Descubriendo las joyas ocultas de Office

Descubriendo las joyas ocultas de Office

Microsoft Office está repleto de funciones y características útiles para mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Sin embargo, algunas de las herramientas más útiles de Office siguen siendo relativamente desconocidas, ocultas tras menús y configuraciones complejas. En este artículo, arrojaremos luz sobre algunas de las joyas ocultas de Office: funciones poco conocidas pero útiles que le darán un impulso a su flujo de trabajo. ¡Siga leyendo para descubrir todo el poder de Word, Excel, PowerPoint y más!

Congelar paneles para facilitar las referencias a Excel

• Microsoft Excel permite crear hojas de cálculo extensas y ricas en datos. Sin embargo, las tablas grandes a menudo implican perder constantemente el rastro de qué columnas representan qué valores. La herramienta Inmovilizar paneles de Excel resuelve ese dolor de cabeza.
• Al congelar la fila superior o la primera columna de una hoja, esos encabezados permanecen bloqueados en la pantalla mientras se desplaza por el resto de los datos. Ya no es necesario volver a desplazarse una y otra vez para comprobar el significado de cada columna. La función de congelación de paneles le permite consultar los nombres de las columnas de un vistazo, lo que facilita enormemente el análisis y la elaboración de informes.
• Solo se necesitan unos pocos clics para congelar parte de la hoja de cálculo. Seleccione la celda que se encuentra debajo o a la derecha de la que desea congelar y vaya a Ver > Inmovilizar paneles en la cinta. Personalice los paneles inmovilizados y luego desplácese sin restricciones mientras consulta los encabezados congelados. Este truco poco conocido de Excel simplifica enormemente el análisis de datos.

Transiciones de objetos cambiantes en PowerPoint

• Para lograr transiciones de diapositivas realmente atractivas en PowerPoint, no se limite a usar simples fundidos y borrados. La transición Morph le permite animar el movimiento y la transformación de objetos en las diapositivas.
• Puede transformar formas, texto, imágenes y gráficos en objetos completamente diferentes. Por ejemplo, puede transformar una foto de una pelota de golf en un avión en vuelo en varias diapositivas. La transformación se produce de forma fluida y los gráficos se transforman de forma natural.
• Después de seleccionar los objetos correspondientes en dos diapositivas, vaya a Transiciones > Transformación para vincular la animación. Sea creativo con secuencias de transformación de varios objetos y diapositivas para llevar las transiciones de PowerPoint al siguiente nivel. Pero no exagere: la sutileza es clave para las transformaciones.

Pasos rápidos de Outlook para automatizar los flujos de trabajo

• La gestión de grandes volúmenes de correo electrónico suele implicar flujos de trabajo repetitivos en Microsoft Outlook. Quick Steps permite crear reglas de varios pasos para automatizar acciones comunes, como mover mensajes a determinadas carpetas.
• Cree flujos de trabajo de pasos rápidos como:
  – Marcar el mensaje del jefe y pasar a Seguimiento
  – Clasifique los correos electrónicos de soporte en casos y asigne estados
  – Etiquetar boletines externos y moverlos a la carpeta de boletines
• Acceda a Pasos rápidos en Administrar pasos rápidos en la cinta de opciones de la pestaña Inicio. Configure los desencadenadores y las acciones, y luego ejecute su flujo de trabajo automatizado con un solo clic. Elimine el procesamiento manual repetitivo de correos electrónicos con Pasos rápidos de Outlook.

Personalizar la cinta de opciones en Microsoft Word

• La interfaz de cinta de Word proporciona un acceso rápido a las funciones mediante pestañas e íconos. Sin embargo, la disposición predeterminada de la cinta no siempre es ideal para sus necesidades específicas.
• No hay problema: Word permite una amplia personalización de la cinta para que puedas adaptarla a tu flujo de trabajo. Puedes agregar nuevas pestañas, eliminar las inactivas y reorganizar los íconos dentro de los grupos.
• Haz clic derecho en cualquier pestaña de la cinta y selecciona Personalizar la cinta. Desde aquí, cambia las pestañas existentes o crea otras nuevas que contengan solo las funciones que usas con frecuencia. Accede más rápido a las herramientas de Word que más usas creando la cinta perfecta de forma personalizada.

Fusionar formas de forma creativa en Word

• ¿Necesita una forma que Word no ofrece de manera predeterminada? No se preocupe, puede combinar formas existentes para crear gráficos personalizados.
• En Herramientas de dibujo > Formato, seleccione Combinar formas. Elija dos o más formas definidas y Word las unirá para formar un nuevo objeto con una forma única. Combine círculos, triángulos, flechas, líneas y rectángulos para producir gráficos elaborados para documentos.
• Este truco permite crear formas que se adapten perfectamente a sus propósitos en Word, más allá de lo básico. Cree organigramas, diagramas de flujo, diagramas de Venn y otras ilustraciones sin depender de imágenes prediseñadas.

Visualizar tendencias de datos en informes de Access

• Microsoft Access permite visualizar fácilmente el contenido de las tablas de bases de datos a través de herramientas de gráficos integradas.
• Al diseñar un informe de Access, simplemente agregue un objeto de control de gráfico desde la caja de herramientas y seleccione los datos que desea representar. Ya sean gráficos de áreas, barras, columnas o circulares, ilumine las tendencias y las relaciones gráficamente sin tener que exportar los datos a otro lugar.
• Alterne entre tipos de gráficos y personalice colores, etiquetas, escalas y otras opciones. Inserte gráficos de desglose de datos directamente en los informes para obtener información más clara de los datos de Access.

Conclusión

Si bien estos ejemplos son solo una muestra, muestran las posibles ganancias de productividad que se obtienen al dominar las funciones menos utilizadas de Office. Más allá de lo básico, Office ofrece una cantidad infinita de herramientas y opciones de personalización si se toma el tiempo de profundizar en ellas. Siga explorando las opciones del menú e investigando funciones poco conocidas para adaptar Word, Excel, PowerPoint y más a sus necesidades laborales exactas.

¿Has descubierto alguna joya oculta de Office? Comparte tus funciones favoritas y consejos de productividad que no utilizas en los comentarios