Habang lumalaki ang iyong negosyo, gayundin ang mga daloy ng trabaho nito. Bago mo alam, ang iyong negosyo ay may maraming mga daloy ng trabaho, bawat isa ay may sarili nitong mga intricacies, stakeholder, at dependencies. Ang pamamahala sa lahat ng mga daloy ng trabaho na ito, pati na ang pagbabago sa mga ito, ay maaaring maging mahirap kung wala kang tamang tool.
Ang Microsoft Visio ay nilikha upang labanan ito. Pinapasimple nito ang proseso ng pagdidisenyo, pagpapakita, at pag-optimize ng mga daloy ng trabaho. Ngayon ay titingnan natin ang ilang pangunahing bentahe ng Microsoft Visio at kung paano ito magagamit upang mapabuti ang iyong mga daloy ng trabaho.
Ano ang Microsoft Visio?
Microsoft Visio, dati ay Microsoft Office Visio, ay isang tool sa diagramming at visualization na idinisenyo upang tulungan ang mga indibidwal at team na lumikha ng mga digital na chart at workflow na simple, madaling maunawaan, at na-optimize para sa visual na kalinawan. Ito ay nilikha ng Shapeware Corporation, na kalaunan ay naging Visio Corporation bago nakuha ng Microsoft noong 2000.
Mula sa paggawa ng mga simpleng cross-functional na flowchart hanggang sa pagdidisenyo ng mga buong imprastraktura ng network – ang versatility nito ay ginagawa itong solusyon sa lahat ng industriya, na ginagawa itong isa sa mga pinakamahusay na tool sa pamamahala ng daloy ng trabaho na available ngayon.
Mga Opsyon sa Paglilisensya ng Microsoft Visio
Mayroong ilang mga lisensya ng Microsoft Visio na dapat malaman, ngunit ang lisensyang pipiliin mo ay depende sa kung anong uri ng pag-access ang kailangan mo sa software, pati na rin kung paano mo gustong magbayad (subscription vs perpetual na lisensya).
Ang talahanayan sa ibaba ay magbibigay sa iyo ng ilang insight sa bawat lisensya:
| Lisensya | Uri ng lisensya | Pinakamahusay para sa |
| Visio Standard | Perpetual | Mga indibidwal o pangkat na nangangailangan lamang ng mga pangunahing tool sa pag-diagram. |
| Visio Professional | Perpetual | Mga indibidwal o team na nangangailangan ng access sa mas advanced na mga kakayahan sa diagramming at mga tool sa pakikipagtulungan |
| Visio Plan 1 | Subscription | Mga indibidwal na nangangailangan lamang ng access sa isang magaan, bersyong nakabatay sa browser na may kakayahang mag-basic diagramming. |
| Visio Plan 2 | Subscription | Mga koponan o propesyonal na nangangailangan ng malawak na functionality at gustong magkaroon ng kakayahang magtrabaho sa isang buong desktop app o tool na nakabatay sa browser. |
Bilang karagdagan sa mga lisensyang ito, mayroon ding ilang bersyon ang Visio. Ang bawat bersyon ay nagdadala ng sarili nitong mga karagdagan. Halimbawa, Visio Standard 2019 may kasamang mga template at hugis na hindi nakita sa Visio Standard 2016. Katulad nito, kung gusto mo ang pinakabago at pinakamahusay, Visio Professional 2021 ay ang ginustong opsyon kaysa sa Visio Professional 2019.
6 na Paraan na Pinapabuti ng Microsoft Visio ang Workflow
Ang mga benepisyo ng Microsoft Visio ay marami. Sa halip na gawin itong malawak na pagsusuri ng Microsoft Visio, narito ang ilang napatunayang paraan kung saan maaaring mapahusay ng Microsoft Visio ang iyong daloy ng trabaho.
1. Simpinapagana ang Mga Kumplikadong Daloy ng Trabaho
Ang mga kumplikado, mahirap maunawaan na daloy ng trabaho ay nagdudulot ng panganib sa anumang negosyo. Mas maliit ang posibilidad na mapanatili ng mga tao ang impormasyon kung napakarami nito, na humahantong sa mga pagkaantala sa produksyon at pagkasira ng komunikasyon.
Ang pagtukoy at pag-aalis ng mga inefficiencies ay nagpapababa ng oras at pera, nagpapabuti sa pagiging produktibo, at nakakabawas sa mga maaksayang proseso at paggamit ng mapagkukunan. Gumagamit ang Microsoft Visio ng user-friendly na interface na naghihikayat sa mga user sa anumang antas na pasimplehin ang mga kumplikadong daloy ng trabaho sa malinaw at natutunaw na mga flowchart.
