Paano Mag-set Up ng Mga Awtomatikong Tugon sa Email sa Outlook
Nakakaramdam ka na ba ng labis na pagsisikap na personal na tumugon sa bawat email kapag wala ka sa opisina? Ang baha ng mga mensahe, tanong, at kahilingan sa pagpupulong ay hindi humihinto dahil lang sa wala ka o abala. Ang pagpapabaya sa iyong inbox na tumambak ay maaaring lumikha ng tensyon bago mo pa basahin kung ano ang naroroon. Sa kabutihang palad, pinapadali ng Outlook na kontrolin sa pamamagitan ng awtomatikong paggana ng pagtugon kapag hindi ka direktang makakasali.
Sinasaliksik ng artikulong ito ang iba't ibang tool sa auto reply na ibinibigay ng Outlook para ipaalam ang iyong availability, magtakda ng mga inaasahan sa mga nagpadala at mapanatili ang mga relasyon kahit na may limitadong access. Ang pag-master ng out of office assistant, mabilis na hakbang, panuntunan at template ay nagbibigay-daan sa pag-customize ng mga propesyonal na auto message na humuhubog sa mga karanasan ng nagpadala habang pinoprotektahan ang iyong kapayapaan ng isip. Magbasa para malaman kung paano!
Unang Linya ng Depensa: Out of Office Assistant
Ang pinakapamilyar na feature ng auto reply ay ang mapagkakatiwalaang Out of Office Assistant ng Outlook. Nagpapakita ito ng paunang natukoy na mensahe sa lahat ng panlabas na tatanggap sa panahon ng iyong itinalagang hanay ng petsa ng pagliban. Matatagpuan sa ilalim ng File > Mga Awtomatikong Tugon, i-toggle lang ang "Magpadala ng mga awtomatikong tugon" sa, magtakda ng timeframe ng pagsisimula/pagtatapos at ilagay ang iyong personalized na mensahe. Marami ang nagsasaad ng mga kahaliling contact kung kailan sila babalik. Maaari mo ring piliing ibukod ang mga tugon sa loob o panlabas.
Isang hakbang pa, galugarin ang mga opsyon sa auto-reply sa pamamagitan ng "Mga Panuntunan at Mga Alerto" sa iyong toolbar ng Inbox. Nagbibigay-daan ito sa pag-configure ng mga panuntunan na nagti-trigger ng mga naka-customize na tugon kapag natutugunan ng mga email ang mga kundisyon tulad ng naglalaman ng ilang partikular na keyword o nagmumula sa mga partikular na domain. Halimbawa, ang pamantayan ng panuntunan ay maaaring magpasa ng mga kliyente sa isang associate habang ipinapaalam sa mga personal na contact na wala ka nang walang access. Ang mga patakaran ay nalalapat 24/7, hindi lamang para sa labas ng opisina. Kaya't maingat na isaalang-alang ang mga naaangkop na pag-trigger na hindi magpapabagsak sa iba.
Mga Mabilisang Hakbang para sa Smooth Auto Reply Creation
Bagama't nagbibigay ang buong panuntunan ng malawak na kontrol, nag-aalok ang Quick Steps ng mga direktang template ng auto reply para sa mga madalas na ginagamit na tugon. I-access ang Mga Mabilisang Hakbang sa ilalim ng iyong tab na Home o inbox toolbar upang tukuyin ang mga template ng Tugon na mapipili kapag nagbabasa ng mga mensahe. Naglalaman ang mga ito ng mga linya ng paksa at mga pre-written na katawan na maaari mong ipasok habang manu-manong nagko-customize ng ilang salita.
Maaaring kabilang sa mga karaniwang tugon sa Mabilis na Hakbang ang:
-”Salamat sa iyong email. Kasalukuyan akong wala sa opisina nang walang email access. Susuriin ko ang iyong buong mensahe sa pagbabalik sa [petsa] at pagkatapos ay tutugon.”
-”Wala ako sa opisina nang walang access sa email hanggang sa [petsa ng pagbalik]. Kung wala ako, mangyaring makipag-ugnayan kay [pangalan at kahaliling email] tungkol sa anumang mga agarang kahilingan. Mayroon silang ganap na access sa kinakailangang impormasyon upang tumulong hanggang sa bumalik ako. Pinahahalagahan ko ang iyong pasensya."
Ang Mabilis na Mga Hakbang ay ginagawang mabilis ang pagtugon nang maramihan. Iangkop ang ilang template na sumasaklaw sa mga nakagawiang senaryo tulad ng paglalakbay, pagpupulong o bakasyon upang madaling magamit muli.
