10 consejos para dominar Excel, Word y PowerPoint
Introducción
Microsoft Office remains the most widely used office suite in both professional and personal contexts. Mastering apps like Word, Excel, and PowerPoint is invaluable for boosting productivity and unlocking the full potential of Office.
In this article, I’ll share 10 of my top tips for elevating your Office skills. These actionable tips range from little-known shortcuts to advanced formulas. Read on to become a power user of Microsoft’s leading software suite.
Fórmulas avanzadas de Excel
Excel se destaca por sus fórmulas y funciones robustas para analizar números, manipular datos y realizar cálculos complejos. A continuación, se muestran dos fórmulas que vale la pena agregar a su conjunto de herramientas de Excel:
VLOOKUP – This handy function looks and retrieves data from another part of your spreadsheet. Use VLOOKUP to connect disjointed sets of data based on a shared identifier.
Tablas dinámicas: genere instantáneamente tablas dinámicas interactivas para resumir grandes conjuntos de datos. Arrastre y suelte campos para filtrar, organizar y mostrar dinámicamente puntos de datos clave.
Domine estas dos fórmulas avanzadas para acceder a información más detallada a partir de datos complejos de Excel.
Atajos de teclado en Word
Para trabajar de manera eficiente en Word es necesario maximizar el uso de atajos de teclado útiles. A continuación, se indican tres que conviene recordar:
CTRL + C – Copiar texto seleccionado
CTRL + V – Paste the copied text
CTRL + Z – Deshace su última acción
Los atajos de teclado aceleran drásticamente la edición y el formato de documentos en Word. Evite hacer clic constantemente utilizando combinaciones de teclas que le ahorrarán tiempo como estas.
Consejos para el diseño de presentaciones en PowerPoint
Un buen diseño hace que una presentación de PowerPoint pase de aburrida a espectacular. Tenga en cuenta estos tres principios de diseño:
Coherencia: mantenga la coherencia en las fuentes, los colores y los diseños en todas las diapositivas. Demasiadas variaciones distraen.
Limit text – Focus on visuals, key points, and sparse text. Avoid walls of text.
Líneas directas: utilice líneas directas para guiar la vista del público a través de las diapositivas. Alinee los elementos a lo largo de líneas diagonales o en formaciones triangulares.
Seguir las mejores prácticas de diseño básicas mejora la experiencia estética y el impacto de sus presentaciones de PowerPoint.
Colabora en tiempo real con Office Online
Office Online le permite ver, crear y editar documentos de Office desde cualquier navegador web. Aproveche la coautoría en tiempo real para colaborar sin inconvenientes en los proyectos.
Varias personas pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente y ver los cambios de los demás en Word, Excel y PowerPoint. Office Online convierte cualquier archivo en un trabajo en equipo.
Desbloquee la herramienta "Dime" en Office
¿No puede encontrar un comando o una función en particular en Word o Excel? Utilice la potente herramienta "Dígame", que se encuentra en la pestaña Inicio.
Simplemente escriba una descripción de la tarea que desea realizar o la herramienta que necesita encontrar. Office mostrará opciones y accesos directos para ayudarlo a tomar medidas. "Cuéntame" ofrece una ruta sencilla para descubrir las utilidades más profundas de Office.
Escanear documentos con la aplicación Office Lens
Office Lens es una herramienta gratuita Aplicación de Microsoft para iOS and Android that turns your phone into a powerful scanner. Instantly scan handwritten notes, printed documents, business cards, or whiteboards and save them as editable Office files.
Utilice la tecnología OCR para que los documentos escaneados sean accesibles para copiarlos o buscar texto. Office Lens agiliza la digitalización de documentos físicos mientras está en movimiento.
Controlar cambios en Word
La colaboración en documentos de Word es más sencilla con Control de cambios. Esta función le permite ver claramente dónde han realizado modificaciones los coautores.
Control de cambios muestra inserciones, eliminaciones y comentarios, y cada autor está marcado con un color diferente. Acepte o rechace los cambios según sea necesario.
Dominar el seguimiento de cambios ayuda a los equipos a colaborar sin problemas y al mismo tiempo mantener la atribución.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
Personalice Word, Excel y PowerPoint personalizando la barra de herramientas de acceso rápido. Esta práctica barra de herramientas le permite agregar accesos directos a los comandos que utiliza con frecuencia.
Para editar la barra de herramientas, haga clic derecho sobre ella y seleccione "Personalizar barra de herramientas de acceso rápido". A continuación, elija los comandos que desee agregar o quitar, incluidas varias opciones para guardar, deshacer y formatear.
Cree la barra de herramientas de acceso rápido personalizada perfecta y adaptada a su flujo de trabajo.
Adopte las plantillas de Office
Evite comenzar proyectos desde cero aprovechando la enorme selección de plantillas de Office para documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Explore miles de plantillas diseñadas profesionalmente para currículums, presupuestos, boletines informativos, invitaciones, calendarios y más. Busque por industria o tema para encontrar la plantilla perfecta y luego personalícela según sus necesidades.
Deje que las plantillas le ayuden a empezar con buen pie su próximo proyecto de Office.
Almacene archivos en la nube con OneDrive
La integración con OneDrive facilita el almacenamiento y el uso compartido de archivos de Office, ya que los almacena en la nube de forma automática. Acceda a sus documentos desde cualquier dispositivo y habilite la colaboración remota.
Utilice OneDrive para administrar el historial de versiones y las copias de seguridad de archivos. La conectividad en la nube hace que Office sea más potente cuando se combina con Microsoft OneDrive.
Conclusión
Dominar Office va más allá de los aspectos básicos, como escribir documentos y crear hojas de cálculo. Aproveche estos consejos para descubrir herramientas que le permitan ahorrar tiempo, ampliar la colaboración, aumentar la productividad y hacer que su trabajo en Word, Excel, PowerPoint y otros sea más eficiente y eficaz.
¿Qué trucos o herramientas de Office te han funcionado? ¡Comparte tus consejos en los comentarios para dominar la suite!
