Microsoft Office is adding new features all the time, so make sure you have the latest version of the software. If you have a subscription sa Microsoft 365, you can update apps from Microsoft Auto-Update app updates, or just allow them to update automatically. Otherwise, if you purchased a standalone version of Microsoft Office, be aware that you may need to upgrade to access some of the features listed below.
Tip 1: Gamitin ang OneDrive para awtomatikong i-save ang mga pagbabago
Ang OneDrive ay isang serbisyo sa cloud storage para sa Microsoft Office na magagamit mo kahit na mag-subscribe ka sa Microsoft 365 o hindi. Hindi lamang pinapayagan ka ng OneDrive na i-access ang lahat ng iyong mga file mula sa kahit saan, ngunit maaari mo ring ikonekta ang OneDrive sa Microsoft Office software upang samantalahin ang tampok na autosave.
Once enabled, changes will be updated to the cloud in real time. Additionally, OneDrive can store multiple versions of a document so that you can easily compare and roll back to previous versions as needed. Anyone who has ever lost an hour of work due to a computer malfunction or power outage will know how much time this feature can save. To find older versions in Microsoft 365, click File > Information > Version History.
Tip 2: Isang mabilis na paraan para maunawaan ang saklaw ng iyong suite
Ang isa sa pinakamalaking benepisyo ng Microsoft Office ay ang pagkakapare-pareho ng karanasan ng user sa mga application. Nangangahulugan ito na karamihan sa mga keyboard shortcut ay gumagana sa parehong paraan sa Word, Excel, at PowerPoint. Ang pag-aaral ng mga utos na ito ay maaaring lubos na mapabuti ang iyong kahusayan sa trabaho. Ctrl + S (⌘S) para sa pag-save, Ctrl + P (⌘P) para sa pag-print, at higit pang mga hindi malinaw na command tulad ng Ctrl + D (⌘D) para sa mga font, ay available sa buong suite.
Ang isang mahusay na tip sa pagiging produktibo ay ang pagbibigay sa mga empleyado ng isang listahan ng mga karaniwang ginagamit na mga shortcut na maaari nilang i-refer kung kinakailangan hanggang sa ito ay maging pangalawang kalikasan.
Tip 3: Gamitin ang Tell Me (Word)
Ang feature na “Tell Me” ay nagbibigay sa iyo ng mabilis na access sa halos anumang command. (Pinagmulan ng larawan: Microsoft)
The “Tell me (what you want to do)” feature was added to Microsoft Office 2016, but once you learn how to use it, it’s a godsend. Want to change your style? Type “style”. Crop a photo? Type “crop”. Insert tables, add notes, change layouts, update designs, and read text aloud – almost every Office feature is quick and easy to access from this menu, and Smart Suggestions make it easy to find what you’re looking for with just a word or two.
Gayunpaman, patuloy na ina-update ng Microsoft 365 ang feature set nito, na maaaring wala sa mga mas bagong bersyon.
Tip 4: Gamitin ang button na Ibahagi para mabilis na magbahagi ng dokumento
Ang pindutan ng pagbabahagi ay matatagpuan sa kanang sulok sa itaas ng app at magagamit upang mabilis na magbahagi ng mga dokumento sa pamamagitan ng OneDrive, email, AirDrop (Mac lang), at iba pang mga serbisyo ng third-party. Sa halip na buksan ang iyong email client, mag-browse sa mga file ("Saan ko ito na-save muli?"), i-click lamang ang "Ibahagi" na buton at piliin ang iyong mga tatanggap.
Tip 5: Hanapin at palitan
Kung kailangan mong baguhin ang isang salita o isang pangkat ng mga salita sa isang buong dokumento, maaari mong gamitin ang tampok na Find and Replace para magawa ito nang mabilis. Pindutin lamang ang Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) at lalabas ang Find and Replace dialog box. I-type ang text na gusto mong baguhin sa kahon ng Find, i-type ang kapalit na text sa kahon ng Palitan, at pagkatapos ay i-click ang button na Palitan. Hahanapin ng Office ang dokumento at gagawa ng mga pagbabago kung kinakailangan.
You can also replace with non (leaving the Replacement field blank) to remove multiple instances of a word.
