10 conseils pour maîtriser Excel, Word et PowerPoint
Introduction
Microsoft Office remains the most widely used office suite in both professional and personal contexts. Mastering apps like Word, Excel, and PowerPoint is invaluable for boosting productivity and unlocking the full potential of Office.
In this article, I’ll share 10 of my top tips for elevating your Office skills. These actionable tips range from little-known shortcuts to advanced formulas. Read on to become a power user of Microsoft’s leading software suite.
Formules Excel avancées
Excel se distingue par ses formules et fonctions robustes permettant de traiter des nombres, de manipuler des données et d'effectuer des calculs complexes. Voici deux formules qui méritent d'être ajoutées à votre boîte à outils Excel :
VLOOKUP – This handy function looks and retrieves data from another part of your spreadsheet. Use VLOOKUP to connect disjointed sets of data based on a shared identifier.
Tableaux croisés dynamiques – Générez instantanément des tableaux croisés dynamiques interactifs pour résumer de grands ensembles de données. Faites glisser et déposez des champs pour filtrer, organiser et afficher dynamiquement les points de données clés.
Maîtrisez ces deux formules avancées pour accéder à des informations plus approfondies à partir de données Excel complexes.
Raccourcis clavier dans Word
Pour travailler efficacement dans Word, vous devez optimiser votre utilisation des raccourcis clavier. En voici trois à mémoriser :
CTRL + C – Copier le texte sélectionné
CTRL + V – Paste the copied text
CTRL + Z – Annuler votre dernière action
Les raccourcis clavier accélèrent considérablement l'édition et la mise en forme des documents dans Word. Évitez les clics incessants en utilisant des combinaisons de touches permettant de gagner du temps, comme celles-ci.
Conseils de conception de présentation PowerPoint
Un bon design permet de transformer un PowerPoint en un document spectaculaire. Gardez ces trois principes de conception à l'esprit :
Cohérence – Maintenez la cohérence des polices, des couleurs et des mises en page sur toutes les diapositives. Trop de variations peuvent être gênantes.
Limit text – Focus on visuals, key points, and sparse text. Avoid walls of text.
Lignes directes – Utilisez des lignes directes pour guider le regard du public à travers les diapositives. Alignez les éléments le long de lignes diagonales ou selon des formations triangulaires.
Suivre les meilleures pratiques de conception de base améliore l’expérience esthétique et l’impact de vos présentations PowerPoint.
Collaborez en temps réel avec Office Online
Office Online vous permet d'afficher, de créer et de modifier des documents Office à partir de n'importe quel navigateur Web. Bénéficiez de la co-création en temps réel pour collaborer en toute transparence sur des projets.
Plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur le même document et voir les modifications apportées par les autres dans Word, Excel et PowerPoint. Office Online transforme n'importe quel fichier en un travail d'équipe.
Déverrouiller l'outil « Dites-moi » dans Office
Vous ne parvenez pas à trouver une commande ou une fonctionnalité spécifique dans Word ou Excel ? Utilisez le puissant outil « Dites-moi », situé sous l'onglet Accueil.
Il vous suffit de saisir une description de la tâche que vous souhaitez effectuer ou de l'outil que vous souhaitez rechercher. Office affiche des options et des raccourcis pour vous aider à agir. « Tell Me » permet de découvrir facilement les utilitaires les plus avancés d'Office.
Numériser des documents avec l'application Office Lens
Office Lens est un logiciel gratuit Application Microsoft pour iOS and Android that turns your phone into a powerful scanner. Instantly scan handwritten notes, printed documents, business cards, or whiteboards and save them as editable Office files.
Utilisez la technologie OCR pour rendre les documents numérisés accessibles à la copie ou à la recherche de texte. Office Lens simplifie la numérisation des documents physiques lors de vos déplacements.
Maîtriser le suivi des modifications dans Word
La collaboration sur des documents Word est facilitée grâce au suivi des modifications. Cette fonctionnalité vous permet de voir clairement où les co-auteurs ont apporté des modifications.
Le suivi des modifications affiche les insertions, les suppressions et les commentaires, chaque auteur étant marqué par une couleur différente. Acceptez ou rejetez les modifications selon vos besoins.
La maîtrise du suivi des modifications aide les équipes à collaborer de manière transparente tout en conservant l'attribution.
Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide
Personnalisez Word, Excel et PowerPoint en personnalisant la barre d'outils Accès rapide. Cette barre d'outils pratique vous permet d'ajouter des raccourcis vers les commandes fréquemment utilisées.
Pour modifier la barre d'outils, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide ». Choisissez ensuite les commandes à ajouter ou à supprimer, notamment les différentes options d'enregistrement, d'annulation et de formatage.
Créez la barre d’outils d’accès rapide personnalisée parfaite adaptée à votre flux de travail.
Adoptez les modèles de bureau
Évitez de démarrer des projets à partir de zéro en exploitant la vaste sélection de modèles d'Office pour les documents, les feuilles de calcul et les présentations.
Parcourez des milliers de modèles conçus par des professionnels pour les CV, les budgets, les newsletters, les invitations, les calendriers et bien plus encore. Effectuez une recherche par secteur ou par thème pour trouver le modèle idéal, puis personnalisez-le selon vos besoins.
Laissez les modèles vous donner un bon départ pour votre prochain projet Office.
Stockez vos fichiers dans le cloud avec OneDrive
L'intégration OneDrive simplifie l'enregistrement et le partage des fichiers Office en les stockant automatiquement dans le cloud. Accédez à vos documents depuis n'importe quel appareil et activez la collaboration à distance.
Utilisez OneDrive pour gérer l’historique des versions et les sauvegardes de fichiers. La connectivité cloud rend Office plus puissant lorsqu’elle est associée à Microsoft OneDrive.
Conclusion
Maîtriser Office va au-delà des bases telles que la rédaction de documents et la création de feuilles de calcul. Profitez de ces conseils pour accéder à des outils permettant de gagner du temps, d'amplifier la collaboration, d'augmenter la productivité et de rendre votre travail dans Word, Excel, PowerPoint et au-delà plus efficace et efficient.
Quelles astuces ou outils Office ont fonctionné pour vous ? Partagez vos astuces dans les commentaires pour maîtriser la suite !
