Ufficio Microsoft is adding new features all the time, so make sure you have the latest version of the software. If you have a Abbonamento Microsoft 365, you can update apps from Microsoft Auto-Update app updates, or just allow them to update automatically. Otherwise, if you purchased a standalone version of Microsoft Office, be aware that you may need to upgrade to access some of the features listed below.
Suggerimento 1: utilizzare OneDrive per salvare automaticamente le modifiche
OneDrive è un servizio di archiviazione cloud per Microsoft Office che puoi utilizzare indipendentemente dal fatto che tu sia abbonato o meno a Microsoft 365. OneDrive non solo ti consente di accedere a tutti i tuoi file da qualsiasi luogo, ma puoi anche connettere OneDrive al software Microsoft Office per sfruttare la funzionalità di salvataggio automatico.
Once enabled, changes will be updated to the cloud in real time. Additionally, OneDrive can store multiple versions of a document so that you can easily compare and roll back to previous versions as needed. Anyone who has ever lost an hour of work due to a computer malfunction or power outage will know how much time this feature can save. To find older versions in Microsoft 365, click File > Information > Version History.
Suggerimento 2: un modo rapido per comprendere la portata della tua suite
Uno dei maggiori vantaggi di Microsoft Office è la coerenza dell'esperienza utente tra le applicazioni. Ciò significa che la maggior parte delle scorciatoie da tastiera funziona allo stesso modo in Word, Excel e PowerPoint. Imparare questi comandi può migliorare notevolmente l'efficienza del tuo lavoro. Ctrl + S (⌘S) per salvare, Ctrl + P (⌘P) per stampare e persino comandi più oscuri come Ctrl + D (⌘D) per i font, sono disponibili in tutta la suite.
Un buon consiglio per aumentare la produttività è quello di fornire ai dipendenti un elenco di scorciatoie di uso comune a cui possono fare riferimento quando necessario, finché non diventano una seconda natura.
Suggerimento 3: usa Tell Me (Word)
La funzione "Tell Me" ti consente di accedere rapidamente a quasi tutti i comandi. (Fonte immagine: Microsoft)
The “Tell me (what you want to do)” feature was added to Microsoft Office 2016, but once you learn how to use it, it’s a godsend. Want to change your style? Type “style”. Crop a photo? Type “crop”. Insert tables, add notes, change layouts, update designs, and read text aloud – almost every Office feature is quick and easy to access from this menu, and Smart Suggestions make it easy to find what you’re looking for with just a word or two.
Tuttavia, Microsoft 365 aggiorna costantemente il suo set di funzionalità, che potrebbero non essere presenti nelle versioni più recenti.
Suggerimento 4: utilizzare il pulsante Condividi per condividere rapidamente un documento
Il pulsante di condivisione si trova nell'angolo in alto a destra dell'app e può essere utilizzato per condividere rapidamente documenti tramite OneDrive, e-mail, AirDrop (solo Mac) e altri servizi di terze parti. Invece di aprire il tuo client di posta elettronica, sfogliando i file ("Dove ho salvato di nuovo questo?"), fai clic sul pulsante "Condividi" e seleziona i destinatari.
Suggerimento 5: Trova e sostituisci
Se devi modificare una parola o un gruppo di parole in un intero documento, puoi usare la funzionalità Trova e sostituisci per farlo rapidamente. Premi semplicemente Ctrl + Maiusc + H (⌘⇧H) e apparirà la finestra di dialogo Trova e sostituisci. Digita il testo che vuoi modificare nella casella Trova, digita il testo sostitutivo nella casella Sostituisci, quindi fai clic sul pulsante Sostituisci. Office cercherà il documento e apporterà le modifiche necessarie.
You can also replace with non (leaving the Replacement field blank) to remove multiple instances of a word.
Suggerimento 6: Trova e sostituisci avanzato
Questo potente strumento offre molto di più di quanto si possa immaginare. Cliccando sul pulsante nell'angolo in basso a sinistra della finestra di dialogo, puoi accedere a funzionalità avanzate per modificare all'istante lo stile del font, le impostazioni del paragrafo e altro ancora per qualsiasi testo di cui hai bisogno.
Ad esempio, puoi trovare tutto il testo in grassetto e impostare il font su rosso, oppure selezionare tutto il testo per una lingua specifica e mettere il corsivo in corsivo. Usalo ogni volta che devi apportare molte modifiche a uno stile di testo particolare.
Suggerimento 7: adatta e personalizza i tuoi splendidi documenti
È incredibile quante persone utilizzino Microsoft Office ogni giorno ma non sfruttino ancora gli stili per semplificare i documenti e scrivere più velocemente. Gli stili si trovano nella scheda Home, consentendoti di applicare all'istante impostazioni di font predefinite. Puoi anche modificare questi stili per adattarli alle tue esigenze e alla documentazione. Quando cambi il tema, gli stili vengono aggiornati automaticamente, rendendo facile modificare rapidamente l'aspetto e le sensazioni dell'intero documento.
Suggerimento 8: usa Spike per copiare e incollare più elementi
Questa comoda funzionalità ti consente di copiare più elementi e incollarli contemporaneamente. Seleziona semplicemente il primo blocco di testo, premi Ctrl + F3 o ⌘F3 e passa a quello successivo. Ogni volta che premi Ctrl o Comando + F3, il testo viene salvato e così via. Quando sei pronto per incollare tutto, digita Ctrl + Maiusc + F3 o ⌘⇧F3. Puoi anche digitare "spike" (minuscolo) e premere Invio e il testo salvato rimarrà in memoria per la volta successiva.