Tip 6: Advanced na Paghahanap at Palitan
Mayroong higit pa sa makapangyarihang tool na ito kaysa sa nakikita ng mata. Sa pamamagitan ng pag-click sa button sa kaliwang sulok sa ibaba ng dialog box, maa-access mo ang mga advanced na feature upang agad na baguhin ang estilo ng font, mga setting ng talata, at higit pa para sa anumang tekstong kailangan mo.
Halimbawa, maaari mong mahanap ang lahat ng naka-bold na teksto at itakda ang font sa pula, o piliin ang lahat ng teksto para sa isang partikular na wika at italicize ang mga italics. Gamitin ito sa tuwing kailangan mong gumawa ng maraming pagbabago sa isang partikular na istilo ng teksto.
Tip 7: Ayusin at i-istilo ang iyong magagandang dokumento
Nakapagtataka kung gaano karaming tao ang gumagamit ng Microsoft Office araw-araw ngunit hindi pa rin sinasamantala ang mga istilo upang gawing simple ang mga dokumento at magsulat nang mas mabilis. Matatagpuan ang mga istilo sa ilalim ng tab na Home, na nagbibigay-daan sa iyong maglapat agad ng mga setting ng font na paunang dinisenyo. Maaari mo ring baguhin ang mga istilong ito upang umangkop sa iyong mga pangangailangan at dokumentasyon. Kapag binago mo ang tema, awtomatikong ina-update ang mga istilo, na ginagawang madali upang mabilis na baguhin ang hitsura at pakiramdam ng iyong buong dokumento.
Tip 8: Gamitin ang Spike para kopyahin at i-paste ang maraming item
Nagbibigay-daan sa iyo ang madaling gamiting feature na ito na kumopya ng maramihang mga item at i-paste ang mga ito nang sabay-sabay. Piliin lang ang unang bloke ng text, pindutin ang Ctrl + F3 o ⌘F3, at magpatuloy sa susunod. Sa bawat oras na pinindot mo ang Ctrl o Command + F3, ang teksto ay nai-save, at iba pa. Kapag handa ka nang i-paste ang lahat, i-type ang Ctrl + Shift + F3 o ⌘⇧F3. Maaari mo ring i-type ang "spike" (maliit na titik) at pindutin ang Enter, at ang na-save na teksto ay mananatili sa memorya para sa susunod na pagkakataon.
Tip 9: Kopyahin at i-paste ang pag-format
Pindutin ang Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) upang kopyahin ang pag-format (mga estilo ng font at talata, mga kulay, pagkakahanay, atbp.) at Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) upang i-paste ang pag-format sa napiling teksto upang mabilis na gawing simple ang teksto block formatting.
Tip 10: I-personalize ang Office ribbon
Kung nakikita mo ang iyong sarili na patuloy na naghahanap ng ilang partikular na feature sa iyong menu o expander, huwag mag-atubiling idagdag ang mga ito sa harap at gitna ng ribbon. Magagawa mo ito sa ilalim ng Ribbon & Toolbars > Preferences, o maaari kang pumunta sa File > Options > Customize Ribbon. Maaaring mabigla ka sa bilang ng mga feature na maaari mong idagdag sa ribbon para sa mabilis na pag-access. Maaari mo ring itago ang ribbon upang makakuha ng mas maraming espasyo sa pamamagitan ng pag-click nang isang beses sa bukas na tab, pagpunta sa View Ribbon, o pag-type ng Ctrl+F1 (⌥⇧R) >.
Tip 11: I-double click para pumili ng talata
Alam ng karamihan na maaari mong i-double click ang isang salita upang piliin ito. Maaari ka ring mag-triple-click ng isang salita upang pumili ng isang buong talata, na madaling gamitin para sa paglipat ng malalaking tipak ng teksto habang nag-e-edit.
Tip 12: Ayusin ang AutoCorrect upang umangkop sa iyo
Karaniwang reklamo na ang Microsoft Office ay nagbabago ng text habang nagta-type ka, kahit na sigurado ka sa ibig mong sabihin. Maaari mong isaayos ang mga setting na ito sa ilalim ng Tools > AutoCorrect Options. Maaari mong tanggalin ang anumang mga salita na bumabagabag sa iyo, o magdagdag ng mga salita na madalas mong i-type nang mali. Maaari ka ring magdagdag ng mga simbolo, tulad ng pagpapalit ng (c) ng © .
