Entdecken Sie die verborgenen Schätze von Office
Microsoft Office ist vollgepackt mit hilfreichen Features und Funktionen, die die Produktivität am Arbeitsplatz steigern. Einige der nützlichsten Office-Tools sind jedoch relativ unbekannt und hinter Menüs und komplexen Einstellungen verborgen. In diesem Artikel beleuchten wir einige der verborgenen Schätze von Office – obskure, aber praktische Funktionen, die Ihren Arbeitsablauf verbessern. Lesen Sie weiter, um die volle Leistung von Word, Excel, PowerPoint und mehr freizuschalten!
Fenster fixieren, um Excel-Referenzen zu vereinfachen
- Mit Microsoft Excel können Sie umfangreiche, datenreiche Arbeitsblätter erstellen. Große Tabellen führen jedoch häufig dazu, dass Sie ständig den Überblick darüber verlieren, welche Spalten welche Werte darstellen. Das Excel-Tool „Fenster fixieren“ löst dieses Problem.
- Durch Fixieren der obersten Zeile und/oder ersten Spalte auf einem Blatt bleiben diese Überschriften auf dem Bildschirm fixiert, während Sie durch den Rest der Daten scrollen. Kein endloses Zurückschwenken mehr, um zu prüfen, was jede Spalte bedeutet. Mit Fixieren von Bereichen können Sie Spaltennamen auf einen Blick referenzieren, was die Analyse und Berichterstellung erheblich vereinfacht.
- Um einen Teil Ihres Arbeitsblatts zu fixieren, sind nur wenige Klicks nötig. Wählen Sie die Zelle unterhalb/rechts neben der Stelle aus, die Sie fixieren möchten, und gehen Sie in der Multifunktionsleiste zu Ansicht > Fenster fixieren. Passen Sie Ihre Fenster fixieren an und scrollen Sie dann ungehindert, während Sie auf fixierte Überschriften verweisen. Dieser obskure Excel-Trick vereinfacht die Datenanalyse enorm.
Morphing-Objektübergänge in PowerPoint
- Wenn Sie in PowerPoint wirklich ansprechende Folienübergänge erzielen möchten, müssen Sie mehr als nur einfache Überblendungen und Wischbewegungen durchführen. Mit dem Morph-Übergang können Sie die nahtlose Bewegung und Transformation von Objekten über mehrere Folien hinweg animieren.
- Sie können Formen, Text, Bilder und Diagramme in völlig andere Objekte verwandeln. Sie können beispielsweise das Foto eines Golfballs über mehrere Folien hinweg in ein fliegendes Flugzeug verwandeln. Das Verwandeln erfolgt fließend und die Grafiken verändern sich auf natürliche Weise.
- Nachdem Sie entsprechende Objekte auf zwei Folien ausgewählt haben, gehen Sie zu Übergänge > Morph, um die Animation zu verknüpfen. Werden Sie kreativ mit Morph-Sequenzen mit mehreren Objekten und mehreren Folien, um PowerPoint-Übergänge auf die nächste Ebene zu bringen. Übertreiben Sie es nur nicht – bei Morphs ist Subtilität der Schlüssel.
Outlook-Schnellschritte zum Automatisieren von Workflows
- Die Verwaltung großer E-Mail-Volumina erfordert in Microsoft Outlook häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe. Mit Quick Steps können Sie mehrstufige Regeln erstellen, um gängige Aktionen wie das Verschieben von Nachrichten in bestimmte Ordner zu automatisieren.
- Erstellen Sie Quick Steps-Workflows wie:
– Nachricht vom Chef markieren und zur Nachverfolgung verschieben
– Support-E-Mails in Fälle kategorisieren und Status zuweisen
– Externe Newsletter taggen und in Newsletter-Ordner verschieben - Greifen Sie auf Quick Steps unter „Quick Steps verwalten“ auf der Registerkarte „Start“ zu. Konfigurieren Sie die Auslöser und Aktionen und führen Sie Ihren automatisierten Workflow dann mit einem Klick aus. Eliminieren Sie die sich wiederholende manuelle E-Mail-Verarbeitung mit Outlook Quick Steps.
Anpassen des Menübands in Microsoft Word
- Die Menübandoberfläche in Word bietet über Registerkarten und Symbole schnellen Zugriff auf Funktionen. Die standardmäßige Menübandanordnung ist jedoch nicht immer ideal für Ihre spezifischen Anforderungen.
- Kein Problem – Word ermöglicht eine umfassende Anpassung des Menübands, sodass Sie es an Ihren Arbeitsablauf anpassen können. Sie können neue Registerkarten hinzufügen, inaktive entfernen und Symbole innerhalb von Gruppen neu anordnen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Menübandregisterkarte und wählen Sie Menüband anpassen. Ändern Sie hier vorhandene Registerkarten oder erstellen Sie neue, die nur die Funktionen enthalten, die Sie häufig verwenden. Greifen Sie schneller auf Ihre am häufigsten verwendeten Word-Tools zu, indem Sie das perfekte Menüband individuell gestalten.
Formen in Word kreativ zusammenführen
- Benötigen Sie eine Form, die Word nicht vorgefertigt anbietet? Kein Problem, Sie können vorhandene Formen zusammenführen, um benutzerdefinierte Grafiken zu erstellen.
- Wählen Sie unter Zeichentools > Format die Option Formen zusammenführen aus. Wählen Sie zwei oder mehr definierte Formen aus und Word verbindet sie zu einem neuen, einzigartig geformten Objekt. Fügen Sie Kreise, Dreiecke, Pfeile, Linien und Rechtecke zusammen, um aufwendige Grafiken für Dokumente zu erstellen.
- Mit diesem Trick können Sie über die Grundlagen hinaus perfekt auf Ihre Zwecke zugeschnittene Formen in Word erstellen. Erstellen Sie Organigramme, Flussdiagramme, Venn-Diagramme und andere Abbildungen, ohne auf ClipArt angewiesen zu sein.
Visualisieren Sie Datentrends in Access-Berichten
- Microsoft Access ermöglicht die einfache Visualisierung von Datenbanktabelleninhalten durch integrierte Diagrammtools.
- Wenn Sie einen Access-Bericht entwerfen, fügen Sie einfach ein Diagrammsteuerobjekt aus der Toolbox hinzu und wählen Sie die darzustellenden Daten aus. Ob Flächen-, Balken-, Säulen- oder Kreisdiagramme – veranschaulichen Sie Trends und Beziehungen grafisch, ohne Daten an anderer Stelle exportieren zu müssen.
- Wechseln Sie zwischen Diagrammtypen und passen Sie Farben, Beschriftungen, Maßstab und andere Optionen an. Fügen Sie Datenaufschlüsselungsdiagramme direkt in Berichte ein, um klarere Einblicke in Access-Daten zu erhalten.
Abschluss
Diese Beispiele sind zwar nur eine Auswahl, zeigen aber die potenziellen Produktivitätsgewinne, die sich durch die Beherrschung der weniger genutzten Funktionen von Office ergeben. Über die Grundlagen hinaus bietet Office eine endlose Fülle an Tools und Anpassungsmöglichkeiten, wenn Sie sich die Zeit nehmen, tiefer einzutauchen. Erkunden Sie weiterhin Menüoptionen und erforschen Sie obskure Funktionen, um Word, Excel, PowerPoint und mehr genau an Ihre Arbeitsanforderungen anzupassen.
Haben Sie versteckte Office-Perlen entdeckt? Teilen Sie Ihre bevorzugten, wenig genutzten Funktionen und Produktivitätstipps im Kommentar