Suggerimento 9: Copia e incolla la formattazione
Premi Ctrl + Maiusc + C (⌘⇧C) per copiare la formattazione (stili di carattere e paragrafo, colori, allineamento, ecc.) e Ctrl + Maiusc + V (⌘⇧V) per incollare la formattazione nel testo selezionato e semplificare rapidamente la formattazione del blocco di testo.
Suggerimento 10: personalizza la barra multifunzione di Office
Se ti ritrovi a cercare costantemente determinate funzionalità nel tuo menu o espansore, non esitare ad aggiungerle nella parte anteriore e centrale della barra multifunzione. Puoi farlo in Barra multifunzione e barre degli strumenti > Preferenze, oppure puoi andare su File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione. Potresti rimanere sorpreso dal numero di funzionalità che puoi aggiungere alla barra multifunzione per un accesso rapido. Puoi anche nascondere la barra multifunzione per ottenere più spazio cliccando una volta sulla scheda aperta, andando su Visualizza barra multifunzione o digitando Ctrl+F1 (⌥⇧R) >.
Suggerimento 11: fare doppio clic per selezionare un paragrafo
La maggior parte delle persone sa che è possibile fare doppio clic su una parola per selezionarla. È anche possibile fare triplo clic su una parola per selezionare un intero paragrafo, il che è utile per spostare grandi porzioni di testo durante la modifica.
Suggerimento 12: adatta la correzione automatica alle tue esigenze
È una lamentela comune che Microsoft Office modifichi il testo mentre digiti, anche se sei sicuro di cosa intendi. Puoi regolare queste impostazioni in Strumenti > Opzioni correzione automatica. Puoi eliminare le parole che ti danno fastidio o aggiungere parole che digiti spesso in modo errato. Puoi persino aggiungere simboli, come sostituire (c) con © .
Suggerimento 13: confronta i documenti affiancati (solo Windows)
Naturalmente, è possibile aprire finestre separate e affiancarle, ma la funzionalità di scorrimento affiancato di Microsoft Office fa un ulteriore passo avanti nello scorrimento sincronizzato, che può far risparmiare molto tempo quando si confrontano e si modificano versioni lunghe di documenti.
Suggerimento 14: utilizzare Split View per visualizzare due parti diverse dello stesso documento
Questo è un ottimo strumento quando devi apportare modifiche a una parte di un documento mentre fai riferimento a un'altra parte del documento (ad esempio, quando scrivi l'introduzione o la conclusione). Vai semplicemente alla barra multifunzione Visualizza e seleziona Split View. Puoi scorrere in modo indipendente le diverse sezioni in ogni finestra e apportare modifiche in una di esse.
Suggerimento 15: copia e incolla come un professionista
Quasi tutti sanno come copiare e incollare blocchi di testo, ma sapevi che puoi incollare rapidamente del testo senza formattazione, o incollare un'immagine o un PDF direttamente in un documento? Basta digitare Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) e vedrai una finestra di dialogo delle opzioni.
In Word puoi usare questa finestra di dialogo per incollare testo senza formattazione, mentre in Excel puoi incollare solo valori, formattazione o commenti, tutto tranne i bordi e persino addizioni, sottrazioni, moltiplicazioni e divisioni.
Suggerimento 16: personalizza il menu di scelta rapida
Puoi aggiungere funzionalità usate di frequente alla barra di accesso rapido nel menu di scelta rapida di qualsiasi app in cima a un documento. Di default, vedrai comandi come Salva, Stampa e Annulla, ma puoi aggiungere quasi tutto qui. Basta fare clic sulla freccia a destra per aggiungere comandi in base alle esigenze.
Suggerimento 17: unisci le forme (Powerpoint)
Puoi combinare diverse forme semplici per creare forme più complesse che hanno un bell'aspetto nelle tue presentazioni, e non hai bisogno di uno strumento sofisticato come Illustrator per farlo. Basta selezionare le forme che vuoi unire e fare clic su "Unisci forme" nella scheda "Formato". Queste forme unite possono essere copiate e incollate in altre applicazioni come Word.
Suggerimento 18: utilizzare la formattazione condizionale per formattare dinamicamente le celle (Excel)
La formattazione condizionale consente di applicare stili a celle specifiche in base al loro valore o contenuto. Ad esempio, potresti voler impostare ogni valore positivo su verde e ogni valore negativo su rosso. Seleziona semplicemente le celle che vuoi formattare e usa la scheda Formattazione condizionale nella barra multifunzione Home. Ci sono molte impostazioni predefinite oppure puoi definire le tue regole ed equazioni.
Riassumere
Microsoft Office è una delle migliori suite per ufficio con tonnellate di potenti opzioni che ti aiutano a semplificare il lavoro dei tuoi dipendenti e ad aumentare la produttività. Incoraggia i membri del team a esplorare il software e a condividere attivamente suggerimenti e trucchi. Scoprire nuove funzionalità non è solo divertente ed entusiasmante, ma semplifica la collaborazione e consente ai dipendenti di fare di più in meno tempo, lavorando in modo più confortevole.
Nessun prodotto nel carrello.