Au fur et à mesure que votre entreprise évolue, ses flux de travail évoluent également. Avant même de vous en rendre compte, votre entreprise dispose d'une multitude de flux de travail, chacun avec ses propres subtilités, parties prenantes et dépendances. Gérer tous ces flux de travail, sans parler de les modifier, peut s'avérer difficile si vous ne disposez pas du bon outil.
Microsoft Visio a été créé pour lutter contre ce problème. Il simplifie le processus de conception, de visualisation et d'optimisation des flux de travail. Aujourd'hui, nous allons examiner certains des principaux avantages de Microsoft Visio et la manière dont il peut être utilisé pour améliorer vos flux de travail.
Qu'est-ce que Microsoft Visio ?
Microsoft Visio, anciennement Microsoft Office Visio, est un outil de création de diagrammes et de visualisation conçu pour aider les individus et les équipes à créer des graphiques et des flux de travail numériques simples, faciles à comprendre et optimisés pour la clarté visuelle. Il a été créé par Shapeware Corporation, devenue plus tard Visio Corporation avant d'être racheté par Microsoft en 2000.
De la création de simples organigrammes interfonctionnels à la conception d'infrastructures réseau complètes, sa polyvalence en fait une solution incontournable dans tous les secteurs, ce qui en fait l'un des meilleurs outils de gestion des flux de travail disponibles aujourd'hui.
Options de licence Microsoft Visio
Il existe quelques licences Microsoft Visio à connaître, mais la licence que vous choisirez dépendra du type d'accès dont vous avez besoin au logiciel, ainsi que de la manière dont vous souhaitez payer (abonnement ou licence perpétuelle).
Le tableau ci-dessous vous donnera un aperçu de chaque licence :
| Licence | Type de licence | Idéal pour |
| Norme Visio | Perpétuel | Les personnes ou les équipes qui n’ont besoin que d’outils de création de diagrammes de base. |
| Visio Professionnel | Perpétuel | Les personnes ou les équipes qui ont besoin d'accéder à des fonctionnalités de création de diagrammes et à des outils de collaboration plus avancés |
| Plan Visio 1 | Abonnement | Les personnes qui ont uniquement besoin d'accéder à une version légère, basée sur un navigateur et capable de réaliser des diagrammes de base. |
| Plan Visio 2 | Abonnement | Les équipes ou les professionnels qui ont besoin de fonctionnalités étendues et souhaitent pouvoir travailler avec une application de bureau complète ou un outil basé sur un navigateur. |
En plus de ces licences, Visio dispose également de plusieurs versions. Chaque version apporte ses propres ajouts. Par exemple, Visio Standard 2019 inclut des modèles et des formes qui n'étaient pas trouvés dans Visio Standard 2016. De même, si vous voulez la dernière et la meilleure version, optez pour Visio Professionnel 2021 est l'option préférée par rapport à Visio Professional 2019.
6 façons dont Microsoft Visio améliore le flux de travail
Les avantages de Microsoft Visio sont nombreux. Plutôt que de passer en revue Microsoft Visio, voici quelques méthodes éprouvées qui permettent à Microsoft Visio d'améliorer objectivement votre flux de travail.
1. Simsimplifie les flux de travail complexes
Les flux de travail complexes et difficiles à comprendre représentent un risque pour toute entreprise. Les employés sont moins susceptibles de retenir les informations si elles sont trop nombreuses, ce qui entraîne des interruptions de production et une rupture de communication.
L'identification et l'élimination des inefficacités permettent de réduire le temps et l'argent, d'améliorer la productivité et de limiter les processus inutiles et l'utilisation des ressources. Microsoft Visio utilise une interface conviviale qui encourage les utilisateurs de tous niveaux à simplifier les flux de travail complexes en organigrammes clairs et compréhensibles.
