10 Mga Tip para sa Mastering Excel, Word, at PowerPoint
Panimula
Microsoft Office remains the most widely used office suite in both professional and personal contexts. Mastering apps like Word, Excel, and PowerPoint is invaluable for boosting productivity and unlocking the full potential of Office.
In this article, I’ll share 10 of my top tips for elevating your Office skills. These actionable tips range from little-known shortcuts to advanced formulas. Read on to become a power user of Microsoft’s leading software suite.
Mga Advanced na Formula ng Excel
Namumukod-tangi ang Excel para sa mga magagaling na formula at function nito para sa pag-crunch ng mga numero, pagmamanipula ng data, at pagsasagawa ng mga kumplikadong kalkulasyon. Narito ang dalawang formula na nagkakahalaga ng pagdaragdag sa iyong Excel toolkit:
VLOOKUP – This handy function looks and retrieves data from another part of your spreadsheet. Use VLOOKUP to connect disjointed sets of data based on a shared identifier.
Mga Pivot Table – Agad na bumuo ng mga interactive na pivot table upang i-summarize ang malalaking set ng data. I-drag at i-drop ang mga field upang dynamic na i-filter, ayusin, at ipakita ang mga pangunahing punto ng data.
Kabisaduhin ang dalawang advanced na formula na ito para ma-access ang mas malalalim na insight mula sa kumplikadong data ng Excel.
Mga Shortcut sa Keyboard sa Word
Ang mahusay na pagtatrabaho sa Word ay nangangahulugan ng pag-maximize sa iyong paggamit ng mga madaling gamiting keyboard shortcut. Narito ang tatlong dapat italaga sa memorya:
CTRL + C - Kopyahin ang napiling teksto
CTRL + V – Paste the copied text
CTRL + Z - I-undo ang iyong huling aksyon
Ang mga keyboard shortcut ay lubhang nagpapabilis sa pag-edit at pag-format ng mga dokumento sa Word. Iwasan ang patuloy na pag-click sa pamamagitan ng paggamit ng mga kumbinasyon ng key na nakakatipid sa oras tulad ng mga ito.
Mga Tip sa Disenyo ng PowerPoint Presentation
Ang magandang disenyo ay nagpapataas ng isang PowerPoint mula sa drab hanggang sa dramatiko. Isaisip ang tatlong prinsipyo ng disenyo na ito:
Consistency – Panatilihin ang consistency sa mga font, kulay, at layout sa mga slide. Masyadong maraming variation ang nakakagambala.
Limit text – Focus on visuals, key points, and sparse text. Avoid walls of text.
Directlines – Gumamit ng directlines para gabayan ang mga mata ng audience sa pamamagitan ng mga slide. Ihanay ang mga elemento sa mga linyang dayagonal o sa mga pormasyong tatsulok.
Ang pagsunod sa mga pangunahing kasanayan sa disenyo ay nagpapabuti sa aesthetic na karanasan at epekto ng iyong mga PowerPoint deck.
Makipagtulungan sa Real-Time sa Office Online
Binibigyang-daan ka ng Office Online na tingnan, gumawa, at i-edit ang mga dokumento ng Office mula sa anumang web browser. Samantalahin ang real-time na co-authoring para maayos na makipagtulungan sa mga proyekto.
Maaaring gumana ang maraming tao sa parehong dokumento nang sabay-sabay at makita ang mga pagbabago ng bawat isa sa Word, Excel, at PowerPoint. Ginagawa ng Office Online ang anumang file sa pagsisikap ng koponan.
I-unlock ang 'Tell Me' Tool sa Office
Natigil sa pagsubok na maghanap ng isang partikular na command o feature sa Word o Excel? Gamitin ang makapangyarihang tool na 'Tell Me', na makikita sa ilalim ng tab na Home.
I-type lamang ang isang paglalarawan ng gawain na gusto mong gawin o ang tool na kailangan mong hanapin. Ipapakita ng Office ang mga opsyon at shortcut para tulungan kang kumilos. Ang 'Tell Me' ay nagbibigay ng madaling ruta sa pagtuklas ng mas malalalim na kagamitan ng Office.
