MS Access: conceptos básicos de RDBMS
En términos de diseño y navegación, Microsoft Access tiene el aspecto de otros productos de Microsoft Office, pero MS Access es una base de datos, más específicamente, una base de datos relacional.
- Antes de MS Access 2007, la extensión del archivo era *.mdb, pero en MS Access 2007, la extensión se cambió a *.accdb.
- Las versiones anteriores de Access no pueden leer la extensión accdb, pero MS Access 2007 y versiones posteriores pueden leer y cambiar versiones anteriores de Access.
- Access Desktop Database (.accdb o .mdb) es un RDBMS completamente funcional.
- Proporciona todas las funciones de definición de datos, manipulación de datos y control de datos necesarias para gestionar grandes cantidades de datos.
- Puede utilizar una base de datos de escritorio de Access (.accdb o .mdb) como un RDBMS independiente en una sola estación de trabajo o en modo cliente/servidor compartido a través de una red.
- La base de datos de escritorio también se puede utilizar como fuente de datos para mostrar datos en la página web de la intranet corporativa.
- Cuando crea una aplicación utilizando una base de datos de escritorio de Access, Access es el RDBMS.
Definición de datos
- Ahora entendamos qué es la definición de datos:
- En un documento o una hoja de cálculo, a menudo tienes total libertad para definir el contenido del documento o de cada celda de la hoja de cálculo.
- En un documento, puede incluir párrafos de texto, tablas, gráficos o varias columnas de datos mostrados en múltiples fuentes.
- En una hoja de cálculo, puede usar datos de texto en la parte superior para definir encabezados de columnas para imprimir o mostrar, y puede haber múltiples formatos de números en la misma columna, dependiendo de la función de la fila.
- RDBMS le permite definir los tipos de datos que tiene y cómo se almacenan.
Normalmente también se pueden definir reglas que el RDBMS puede utilizar para garantizar la integridad de los datos.
Por ejemplo, las reglas de validación pueden garantizar que los usuarios no almacenen accidentalmente caracteres alfabéticos en campos que deberían contener números.
Operaciones de datos
Trabajar con datos en un RDBMS es muy diferente a trabajar con datos en un programa de procesamiento de textos o de hojas de cálculo.
- En un documento de procesamiento de texto, puede incluir datos tabulares y realizar un conjunto limitado de funciones en los datos del documento.
- También puede utilizar controles ActiveX para buscar cadenas de texto en documentos originales y tablas, gráficos o imágenes en otras aplicaciones.
- En una hoja de cálculo, algunas celdas contienen funciones que determinan los resultados deseados, mientras que en otras celdas, los datos que ingresa proporcionan información sobre la fuente de la función.
- RDBMS le ofrece múltiples formas de procesar datos. Por ejemplo,
- Puede buscar información en una sola tabla o solicitar búsquedas complejas en varias tablas relacionadas.
- Puede actualizar un solo campo o varios registros utilizando un solo comando.
- Puede escribir programas que utilicen comandos RDBMS para obtener datos para mostrar y permitir que los usuarios actualicen dichos datos.
Access utiliza el potente lenguaje de bases de datos SQL para trabajar con datos en tablas. Con SQL, puede definir el conjunto de información que necesita para resolver un problema específico, que puede incluir datos de muchas tablas.
Control de datos
- Las hojas de cálculo y los documentos de procesamiento de texto son excelentes para resolver problemas de un solo usuario, pero pueden ser difíciles de usar cuando varias personas necesitan compartir datos.
- Cuando necesita compartir información con otros, un RDBMS le brinda la flexibilidad de permitir que varios usuarios lean o actualicen sus datos.
- Diseñado para permitir el intercambio de datos, RDBMS también proporciona características para garantizar que dos personas no puedan cambiar los mismos datos al mismo tiempo.
- Los mejores sistemas también le permiten agrupar los cambios (también llamados transacciones) para que todos o ninguno de los cambios aparezcan en sus datos.
- También es posible que desee asegurarse de que nadie más pueda ver ninguna parte del pedido hasta que ingrese el pedido completo.
- Dado que puede compartir sus datos de Access con otros usuarios, es posible que desee establecer algunas restricciones sobre lo que los diferentes usuarios pueden ver o actualizar.
