Paano Ma-master ang Iyong Mga Koneksyon sa Outlook
Nagsimula na bang bumuo ng bagong contact sa Outlook upang i-pause lang, iniisip kung mayroon na ba sila? O marahil ay nag-import ka ng dobleng subset ng mga koneksyon mula sa isa pang application nang hindi sinasadya. Ang mga duplicated na contact sa Outlook ay lumilikha ng kalituhan – nawawalang konteksto sa mga relasyon, baluktot na pag-uulat ng data, mga pagkakamali sa pag-coordinate ng mga koneksyon. At ang mga overstuffed na direktoryo ay nagpapalaki ng memorya habang ang isang pangalan ay bumubuo ng walang katapusang pag-uulit.
Sa kabutihang palad ang problemang ito ay may mga solusyon! Maraming mabisang kasanayan sa Outlook ang nagpapanatili ng kalidad ng pakikipag-ugnayan, nahuhuli nang maaga ang pagdoble at matalinong pinagsama kapag lumalabas ang maramihan. Magbasa pa para matutunan ang mga diskarteng nagpapabago sa mga walang kabuluhang direktoryo sa mga pangunahing pinagmumulan ng katotohanan sa iyong mga nasasakupan habang pinipigilan ang masasakit na pagdoble ng mga sakuna. Oras na para matugunan ang "Sino Sino" ng mga contact na ginawa nang tama!
Malinis na Bahay: Mga Unang Hakbang sa Pagharap sa Duplikasyon
Kapag nakaramdam ng pagod sa kaguluhan sa direktoryo ng Outlook, simulan ang pagbawi ng kontrol sa pamamagitan ng paglilinis. I-access ang tool na Maghanap ng Mga Duplicate sa tab na Home na nagba-flag ng mga malamang na pag-uulit para sa pagsusuri gamit ang mga algorithm na nagtatasa ng pagkakatulad. Masusing suriin ang mga na-flag na opsyon upang matukoy kung may katuturan ang pagsasama-sama batay sa mga partikular na punto ng data. Minsan ang mga hindi pagkakapare-pareho tulad ng mga kahaliling email o mga variation ng address ay lumilikha ng mga nakikitang duplicate kapag nilayon ng mga contact na maghiwalay.
Kapag natukoy na ang mga tiyak na doble, pagsamahin sa isang gintong talaan na nagpapanatili ng lahat ng nauugnay na impormasyon. Maingat na subaybayan ang mga field na pinagsama-sama upang maiwasan ang pag-overwrite ng tamang data na may mga hindi napapanahong detalye. Katulad nito, gamitin ang Mga Contact > Maghanap at Pagsamahin ang Mga Duplicate na Contact na partikular na nakatuon sa mga duplicate na domain ng email. Ang pana-panahong kalinisan ay nakikilala ang mga slip-up nang maaga bago palakihin ng multiplikasyon ang mga abala sa pagwawasto sa kalsada.
Umayos: Magtatag ng Intuitive Contact Structure
Nagsisimula ang pag-iwas sa pamamagitan ng pag-aayos ng iyong direktoryo sa mga intuitive na bucket na umaayon sa mga function at ugnayan ng negosyo sa pamamagitan ng mga manual na folder o mga auto-category. Tinutulungan ng mga folder ang pagpapangkat ng mga contact sa mga high-level na segment tulad ng Mga Kliyente o Mga Kasosyo, habang ang mga kategoryang may kulay na naka-code ay higit na nahahati sa mga takdang-aralin tulad ng Client-Healthcare o University-Alumni.
Mapa ang folder at arkitektura ng kategorya na maingat na nakabatay sa kung paano ka nakikipag-ugnayan sa iba't ibang mga contact. Iwasang mag-overpack ng mga maling koneksyon tulad ng pag-cluster ng mga indibidwal na Klient K contact sa ilalim ng universal K. Pinapababa nito ang praktikal na konteksto. Ang mga istrukturang disenyo na nagpo-promote ng simpleng pagtatalaga ng segment sa pamamagitan ng pare-parehong mga convention sa pag-label ay natural na ginagaya ng mga tagasunod. Magtatag ng pamamahala na tinitiyak ang pagkakapare-pareho.