I-scan ang Mga Dokumento gamit ang Office Lens App
Libre ang Office Lens Microsoft app para sa iOS and Android that turns your phone into a powerful scanner. Instantly scan handwritten notes, printed documents, business cards, or whiteboards and save them as editable Office files.
Gumamit ng teknolohiya ng OCR upang gawing naa-access ang mga na-scan na dokumento para sa pagkopya o paghahanap ng teksto. Pina-streamline ng Office Lens ang pag-digitize ng mga pisikal na dokumento habang on the go.
Master Track Mga Pagbabago sa Word
Ang pakikipagtulungan sa Word docs ay ginagawang madali gamit ang Track Changes. Hinahayaan ka ng feature na ito na malinaw na makita kung saan nagsagawa ng mga pag-edit ang mga kapwa may-akda.
Ang Track Changes ay nagpapakita ng mga pagpapasok, pagtanggal, at komento sa bawat may-akda na minarkahan ng ibang kulay. Tanggapin o tanggihan ang mga pagbabago kung kinakailangan.
Ang pag-master ng Mga Pagbabago sa Track ay tumutulong sa mga team na mag-collaborate nang walang putol habang pinapanatili ang attribution.
I-customize ang Quick Access Toolbar
I-personalize ang Word, Excel, at PowerPoint sa pamamagitan ng pag-customize sa Quick Access Toolbar. Hinahayaan ka ng madaling gamiting toolbar na ito na magdagdag ng mga shortcut sa mga madalas na ginagamit na command.
Upang i-edit ang toolbar, i-right-click ito at piliin ang 'I-customize ang Quick Access Toolbar'. Pagkatapos ay pumili ng mga command na idaragdag o aalisin, kabilang ang iba't ibang opsyon sa pag-save, pag-undo, at pag-format.
Buuin ang perpektong custom na Quick Access Toolbar na nakatutok para sa iyong workflow.
Yakapin ang Mga Template ng Opisina
Laktawan ang pagsisimula ng mga proyekto mula sa simula sa pamamagitan ng pag-tap sa napakalaking seleksyon ng mga template ng Office para sa mga dokumento, spreadsheet, at mga presentasyon.
Mag-browse ng libu-libong mga template na dinisenyong propesyonal para sa mga resume, badyet, newsletter, imbitasyon, kalendaryo, at higit pa. Maghanap batay sa industriya o tema upang mahanap ang perpektong template, pagkatapos ay i-customize sa iyong mga pangangailangan.
Hayaang bigyan ka ng mga template ng tumatakbong simula sa iyong susunod na proyekto sa Office.
Mag-imbak ng mga File sa Cloud gamit ang OneDrive
Ang pagsasama ng OneDrive ay ginagawang seamless ang pag-save at pagbabahagi ng mga Office file sa pamamagitan ng awtomatikong pag-iimbak ng mga ito sa cloud. I-access ang iyong mga dokumento mula sa anumang device at paganahin ang malayuang pakikipagtulungan.
Gamitin ang OneDrive upang pamahalaan ang kasaysayan ng bersyon at mga pag-backup din ng file. Ginagawang mas makapangyarihan ng Cloud connectivity ang Office kapag ipinares sa Microsoft OneDrive.
Konklusyon
Ang Mastering Office ay higit pa sa mga pangunahing kaalaman tulad ng pagsusulat ng mga dokumento at pagbuo ng mga spreadsheet. Samantalahin ang mga tip na ito upang i-unlock ang mga tool na nakakatipid sa oras, palakasin ang pakikipagtulungan, pataasin ang pagiging produktibo, at gawing mas mahusay at epektibo ang iyong trabaho sa Word, Excel, PowerPoint, at higit pa.
Anong mga trick o tool sa Office ang nagtrabaho para sa iyo? Ibahagi ang iyong mga tip sa mga komento para sa mastering ng suite!