Tip 13: Paghambingin ang mga dokumento nang magkatabi (Windows lang)
Siyempre, maaari mong buksan ang hiwalay na mga bintana at ilagay ang mga ito nang magkatabi, ngunit ang side-by-side na tampok ng Microsoft Office ay nagpapatuloy sa isang hakbang sa naka-synchronize na pag-scroll, na maaaring makatipid ng maraming oras kapag naghahambing at nag-e-edit ng mga mahabang bersyon ng dokumento.
Tip 14: Gamitin ang Split View upang makita ang dalawang magkaibang bahagi ng parehong dokumento
Ito ay isang mahusay na tool kapag kailangan mong gumawa ng mga pagbabago sa isang bahagi ng isang dokumento habang tinutukoy ang isa pang bahagi ng dokumento (halimbawa, kapag nagsusulat ng panimula o konklusyon). Pumunta lang sa View ribbon at piliin ang Split View. Maaari kang mag-scroll sa iba't ibang mga seksyon sa bawat window nang nakapag-iisa at gumawa ng mga pagbabago sa isa sa mga ito.
Tip 15: Kopyahin at i-paste na parang pro
Halos lahat ay alam kung paano kumopya at mag-paste ng mga bloke ng teksto, ngunit alam mo ba na maaari mong mabilis na mag-paste ng teksto nang walang pag-format, o direktang mag-paste ng larawan o PDF sa isang dokumento? I-type lamang ang Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) at makakakita ka ng dialog box ng mga pagpipilian.
Sa Word, maaari mong gamitin ang dialog box na ito upang i-paste ang teksto nang walang pag-format, habang sa Excel maaari mong i-paste lamang ang mga halaga, pag-format o komento, lahat maliban sa mga hangganan, at kahit na mga karagdagan, pagbabawas, pagpaparami, at kabuuan ng Division.
Tip 16: I-customize ang shortcut menu
Maaari kang magdagdag ng mga madalas na ginagamit na feature sa Quick Access Toolbar sa anumang shortcut menu ng app sa pinakatuktok ng isang dokumento. Bilang default, makakakita ka ng mga command tulad ng I-save, I-print, at I-undo, ngunit maaari kang magdagdag ng halos anumang bagay dito. I-click lamang ang arrow sa kanan upang magdagdag ng mga command kung kinakailangan.
Tip 17: Pagsamahin ang Mga Hugis (Powerpoint)
Maaari mong pagsamahin ang iba't ibang mga simpleng hugis upang makagawa ng mas kumplikadong mga hugis na mukhang mahusay sa iyong mga presentasyon, at hindi mo kailangan ng magarbong tool tulad ng Illustrator para gawin ito. Piliin lamang ang mga hugis na gusto mong pagsamahin at i-click ang "Pagsamahin ang Mga Hugis" sa ilalim ng tab na "Format". Ang mga pinagsamang hugis na ito ay maaaring kopyahin at i-paste sa iba pang mga application tulad ng Word.
Tip 18: Gumamit ng conditional formatting para dynamic na mag-format ng mga cell (Excel)
Nagbibigay-daan sa iyo ang conditional formatting na maglapat ng mga istilo sa mga partikular na cell batay sa kanilang halaga o nilalaman. Halimbawa, maaaring gusto mong itakda ang bawat positibong halaga sa berde at bawat negatibong halaga sa pula. Piliin lang ang mga cell na gusto mong i-format at gamitin ang tab na Conditional Formatting sa Home ribbon. Mayroong maraming mga preset, o maaari mong tukuyin ang iyong sariling mga panuntunan at equation.
ibuod
Ang Microsoft Office ay isa sa mga pinakamahusay na suite ng opisina na may napakaraming makapangyarihang opsyon na makakatulong sa iyong pasimplehin ang trabaho ng iyong mga empleyado at pataasin ang pagiging produktibo. Hikayatin ang mga miyembro ng koponan na galugarin ang software at aktibong magbahagi ng mga tip at trick. Ang pagtuklas ng mga bagong feature ay hindi lamang masaya at kapana-panabik, ngunit pinapadali nito ang pakikipagtulungan at nagbibigay-daan sa mga empleyado na makapagtapos ng higit pa sa mas kaunting oras habang nagtatrabaho nang mas kumportable.
Walang mga produkto sa cart.