneladas de opciones potentes que le ayudan a simplificar el trabajo de sus empleados y aumentar la productividad. Anime a los miembros del equipo a explorar el software y a compartir activamente consejos y trucos. Descubrir nuevas funciones no solo es divertido y emocionante, sino que también facilita la colaboración y permite a los empleados hacer más en menos tiempo mientras trabajan con mayor comodidad.
