Microsoft Office is adding new features all the time, so make sure you have the latest version of the software. If you have a Abonnement Microsoft 365, you can update apps from Microsoft Auto-Update app updates, or just allow them to update automatically. Otherwise, if you purchased a standalone version of Microsoft Office, be aware that you may need to upgrade to access some of the features listed below.
Astuce 1 : utilisez OneDrive pour enregistrer automatiquement les modifications
OneDrive est un service de stockage cloud pour Microsoft Office que vous pouvez utiliser, que vous soyez abonné ou non à Microsoft 365. Non seulement OneDrive vous permet d'accéder à tous vos fichiers où que vous soyez, mais vous pouvez également connecter OneDrive au logiciel Microsoft Office pour profiter de la fonction d'enregistrement automatique.
Once enabled, changes will be updated to the cloud in real time. Additionally, OneDrive can store multiple versions of a document so that you can easily compare and roll back to previous versions as needed. Anyone who has ever lost an hour of work due to a computer malfunction or power outage will know how much time this feature can save. To find older versions in Microsoft 365, click File > Information > Version History.
Astuce 2 : Un moyen rapide de comprendre la portée de votre suite
L'un des principaux avantages de Microsoft Office est la cohérence de l'expérience utilisateur entre les applications. Cela signifie que la plupart des raccourcis clavier fonctionnent de la même manière dans Word, Excel et PowerPoint. Apprendre ces commandes peut grandement améliorer votre efficacité au travail. Ctrl + S (⌘S) pour enregistrer, Ctrl + P (⌘P) pour imprimer et même des commandes plus obscures comme Ctrl + D (⌘D) pour les polices sont disponibles dans toute la suite.
Un bon conseil de productivité consiste à fournir aux employés une liste de raccourcis couramment utilisés auxquels ils peuvent se référer selon leurs besoins jusqu’à ce que cela devienne une seconde nature.
Astuce 3 : Utilisez Tell Me (Word)
La fonction « Dites-moi » vous permet d’accéder rapidement à presque toutes les commandes. (Source de l’image : Microsoft)
The “Tell me (what you want to do)” feature was added to Microsoft Office 2016, but once you learn how to use it, it’s a godsend. Want to change your style? Type “style”. Crop a photo? Type “crop”. Insert tables, add notes, change layouts, update designs, and read text aloud – almost every Office feature is quick and easy to access from this menu, and Smart Suggestions make it easy to find what you’re looking for with just a word or two.
Cependant, Microsoft 365 met constamment à jour son ensemble de fonctionnalités, qui peuvent ne pas être présentes dans les versions plus récentes.
Astuce 4 : Utilisez le bouton Partager pour partager rapidement un document
Le bouton de partage est situé dans le coin supérieur droit de l'application et peut être utilisé pour partager rapidement des documents via OneDrive, e-mail, AirDrop (Mac uniquement) et d'autres services tiers. Au lieu d'ouvrir votre client de messagerie et de parcourir les fichiers (« Où ai-je enregistré cela déjà ? »), cliquez simplement sur le bouton « Partager » et sélectionnez vos destinataires.
Astuce 5 : Rechercher et remplacer
Si vous devez modifier un mot ou un groupe de mots dans un document entier, vous pouvez utiliser la fonction Rechercher et remplacer pour le faire rapidement. Appuyez simplement sur Ctrl + Maj + H (⌘⇧H) et la boîte de dialogue Rechercher et remplacer s'affiche. Tapez le texte que vous souhaitez modifier dans la zone Rechercher, tapez le texte de remplacement dans la zone Remplacer, puis cliquez sur le bouton Remplacer. Office recherchera le document et apportera les modifications nécessaires.
You can also replace with non (leaving the Replacement field blank) to remove multiple instances of a word.
Astuce 6 : Recherche et remplacement avancés
Cet outil puissant est bien plus qu'il n'y paraît. En cliquant sur le bouton dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue, vous pouvez accéder à des fonctionnalités avancées pour modifier instantanément le style de police, les paramètres de paragraphe et bien plus encore pour tout texte dont vous avez besoin.
Par exemple, vous pouvez rechercher tout le texte en gras et définir la police en rouge, ou sélectionner tout le texte d'une langue spécifique et mettre en italique les italiques. Utilisez-le chaque fois que vous devez apporter de nombreuses modifications à un style de texte particulier.
Astuce 7 : Ajustez et stylisez vos beaux documents
Il est étonnant de constater combien de personnes utilisent Microsoft Office au quotidien, mais ne tirent toujours pas parti des styles pour simplifier les documents et écrire plus rapidement. Les styles se trouvent sous l'onglet Accueil, ce qui vous permet d'appliquer instantanément des paramètres de police prédéfinis. Vous pouvez également modifier ces styles en fonction de vos besoins et de votre documentation. Lorsque vous changez de thème, les styles sont automatiquement mis à jour, ce qui permet de modifier rapidement et facilement l'apparence de l'ensemble de votre document.
Astuce 8 : utilisez Spike pour copier et coller plusieurs éléments
Cette fonctionnalité pratique vous permet de copier plusieurs éléments et de les coller en même temps. Sélectionnez simplement le premier bloc de texte, appuyez sur Ctrl + F3 ou ⌘F3 et passez au suivant. Chaque fois que vous appuyez sur Ctrl ou Commande + F3, le texte est enregistré, et ainsi de suite. Lorsque vous êtes prêt à tout coller, tapez Ctrl + Maj + F3 ou ⌘⇧F3. Vous pouvez également taper « spike » (minuscule) et appuyer sur Entrée, et le texte enregistré restera en mémoire pour la prochaine fois.
