Comment localiser intelligemment les e-mails Outlook
La recherche des e-mails enfouis dans Outlook vous semble-t-elle interminable ? Votre boîte de réception se transforme soudainement en un vaste désert de communications lorsque vous en recherchez un de toute urgence, sans pouvoir distinguer les messages pertinents du bruit. Qu'en est-il de la catégorisation du contenu pour un accès facile plus tard ? Outlook contient en fait de puissants outils natifs pour filtrer, signaler et étiqueter les e-mails, voire automatiser les flux de travail. Il vous suffit d'exploiter les mécanismes disponibles.
Cet article révèle des techniques qui transforment la recherche d'e-mails de la frustration à l'efficacité. Apprenez les secrets de la recherche en dénichant instantanément des communications au milieu de piles… ainsi que des astuces de balisage pour indexer sans effort le contenu afin qu'il s'auto-organise. Dites adieu à l'agonie de la recherche d'e-mails grâce à la maîtrise d'Outlook !
Principes fondamentaux de la recherche de base
Commençons par là où la plupart des gens le font : dans la zone de recherche d'Outlook. Située par défaut en bas à droite, commencez à saisir des mots ou des noms pour filtrer automatiquement les résultats. Appliquez des filtres de base tels que Date d'envoi, De et Objet sur le ruban pour affiner davantage. Le client X a-t-il envoyé quelque chose la semaine dernière ? Recherchez « client X »… filtrez par date… terminé. En tirant parti des combinaisons de filtres, les recherches simples répondent à de nombreux besoins de requête.
Pourtant, la recherche standard ne prend en compte que l'objet, le corps et les pièces jointes. De meilleures options existent…
La puissance de la recherche avancée
Cliquez sur Recherche avancée sous Outils de recherche pour plus d'informations. Les critères supplémentaires incluent le type de message, la catégorie, les destinataires, l'emplacement du dossier et bien plus encore. Construisez des ensembles de règles complexes encapsulant tous les paramètres recherchés à l'aide des opérateurs « et » « ou ». Si vous recherchez un document du client X ou Y, contenant des prix et envoyé le mois dernier, construisez :
De : Client X OU De : Client Y ET le document contient les prix ET Date d'envoi : Le mois dernier
Cette fonction recherche tous les dossiers à l'échelle mondiale. La limitation de la portée de la recherche en indiquant des dossiers spécifiques permet d'améliorer la précision. Les règles de recherche avancée créent des filets de pêche ciblés en extrayant les communications correspondant à des conditions explicites. Créez des règles adaptées à vos besoins de recherche.
Marquage et signalement pour un accès instantané
La recherche standard nécessite toujours une construction à chaque fois. De plus, après avoir localisé des e-mails, il devient difficile de retrouver le contenu ultérieurement. Au lieu de cela, indexez les messages de manière proactive en les étiquetant dès leur réception pour une identification instantanée à tout moment.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les messages lors de la consultation de la boîte de réception et sélectionnez Catégoriser. Attribuez des balises de couleur existantes telles que la catégorie rouge, la catégorie jaune ou définissez-en de nouvelles. Les balises distinguent visuellement les messages liés par thème ultérieurement, regroupés par couleur. Adoptez des schémas de balisage intuitifs adaptés aux flux de travail : bleu pour les e-mails du client Z, vert pour le contenu marketing, etc.
De plus, signalez les e-mails importants nécessitant un suivi. Cliquez sur l'icône en forme de drapeau dans les messages ouverts pour un affichage bien visible dans le dossier À faire avec des rappels de date d'échéance jusqu'à la résolution. Les balises classent rapidement les messages tandis que les indicateurs signalent les actions à venir pour une hygiène de messagerie productive.
Indexation automatique via des vues et des règles
Le marquage manuel de chaque e-mail entrant crée toutefois une surcharge. Réduisez vos efforts grâce à des règles de catégorisation automatique. Accédez aux règles sous Fichier > Gérer les règles et les alertes pour demander à Outlook d'appliquer automatiquement des balises ou des indicateurs en fonction de conditions définies. Exemples de règles :
– E-mails du client alias Z → Catégoriser avec Blue Tag
– L’objet contient « Suivi demandé » → Marquer l’e-mail comme orange
Cela exploite Outlook à votre place ! Définissez des déclencheurs pertinents adaptés à vos processus pour une indexation automatique appliquée 24h/24 et 7j/7.
Créez également des vues catégorisées pour présenter du contenu filtré à la demande. Exemples de vues : Mes suivis affichant les messages signalés… De clients avec des e-mails provenant uniquement de contacts clés… La catégorie Non lue nécessite toujours un premier examen. Définissez les vues par défaut pour révéler instantanément les sous-ensembles d'e-mails pertinents au lieu de creuser.
Transformez le chaos en ordre grâce aux dossiers de recherche
Enfin, transformez les critères de recherche fréquemment utilisés en dossiers de recherche toujours accessibles. Effectuez une recherche avancée, puis faites un clic droit pour enregistrer en tant que dossier de recherche. Ce dossier dynamique reste automatiquement mis à jour avec les nouveaux e-mails correspondants. Les dossiers de recherche agissent comme des filtres vivants créant une organisation. Nommez-les intuitivement comme « De l'équipe client » ou « E-mails de Jeremy » en fonction de règles afin que l'objectif soit clair plus tard.
Le plat à emporter
Plutôt que de lutter contre les outils hérités d'Outlook, exploitez les options natives pour transformer la découverte des e-mails ! Apprenez la syntaxe de recherche avec les opérateurs avancés comme principes fondamentaux. Dépensez ensuite un minimum d'efforts continus en exploitant les vues, les dossiers, les règles et les indicateurs pour que les e-mails souhaités s'identifient automatiquement au milieu du bruit. Les bonnes structures permettent aux e-mails de vous trouver !
