Comment effectuer un publipostage d'Excel vers Word

Introduction

Le publipostage vous permet d'automatiser le processus de création de documents personnalisés à l'aide de données stockées dans une feuille de calcul Excel et de modèles dans Microsoft Word. Dans ce didacticiel, nous aborderons les points suivants :

1. Préparer vos données dans Excel
2. Créer un document de publipostage dans Word
3. Insertion de champs de fusion
4. Terminer le publipostage
5. Imprimer ou enregistrer vos documents fusionnés

Étape 1 : Préparation de vos données dans Excel

Avant de commencer le processus de publipostage, assurez-vous que vos données Excel sont correctement organisées :

– Créez une ligne d’en-tête avec des étiquettes de colonnes claires.

– Chaque colonne doit représenter un champ de données (par exemple, « Prénom », « Nom », « Adresse »).

– Saisissez les données de chaque destinataire dans les lignes suivantes.

Étape 2 : Créer un document de publipostage dans Word

1. Ouvrez Microsoft Word.
2. Cliquez sur l’onglet « Mailings » dans le ruban.
3. Sélectionnez « Démarrer le publipostage » et choisissez le type de document que vous souhaitez créer (par exemple, lettres, enveloppes, étiquettes).

Étape 3: Insertion de champs de fusion

1. Cliquez sur « Insérer un champ de fusion » dans l’onglet « Publipostage ».
2. Une liste de champs de votre feuille de calcul Excel s'affiche. Sélectionnez le champ que vous souhaitez insérer (par exemple, « Prénom »).
3. Répétez ce processus pour chaque champ que vous souhaitez inclure dans votre document.
4. Ajoutez du texte ou de la ponctuation selon vos besoins pour formater votre document.

Étape 4 : Terminer le publipostage

1. Cliquez sur « Sélectionner les destinataires » dans l’onglet « Publipostage » et choisissez « Utiliser une liste existante ».
2. Parcourez et sélectionnez votre feuille de calcul Excel.
3. Vérifiez que Word a correctement identifié la source de données et la feuille.
4. Cliquez sur « OK ».

Étape 5 : imprimer ou enregistrer vos documents fusionnés

1. Cliquez sur « Terminer et fusionner » dans l’onglet « Publipostage ».
2. Choisissez l'une des options suivantes :

– Modifier des documents individuels : cela vous permet de réviser chaque document avant de l’imprimer ou de l’enregistrer.

– Imprimer des documents : Imprimez directement vos documents fusionnés.

– Enregistrer les documents : enregistrez vos documents fusionnés sous forme de fichiers séparés (par exemple, PDF ou Word).

Conclusion

La fusion de courrier d'Excel vers Word est une fonctionnalité puissante qui simplifie le processus de création de documents personnalisés pour plusieurs destinataires. Que vous envoyiez des lettres, des étiquettes ou des enveloppes, ce processus peut vous faire gagner du temps et garantir l'exactitude. Assurez-vous que vos données Excel sont bien organisées et suivez les instructions étape par étape dans Word pour réussir une fusion de courrier.