Astuce 9 : Copier et coller la mise en forme
Appuyez sur Ctrl + Maj + C (⌘⇧C) pour copier la mise en forme (police et styles de paragraphe, couleurs, alignement, etc.) et Ctrl + Maj + V (⌘⇧V) pour coller la mise en forme sur le texte sélectionné afin de simplifier rapidement la mise en forme du bloc de texte.
Astuce 10 : Personnalisez le ruban Office
Si vous recherchez constamment certaines fonctionnalités dans votre menu ou votre extension, n'hésitez pas à les ajouter au début et au milieu du ruban. Vous pouvez le faire sous Ruban et barres d'outils > Préférences, ou vous pouvez aller dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban. Vous pourriez être surpris du nombre de fonctionnalités que vous pouvez ajouter au ruban pour un accès rapide. Vous pouvez également masquer le ruban pour obtenir plus d'espace en cliquant une fois sur l'onglet ouvert, en allant dans Afficher le ruban ou en tapant Ctrl+F1 (⌥⇧R) >.
Astuce 11 : Double-cliquez pour sélectionner un paragraphe
La plupart des gens savent qu'il est possible de double-cliquer sur un mot pour le sélectionner. Vous pouvez également cliquer trois fois sur un mot pour sélectionner un paragraphe entier, ce qui est pratique pour déplacer de gros morceaux de texte lors de l'édition.
Astuce 12 : Ajustez la correction automatique selon vos besoins
Il est fréquent que Microsoft Office modifie le texte au fur et à mesure que vous tapez, même si vous êtes sûr de ce que vous voulez dire. Vous pouvez ajuster ces paramètres sous Outils > Options de correction automatique. Vous pouvez supprimer les mots qui vous gênent ou ajouter les mots que vous tapez souvent de manière incorrecte. Vous pouvez même ajouter des symboles, comme le remplacement de (c) par © .
Astuce 13 : comparer les documents côte à côte (Windows uniquement)
Bien sûr, vous pouvez ouvrir des fenêtres séparées et les placer côte à côte, mais la fonction côte à côte de Microsoft Office va encore plus loin dans le défilement synchronisé, ce qui peut faire gagner beaucoup de temps lors de la comparaison et de l'édition de longues versions de documents.
Astuce 14 : utilisez la vue fractionnée pour voir deux parties différentes du même document
Il s'agit d'un outil très utile lorsque vous devez apporter des modifications à une partie d'un document tout en faisant référence à une autre partie du document (par exemple, lors de la rédaction de l'introduction ou de la conclusion). Accédez simplement au ruban Affichage et sélectionnez Affichage fractionné. Vous pouvez faire défiler les différentes sections de chaque fenêtre indépendamment et apporter des modifications dans l'une d'elles.
Astuce 15 : Copiez et collez comme un pro
Presque tout le monde sait comment copier et coller des blocs de texte, mais saviez-vous que vous pouvez rapidement coller du texte sans formatage, ou coller une image ou un PDF directement dans un document ? Tapez simplement Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) et vous verrez une boîte de dialogue d'options.
Dans Word, vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour coller du texte sans mise en forme, tandis que dans Excel, vous pouvez coller uniquement des valeurs, une mise en forme ou des commentaires, tout sauf des bordures, et même des additions, des soustractions, des multiplications et des sommes de division.
Astuce 16 : Personnalisez le menu contextuel
Vous pouvez ajouter des fonctionnalités fréquemment utilisées à la barre d'outils Accès rapide dans le menu contextuel de n'importe quelle application, tout en haut d'un document. Par défaut, vous verrez des commandes telles que Enregistrer, Imprimer et Annuler, mais vous pouvez ajouter presque tout ce que vous voulez ici. Cliquez simplement sur la flèche à droite pour ajouter des commandes selon vos besoins.
Astuce 17 : Fusionner des formes (Powerpoint)
Vous pouvez combiner différentes formes simples pour créer des formes plus complexes qui s'intègrent parfaitement dans vos présentations. Pour cela, vous n'avez pas besoin d'un outil sophistiqué comme Illustrator. Sélectionnez simplement les formes que vous souhaitez fusionner et cliquez sur « Fusionner les formes » sous l'onglet « Format ». Ces formes fusionnées peuvent être copiées et collées dans d'autres applications telles que Word.
Astuce 18 : utilisez la mise en forme conditionnelle pour formater dynamiquement les cellules (Excel)
La mise en forme conditionnelle vous permet d'appliquer des styles à des cellules spécifiques en fonction de leur valeur ou de leur contenu. Par exemple, vous pouvez définir chaque valeur positive sur vert et chaque valeur négative sur rouge. Sélectionnez simplement les cellules que vous souhaitez mettre en forme et utilisez l'onglet Mise en forme conditionnelle dans le ruban Accueil. Il existe de nombreux préréglages, ou vous pouvez définir vos propres règles et équations.
Résumer
Microsoft Office est l'une des meilleures suites bureautiques avec de nombreuses options puissantes qui vous aident à simplifier le travail de vos employés et à augmenter leur productivité. Encouragez les membres de votre équipe à explorer le logiciel et à partager activement des trucs et astuces. Découvrir de nouvelles fonctionnalités est non seulement amusant et passionnant, mais cela facilite également la collaboration et permet aux employés d'accomplir davantage de tâches en moins de temps tout en travaillant plus confortablement.