Gamitin ang Kapangyarihan ng Mga Automated Forward
Ang isa pang taktika ng auto reply gamit ang mga panuntunan ay awtomatikong nagpapadala ng ilang papasok na mensahe sa iba. Itakda ang iyong account na magpasa ng mga email na may mataas na priyoridad sa isang teammate upang mahawakan nang sensitibo ang oras kapag hindi ka makasagot nang mabilis. I-configure ang panuntunan sa pagpapasa gamit ang mga filter para LAMANG ang mga email na nakakatugon sa mga kundisyong iyon ang ruta, habang hinihintay ng iba ang iyong pagbabalik.
Maaaring tukuyin ng mga filter ang: mga kritikal na kliyente, pangunahing address ng collaborator, mga deadline sa loob ng 5 araw o mga email na may "Kailangan ng Agarang Tugon" sa linya ng paksa bilang pamantayan sa pagpapasa. Pinipigilan nito ang pag-overload ng mga inbox ng mga kasosyo nang hindi kinakailangan ngunit patuloy na gumagalaw ang daloy ng trabaho para sa mga pangunahing item. Susuriin mo ang lahat ng ipinasa na mensahe sa ibang pagkakataon upang matiyak na walang nahuhulog sa pamamagitan ng mga bitak. Isipin lamang ang privacy kapag nag-a-access sa mga account ng iba habang wala.
Responsableng Pamamahala ng Relasyon
Balansehin ang paggamit ng mga auto replies nang matalino habang pinapanatili ang kaugnayan. Iwasan ang labis na pag-asa sa mga robot, sinusuri kung saan mahalaga ang personal na pagpindot sa kabila ng kawalan ng kakayahang direktang tumugon. Sundin ang kasabihan na "Sinusuportahan ng mga tao ang mga tao, hindi ang mga awtomatikong tumutugon." Nauunawaan ng mga matatalinong nagpadala ang pansamantalang paghiwalay, hangga't ang komunikasyon ay nagpapanatili ng pagpapatuloy.
Kilalanin ang malamang na mga pagkabigo na awtomatikong tumutugon na maaaring magdulot, dahil ang tono ay madaling nag-convolute sa kawalan ng mga visual na pahiwatig. Iparating hindi ang pagwawalang-bahala ngunit mga hadlang sa pagkonekta na pansamantalang pumipigil sa iyo sa pakikipagtulungan sa paglutas ng kanilang mga pangangailangan...na may layuning sumusuporta sa pagbabalik sa lalong madaling panahon. Ang ganitong pangangalaga at kalinawan ay nagdudulot ng pagkakaunawaan sa isa't isa sa halip na pagkakasala sa iyong mga awtomatikong mensahe.
Master Anticipatory Communication
Mag-adopt ng proactive mindset gamit ang mga awtomatikong tool. Kilalanin ang tumaas na pagkakahiwalay ay hindi nagsisilbi sa mga tatanggap sa kabila ng pangangailangan. Alamin ang pinakamataas na epekto ng mga touch point na ginagarantiyahan ang kumpirmasyon ng maaasahang pagpapatuloy sa panahon ng pagkagambala…pagkatapos ay gumawa ng mga sistemang tumutugon na nagbibigay ng maingat na pangangalaga.
Ang nasa ibaba ay wala sa mga katulong sa opisina, ang mga mabilisang hakbang, mga panuntunan sa pagpapasa at mga template ng tugon ay nagbibigay-daan sa pagsasaayos ng daloy sa gitna ng baha. Kinokontrol ng mga gumagamit ng Savvy Outlook ang kontrol sa gitna ng kaguluhan sa kanilang kawalan sa pamamagitan ng pinasadyang pagbalanse ng automation ng personalized na serbisyo na may napapanatiling mga hangganan. Bakit hindi suriin ang paggamit ng isang bagong mekanismo ng auto-reply sa linggong ito? Ang maliliit na pamumuhunan ay gumagawa ng mga positibong ripples na nagpapagaan sa hinaharap upang maabot mo ang simula sa pagbabalik!
Ngayon gusto kong marinig mula sa iyo. Anong mga tagumpay o tensyon ang naranasan mo sa paggamit ng mga auto-replies? Mayroon bang mga function na binanggit dito na pinaplano mong galugarin pa upang pangasiwaan ang komunikasyon? Sama-sama tayong mag-aral!