Mga Clean Import: Protektahan ang Kalidad Sa Pagpasok
Maraming mga duplicate na isyu sa pakikipag-ugnayan ang lumitaw sa pagsisimula... sa pamamagitan ng magugulong proseso ng pag-import. Madaling nakakakuha ang Outlook ng mga direktoryo sa labas mula sa mga email signature o mga pampublikong database, ngunit pinagsasama-sama ang data na walang kasipagan upang ihanay, linisin at pagsamahin nang maaga. Sundin ang mahigpit na mga alituntunin sa pre-import para sa master list aggregation:
1) I-standardize ang formatting, capitalization, abbreviations
2) Tanggalin ang mga bahagyang talaan na nawawala ang mga pangunahing detalye
3) Kilalanin at pagsamahin muna ang mga duplicate
4) Structure import file/table ayon sa kumpanya at mga contact
Bagama't manu-manong nakakapagod, nakakatipid ito sa masakit na pagtatanggal ng mga direktoryo ng Frankenstein sa ibang pagkakataon. Mag-input ng mga disiplinadong balangkas na nagpapanatili sa dati nang nakabalangkas na mga istruktura ng organisasyon sa pamamagitan ng wastong na-parse na pag-import.
Manatiling Mapagbantay: I-configure ang Mga Panuntunan na Pangalagaan ang Integridad
Pigilan ang pagdoble sa hinaharap nang direkta sa loob ng Outlook sa pamamagitan ng pag-configure ng Mga Panuntunan na nag-uudyok o nagbabawal sa mga duplicate na pag-save sa mga bagong pagtatangka sa paglikha. I-access ang wizard ng Mga Panuntunan at piliin ang mga naaangkop na kundisyon tulad ng "umiiral na ang email address sa pakikipag-ugnay" upang ma-trigger ang mga nais na alerto sa pagdoble. Isaalang-alang ang mga panuntunan na nagpapakita lamang ng mga babala upang suriing muli ang katumpakan kumpara sa ganap na pagharang sa paggawa ng contact maliban kung may mga override.
I-customize ang mga panuntunang inilalapat sa oras ng pagpasok upang umangkop sa mga karaniwang sitwasyon sa pakikipag-ugnayan sa bawat iyong mga grupo ng pakikipagtulungan. Ang mataktikang ipinatupad na mga panuntunan ay nakikipag-ugnayan sa mga user upang itaguyod ang kalidad sa daloy ng trabaho sa halip na hadlangan ang pagiging produktibo sa pamamagitan ng sobrang mahigpit na mga bloke. Panatilihin ang integridad ng direktoryo nang hindi nagpapakilala ng mga nakakapagod na bottleneck.
Sustain Connections: Panatilihing Napapanahon ang Relationship Mapping
Higit pa sa mga contact mismo, biswal din ang pagmamapa ng mga interconnection sa pagitan ng mga contact na nagha-highlight ng mga maimpluwensyang access point. Mga network ng relasyon sa diagram sa pamamagitan ng mga org chart o mga tool sa pagmamapa ng koneksyon ng LinkedIn. Paulit-ulit na i-refresh ang mga mapa ng relasyon dahil sa madalas na pagbabago ng organisasyon na nakakaapekto sa mga tungkulin sa pakikipag-ugnayan sa paglipas ng panahon.
Bagama't orihinal na mga manu-manong paglalarawan, ang mga app tulad ng Contactually o Mixmax ay isinasama na ngayon sa mga direktoryo ng Outlook upang awtomatikong i-update ang mga CRM-style na visual network habang umuunlad ang mga relasyon. Ito ay nagpapanatili ng malaking larawan ng kamalayan sa kung sino ang nakakaalam kung sino sa gitna ng Outlook ay direktang nakikipag-ugnayan upang hindi mo mawala ang pagsubaybay sa mga kritikal na tulay na dating napeke.
Sa Buod
Direktang humihimok ng produktibidad, kahusayan sa pagbebenta at epektibong pakikipag-ugnayan sa nasasakupan sa paglipas ng panahon ang mataas na kalidad na mga direktoryo ng contact sa Outlook. Ngunit ang mga nadobleng talaan ay lumilikha ng magastos na kalituhan at magulong data. Bagama't hindi maiiwasang magdulot ng paunang pananakit ng ulo ang pagkawasak ng kaguluhan, sundin ang pinakamahuhusay na kagawian dito upang malinis na bumuo ng mga master source at mapanatili ang pasulong sa pamamagitan ng organisasyon, mga panuntunan at pagmamapa ng relasyon. Mamuhunan ng maaga at umani ng pangmatagalang produktibidad na nagpapabilis ng epekto!
Ngayon na ang iyong turn – anong mga taktika ang inilapat mo upang ayusin at maiwasan ang kaguluhan sa pagdoble ng contact? Mangyaring ibahagi ang anumang pinaghirapang aralin upang mapakinabangan nating lahat ang ROI ng ating Outlook address book!