2. Pagsasama ng First-Party sa Microsoft Ecosystem
Habang ang ilang mga kasangkapan tulad ng Lucidchart nag-aalok ng third-party na pagsasama sa ilang Mga produkto ng Microsoft, nag-aalok ang Microsoft Visio ng first-party na pagsasama dahil isa itong opisyal na produkto ng Microsoft. Kung isa ka nang user ng Office 365, ang pag-import ng data mula sa iba pang mga produkto tulad ng Excel, Word, at PowerPoint ay madali dahil literal na built-in ang functionality. Nagbibigay-daan ito para sa mga rich, data-connected na diagram na nag-a-update sa real-time habang ginagawa ang mga pagbabago.
3. Real-Time na Pakikipagtulungan
Tulad ng ibang mga produkto ng Microsoft, ang pakikipagtulungan ay isang mahalagang bahagi ng Microsoft Visio, lalo na kung plano mong gamitin ang Visio para sa negosyo. Maaaring mag-collaborate ang maraming user sa mga diagram nang sabay-sabay, na nagpapahusay sa cross-team na pakikipagtulungan. Nagreresulta ito sa mas mabilis na feedback, tumaas na produktibidad, at mas streamline na daloy ng trabaho. At, isinasaalang-alang ang ang bilang ng mga empleyado na nagtatrabaho mula sa bahay ay tumataas sa buong mundo, ang mga collaborative na feature ay mas mahalaga kaysa dati para paganahin ang malayuang trabaho.
4. Malawak na Template Library
Ang paglikha ng isang bagay mula sa simula ay palaging kapaki-pakinabang, ngunit hindi lamang ito ang pagpipilian. Ang Microsoft Visio ay may kasamang libu-libong mga template para sa mga chart at diagram ng lahat ng uri, kabilang ang:
- Mga Flow Chart
- Mga Chart ng Org
- Mga Network Diagram (Azure, AWS, at higit pa)
- Mga Diagram ng UML
- Mga Floor Plan
- Mga Swimlane Diagram
- Mga Circuit Diagram
Ito ay iilan lamang. Sa mga template, mabilis at madaling makakapag-set up ka ng mga workflow na may kaunting pagsisikap. Maaari ka ring pumili ng template na gagamitin bilang pundasyon at i-customize ito sa iyong mga pangangailangan. Sa alinmang paraan, ang napakaraming mga template na magagamit ay ginagawa itong isang mahalagang tool sa visual workflow.
5. Awtomatikong Bumuo ng Mga Organisasyonal na Chart
Isa sa mga pinakakapaki-pakinabang na feature nito ay ang kakayahang awtomatikong bumuo ng mga org chart, bukod sa iba pa. Maaari kang direktang mag-import ng data mula sa Active Directory (AD), na pagkatapos ay awtomatikong bubuo ng org chart mula sa impormasyon ng user account. Bilang kahalili, maaari mong i-import ang data mula sa iba pang mga mapagkukunan tulad ng isang Microsoft Excel worksheet o text file. Maaari mong gamitin ang org chart na ito kung ano ito, o bilang isang paraan lamang ng pagkuha ng data sa loob ng Microsoft Visio para ayusin mo ayon sa gusto mo. Ang Microsoft Visio ay karaniwan rekomendasyon ng komunidad sa kadahilanang ito lamang.
6. Pagsunod sa Information Rights Management (IRM).
Ang personal na data ay naging mas mahalaga kaysa dati. Maraming industriya na may mahigpit na mga kinakailangan sa pagsunod na dapat sundin ng iyong negosyo upang gumana. Pangangalaga sa kalusugan, gobyerno at depensa, parmasyutiko at biotechnology – ilan lamang ito sa mga merkado na inuuna ang seguridad ng data, dahil masyadong mataas ang panganib ng paglabag sa data.
Upang tumulong sa pagsunod sa mga kinakailangang ito, mayroon ang Microsoft Pamamahala ng Mga Karapatan sa Impormasyon para sa Visio. Ito ay isang hiwalay na software tool na nagsisilbing add-on sa pangunahing software, pati na rin ang iba pang mga piling produkto ng Microsoft. Pinapayagan ka nitong limitahan ang pag-access sa mga protektadong dokumento ng Visio at pamahalaan ang pag-access sa isang indibidwal o pangkat na batayan gamit ang mga pahintulot.
Magsimula sa Microsoft Visio
Ang mga hindi mahusay na daloy ng trabaho ay isang balakid sa isang mabilis at mahusay na kapaligiran sa trabaho. Nilalayon ng Microsoft Visio na baguhin iyon sa pamamagitan ng pagbibigay sa iyo ng mga tampok na kinakailangan upang pasimplehin ang paglikha ng mga na-optimize na daloy ng trabaho upang mabawasan ang basura at bigyang-priyoridad ang kahusayan.
Dahil maraming mga lisensya at bersyon na mapagpipilian, malaki ang pagkakataong makakahanap ka ng isa na nababagay sa iyong mga pangangailangan. Samantalahin ang mga benepisyo sa pagpapabuti ng daloy ng trabaho na iniaalok ng Microsoft Visio ngayon sa pamamagitan ng paggalugad sa hanay ng Mga lisensya ng Microsoft Visio kailangan nating mag-alok bilang a Certified Microsoft Partner.