2. Intégration de première partie avec l'écosystème Microsoft
Alors que certains outils comme Lucidchart offrir une intégration tierce avec quelques Les produits Microsoft, Microsoft Visio, offrent une intégration propriétaire car il s'agit d'un produit Microsoft officiel. Si vous êtes déjà un utilisateur d'Office 365, l'importation de données à partir d'autres produits comme Excel, Word et PowerPoint est facile, car la fonctionnalité est littéralement intégrée. Cela permet de créer des diagrammes riches et connectés aux données qui se mettent à jour en temps réel au fur et à mesure des modifications.
3. Collaboration en temps réel
Comme d'autres produits Microsoft, la collaboration est un élément clé de Microsoft Visio, en particulier si vous envisagez d'utiliser Visio à des fins professionnelles. Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer sur des diagrammes en même temps, ce qui améliore la collaboration entre les équipes. Cela se traduit par des retours d'informations plus rapides, une productivité accrue et un flux de travail plus rationalisé. Et, compte tenu de la le nombre de salariés travaillant à domicile augmente dans le monde entier, les fonctionnalités collaboratives sont plus importantes que jamais pour permettre le travail à distance.
4. Vaste bibliothèque de modèles
Créer quelque chose à partir de zéro est toujours gratifiant, mais ce n'est pas la seule option. Microsoft Visio est fourni avec des milliers de modèles de graphiques et de diagrammes de toutes sortes, notamment :
- Organigrammes
- Organigrammes
- Diagrammes de réseau (Azure, AWS et plus)
- Diagrammes UML
- Plans d'étage
- Diagrammes de couloirs
- Schémas de circuits
Ce ne sont là que quelques exemples. Grâce aux modèles, vous pouvez configurer rapidement et facilement des flux de travail avec un minimum d'effort. Vous pouvez également choisir un modèle à utiliser comme base et le personnaliser selon vos besoins. Quoi qu'il en soit, la myriade de modèles disponibles en fait un outil de flux de travail visuel précieux.
5. Générer automatiquement des organigrammes
L'une de ses fonctionnalités les plus utiles est la possibilité de générer automatiquement des organigrammes, entre autres. Vous pouvez importer des données directement depuis Active Directory (AD), qui générera ensuite automatiquement un organigramme à partir des informations du compte utilisateur. Vous pouvez également importer les données à partir d'autres sources, comme une feuille de calcul Microsoft Excel ou un fichier texte. Vous pouvez utiliser cet organigramme tel quel ou simplement comme moyen d'obtenir les données dans Microsoft Visio pour les organiser ensuite à votre guise. Microsoft Visio est un outil courant recommandation de la communauté pour cette seule raison.
6. Conformité à la gestion des droits relatifs à l'information (IRM)
Les données personnelles sont devenues plus importantes que jamais. De nombreux secteurs ont des exigences de conformité strictes auxquelles votre entreprise doit se conformer pour pouvoir fonctionner. La santé, le gouvernement et la défense, l'industrie pharmaceutique et la biotechnologie ne sont que quelques-uns des marchés qui accordent la priorité à la sécurité des données, car le risque de violation de données est trop élevé.
Pour aider au respect de ces exigences, Microsoft a Gestion des droits d'information pour VisioIl s'agit d'un outil logiciel distinct qui agit comme un module complémentaire du logiciel principal, ainsi que d'autres produits Microsoft sélectionnés. Il vous permet de limiter l'accès aux documents Visio protégés et de gérer l'accès sur une base individuelle ou de groupe à l'aide d'autorisations.
Premiers pas avec Microsoft Visio
Les flux de travail inefficaces constituent un obstacle à un environnement de travail rapide et efficace. Microsoft Visio vise à changer cela en vous offrant les fonctionnalités nécessaires pour simplifier la création de flux de travail optimisés afin de réduire le gaspillage et de privilégier l'efficacité.
Comme il existe plusieurs licences et versions parmi lesquelles choisir, il y a de fortes chances que vous en trouviez une qui réponde à vos besoins. Profitez dès aujourd'hui des avantages d'amélioration du flux de travail que Microsoft Visio a à offrir en explorant la gamme de Licences Microsoft Visio nous avons à offrir en tant que Partenaire Microsoft certifié.
