Paano Magsagawa ng Mail Merge sa Outlook mula sa Excel

Panimula

 

Ang pagsasama ng mail sa Microsoft Outlook ay isang mahusay na feature na nagbibigay-daan sa iyong magpadala ng mga personalized na email sa isang listahan ng mga tatanggap na nakaimbak sa isang Excel spreadsheet. Nagpapadala ka man ng mga newsletter, anunsyo, o mga personalized na mensahe, gagabay sa iyo ang tutorial na ito sa proseso ng hakbang-hakbang.

 

Hakbang 1: Ihanda ang Iyong Data sa Excel

 

Bago ka makapagsagawa ng mail merge sa Outlook, kailangang maayos ang iyong data sa Excel:

 

– Gumawa ng header row na may malinaw na mga label ng column (hal., “First Name,” “Apelyido,” “Email Address”).

– Ipasok ang data ng tatanggap sa kasunod na mga hilera, na tinitiyak na ang bawat column ay naglalaman ng kaukulang impormasyon.

 

Hakbang 2: Ilunsad ang Microsoft Word para sa Komposisyon ng Email

 

1. Buksan ang Microsoft Word.
2. Mag-click sa "File" at piliin ang "Options."
3. Sa dialog box ng Word Options, mag-click sa "Add-Ins."
4. Sa seksyong “Mga Add-In,” piliin ang “COM Add-in” mula sa drop-down na menu at i-click ang “Go…”
5. Lagyan ng check ang kahon sa tabi ng "Microsoft Office Mail Merge" at i-click ang "OK."
6. Isara at buksan muli ang Microsoft Word.

 

Hakbang 3: Kumonekta sa Iyong Pinagmulan ng Data ng Excel

 

1. Mag-click sa tab na “Mailings” sa ribbon.
2. Piliin ang “Start Mail Merge” at piliin ang “Email Messages.”

Hakbang 4: Ipasok Pagsamahin Mga patlang

 

1. Ilagay ang iyong cursor sa dokumento ng Word kung saan mo gustong maglagay ng merge na field.
2. Mag-click sa "Insert Merge Field" sa tab na "Mailings".
3. May lalabas na listahan ng mga field mula sa iyong Excel spreadsheet. Piliin ang field na gusto mong ipasok (hal., “First Name”).
4. Ulitin ang prosesong ito para sa bawat field na gusto mong isama sa iyong email (hal., “Apelyido,” “Email Address”).

 

Hakbang 5: Kumpletuhin ang Mail Merge

 

1. Mag-click sa "Pumili ng Mga Tatanggap" sa tab na "Mga Mail" at piliin ang "Gumamit ng Umiiral na Listahan."
2. Mag-browse at piliin ang iyong Excel spreadsheet na naglalaman ng data ng tatanggap.
3. I-verify na natukoy nang tama ng Word ang data source at sheet.
4. I-click ang “OK.”

 

Hakbang 6: I-preview at Tapusin ang Mail Merge

 

1. I-click ang "I-preview ang Mga Resulta" sa tab na "Mga Mail" upang matiyak na ang mga merge na field ay mapupuno nang tama.
2. Suriin ang preview upang kumpirmahin na lumalabas ang nilalaman ng email gaya ng inaasahan.
3. I-click ang "Tapusin at Pagsamahin" sa tab na "Mga Mail".
4. Piliin ang "Magpadala ng Mga Mensahe sa Email."
5. Sa dialog box na "Pagsamahin sa Email":

– Piliin ang merge field para sa field na “To:” (karaniwan ay ang email address).

– I-click ang “OK.”

 

Hakbang 7: Kumpletuhin ang Email Merge sa Outlook

 

1. Magbubukas ang Outlook, at lalabas ang isang dialog box na "Mail Merge".
2. Tiyaking napili ang "HTML" bilang format ng email.
3. I-click ang "OK" upang simulan ang proseso ng pagsasama ng email.

 

Konklusyon

 

Ang pagsasagawa ng mail merge sa Outlook mula sa isang Excel spreadsheet ay makakatipid sa iyo ng oras at pagsisikap kapag nagpapadala ng mga personalized na email sa isang listahan ng mga tatanggap. Sundin ang mga hakbang na nakabalangkas sa tutorial na ito upang gumawa at magpadala ng mga customized na email nang mahusay. Gamit ang kasanayang ito, maaari mong epektibong makipag-usap sa iyong mga contact habang pinapanatili ang isang personal na ugnayan.