Paano Gumawa ng Mail Merge mula sa Excel hanggang Word

Panimula

Nagbibigay-daan sa iyo ang pagsasama ng mail na i-automate ang proseso ng paggawa ng mga personalized na dokumento gamit ang data na nakaimbak sa isang Excel spreadsheet at mga template sa Microsoft Word. Sa tutorial na ito, tatalakayin natin ang:

1. Paghahanda ng Iyong Data sa Excel
2. Paggawa ng Mail Merge Document sa Word
3. Paglalagay ng Merge Fields
4. Pagkumpleto ng Mail Merge
5. Pagpi-print o Pag-save ng Iyong Pinagsamang Mga Dokumento

Hakbang 1: Paghahanda ng Iyong Data sa Excel

Bago mo simulan ang proseso ng mail merge, tiyaking maayos ang pagkakaayos ng iyong data sa Excel:

– Gumawa ng header row na may malinaw na mga label ng column.

– Ang bawat column ay dapat na kumakatawan sa isang field ng data (hal., “First Name,” “Apelyido,” “Address”).

– Ipasok ang data para sa bawat tatanggap sa kasunod na mga hilera.

Hakbang 2: Paglikha ng Mail Merge Document sa Word

1. Buksan ang Microsoft Word.
2. Mag-click sa tab na “Mailings” sa ribbon.
3. Piliin ang "Start Mail Merge" at piliin ang uri ng dokumentong gusto mong gawin (hal., Mga Sulat, Sobre, Mga Label).

Hakbang 3: Paglalagay ng Merge Fields

1. Mag-click sa "Insert Merge Field" sa tab na "Mailings".
2. May lalabas na listahan ng mga field mula sa iyong Excel spreadsheet. Piliin ang field na gusto mong ipasok (hal., “First Name”).
3. Ulitin ang prosesong ito para sa bawat field na gusto mong isama sa iyong dokumento.
4. Magdagdag ng anumang teksto o bantas kung kinakailangan upang i-format ang iyong dokumento.

Hakbang 4: Pagkumpleto ng Mail Merge

1. Mag-click sa "Pumili ng Mga Tatanggap" sa tab na "Mga Mail" at piliin ang "Gumamit ng Umiiral na Listahan."
2. Mag-browse at piliin ang iyong Excel spreadsheet.
3. I-verify na natukoy nang tama ng Word ang data source at sheet.
4. I-click ang “OK.”

Hakbang 5: Pagpi-print o Pag-save ng Iyong Mga Pinagsamang Dokumento

1. I-click ang "Tapusin at Pagsamahin" sa tab na "Mga Mail".
2. Pumili ng isa sa mga sumusunod na opsyon:

– I-edit ang Mga Indibidwal na Dokumento: Nagbibigay-daan ito sa iyo na suriin ang bawat dokumento bago i-print o i-save.

– I-print ang mga Dokumento: Direktang i-print ang iyong pinagsamang mga dokumento.

– I-save ang Mga Dokumento: I-save ang iyong pinagsamang mga dokumento bilang hiwalay na mga file (hal., PDF o Word).

Konklusyon

Ang pagsasama-sama ng mail mula sa Excel hanggang Word ay isang mahusay na tampok na nag-streamline sa proseso ng paggawa ng mga personalized na dokumento para sa maraming tatanggap. Nagpapadala ka man ng mga titik, label, o sobre, ang prosesong ito ay makakatipid sa iyo ng oras at matiyak ang katumpakan. Tiyaking maayos ang iyong data sa Excel at sundin ang mga sunud-sunod na tagubilin sa Word upang matagumpay na magsagawa ng mail merge.