Introduzione
La fusione di posta consente di automatizzare il processo di creazione di documenti personalizzati utilizzando dati archiviati in un foglio di calcolo Excel e modelli in Microsoft Word. In questo tutorial, tratteremo:
- Preparazione dei dati in Excel
- Creazione di un documento di stampa unione in Word
- Inserimento di campi di unione
- Completamento della stampa unione
- Stampa o salvataggio dei documenti uniti
Passaggio 1: preparazione dei dati in Excel
Prima di iniziare il processo di unione dei dati, assicurati che i dati di Excel siano organizzati correttamente:
– Creare una riga di intestazione con etichette di colonna chiare.
– Ogni colonna dovrebbe rappresentare un campo dati (ad esempio, “Nome”, “Cognome”, “Indirizzo”).
– Inserire i dati per ciascun destinatario nelle righe successive.
Passaggio 2: creazione di un documento di stampa unione in Word
- Aprire Microsoft Word.
- Fare clic sulla scheda “Invii postali” nella barra multifunzione.
- Seleziona "Avvia unione documenti" e scegli il tipo di documento che desideri creare (ad esempio, lettere, buste, etichette).
Passo 3: Inserimento di campi di unione
- Fare clic su "Inserisci campo unione" nella scheda "Invii".
- Apparirà un elenco di campi dal tuo foglio di calcolo Excel. Seleziona il campo che vuoi inserire (ad esempio, "Nome").
- Ripeti questo procedimento per ogni campo che vuoi includere nel documento.
- Aggiungi qualsiasi testo o punteggiatura necessaria per formattare il documento.
Fare un passo 4: Completamento della stampa unione
- Fare clic su "Seleziona destinatari" nella scheda "Invii postali" e scegliere "Utilizza un elenco esistente".
- Sfoglia e seleziona il tuo foglio di calcolo Excel.
- Verificare che Word abbia identificato correttamente l'origine dati e il foglio.
- Fare clic su "OK".
Passaggio 5: Stampa o salvataggio dei documenti uniti
- Fare clic su "Termina e unisci" nella scheda "Invii".
- Scegli una delle seguenti opzioni:
– Modifica singoli documenti: consente di rivedere ciascun documento prima di stamparlo o salvarlo.
– Stampa documenti: stampa direttamente i documenti uniti.
– Salva documenti: salva i documenti uniti come file separati (ad esempio, PDF o Word).
Conclusione
La fusione di posta da Excel a Word è una potente funzionalità che semplifica il processo di creazione di documenti personalizzati per più destinatari. Che tu stia inviando lettere, etichette o buste, questo processo può farti risparmiare tempo e garantire accuratezza. Assicurati che i tuoi dati Excel siano ben organizzati e segui le istruzioni dettagliate in Word per eseguire correttamente una fusione di posta.
