Introduction
La fusion de courrier dans Microsoft Outlook est une fonctionnalité puissante qui vous permet d'envoyer des e-mails personnalisés à une liste de destinataires stockée dans une feuille de calcul Excel. Que vous envoyiez des newsletters, des annonces ou des messages personnalisés, ce didacticiel vous guidera tout au long du processus.
Étape 1 : Préparez vos données dans Excel
Avant de pouvoir effectuer un publipostage dans Outlook, vos données Excel doivent être organisées correctement :
– Créez une ligne d’en-tête avec des étiquettes de colonne claires (par exemple, « Prénom », « Nom », « Adresse e-mail »).
– Saisissez les données du destinataire dans les lignes suivantes, en vous assurant que chaque colonne contient les informations correspondantes.
Étape 2 : Lancez Microsoft Word pour rédiger un e-mail
- Ouvrez Microsoft Word.
- Cliquez sur « Fichier » et sélectionnez « Options ».
- Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur « Compléments ».
- Dans la section « Compléments », sélectionnez « Compléments COM » dans le menu déroulant et cliquez sur « Accéder… »
- Cochez la case à côté de « Microsoft Office Mail Merge » et cliquez sur « OK ».
- Fermez et rouvrez Microsoft Word.
Étape 3 : Connectez-vous à votre source de données Excel
- Cliquez sur l’onglet « Mailings » dans le ruban.
- Sélectionnez « Démarrer le publipostage » et choisissez « Messages électroniques ».
Étape 4 : Insérer Fusionner Champs
- Placez votre curseur dans le document Word à l’endroit où vous souhaitez insérer un champ de fusion.
- Cliquez sur « Insérer un champ de fusion » dans l’onglet « Publipostage ».
- Une liste de champs de votre feuille de calcul Excel s'affiche. Sélectionnez le champ que vous souhaitez insérer (par exemple, « Prénom »).
- Répétez ce processus pour chaque champ que vous souhaitez inclure dans votre e-mail (par exemple, « Nom », « Adresse e-mail »).
Étape 5 : terminer le publipostage
- Cliquez sur « Sélectionner les destinataires » dans l’onglet « Publipostage » et choisissez « Utiliser une liste existante ».
- Parcourez et sélectionnez votre feuille de calcul Excel contenant les données du destinataire.
- Vérifiez que Word a correctement identifié la source de données et la feuille.
- Cliquez sur « OK ».
Étape 6 : Prévisualiser et terminer le publipostage
- Cliquez sur « Aperçu des résultats » dans l’onglet « Publipostages » pour vous assurer que les champs de fusion sont correctement renseignés.
- Consultez l’aperçu pour confirmer que le contenu de l’e-mail s’affiche comme prévu.
- Cliquez sur « Terminer et fusionner » dans l’onglet « Publipostage ».
- Choisissez « Envoyer des messages électroniques ».
- Dans la boîte de dialogue « Fusionner vers un e-mail » :
– Sélectionnez le champ de fusion pour le champ « À : » (généralement l’adresse e-mail).
– Cliquez sur « OK ».
Étape 7 : terminer la fusion des e-mails dans Outlook
- Outlook s’ouvre et une boîte de dialogue « Publipostage » apparaît.
- Assurez-vous que « HTML » est sélectionné comme format de courrier électronique.
- Cliquez sur « OK » pour démarrer le processus de fusion des e-mails.
Conclusion
Effectuer un publipostage dans Outlook à partir d'une feuille de calcul Excel peut vous faire gagner du temps et des efforts lors de l'envoi d'e-mails personnalisés à une liste de destinataires. Suivez les étapes décrites dans ce didacticiel pour créer et envoyer efficacement des e-mails personnalisés. Grâce à cette compétence, vous pouvez communiquer efficacement avec vos contacts tout en conservant une touche personnelle.
