Microsoft Outlook 2021 a redéfini la communication par e-mail et la productivité en introduisant de nouveaux outils puissants conçus pour rationaliser votre flux de travail et améliorer la collaboration. Dans cet article, nous allons explorer ces fonctionnalités innovantes et comment elles peuvent transformer votre façon de communiquer au travail ou dans votre vie personnelle.
Principales nouvelles fonctionnalités d'Outlook 2021
1. Intégration de Microsoft Teams
L’une des améliorations remarquables d’Outlook 2021 est son intégration transparente avec Microsoft Teams. Cette intégration vous permet de planifier et de rejoindre des réunions Teams directement depuis votre calendrier Outlook. Vous pouvez envoyer des liens de réunion Teams dans vos e-mails, ce qui permet aux destinataires de rejoindre plus facilement les discussions en un seul clic.
En exploitant cette fonctionnalité, les équipes peuvent améliorer la communication et la collaboration, en particulier dans les environnements de travail à distance. Si vous n'avez pas encore exploré Teams, pensez à Microsoft 365 pour une suite de productivité complète qui comprend Teams et d'autres applications essentielles.
2. @Mentions améliorées
Le nouveau @Mentions Cette fonctionnalité vous permet d'identifier vos collègues directement dans vos e-mails. En tapant « @ » suivi de leur nom, vous pouvez avertir des membres spécifiques de l'équipe et attirer leur attention sur des points importants de vos messages. Cette fonctionnalité augmente non seulement la responsabilisation, mais garantit également que les informations critiques ne soient pas négligées.
3. Fonctionnalité de recherche améliorée
Outlook 2021 introduit des fonctionnalités de recherche améliorées, facilitant la localisation des e-mails, des pièces jointes et des événements de calendrier. La barre de recherche mise à jour utilise les algorithmes de recherche avancés de Microsoft, vous permettant de filtrer les résultats par expéditeur, date, etc. Cette fonctionnalité permet de gagner un temps précieux et de réduire la frustration lors de la recherche d'informations spécifiques.
4. Améliorations de la boîte de réception ciblée
Le Boîte de réception ciblée Cette fonctionnalité a été mise à jour pour aider les utilisateurs à mieux gérer leurs e-mails. Outlook trie automatiquement les messages entrants en « Prioritaires » et « Autres », ce qui vous permet de vous concentrer sur les e-mails les plus importants. Vous pouvez personnaliser ce tri en fonction de vos préférences et vous assurer de ne jamais manquer de communications importantes.
Comment démarrer avec de nouveaux outils de communication
1. Configuration de Microsoft Teams dans Outlook
Pour commencer à utiliser l'intégration Microsoft Teams, assurez-vous que l'application Teams est installée. Vous pouvez facilement la télécharger à partir du Site Web de Microsoft. Une fois l'application installée, vous trouverez des options pour planifier des réunions Teams directement dans le calendrier d'Outlook. Cette fonctionnalité simplifie le processus de coordination des réunions, en particulier dans les environnements de travail hybrides.
2. Utiliser efficacement les @Mentions
Tirez le meilleur parti des @Mentions en les utilisant de manière stratégique. Lorsque vous rédigez un e-mail, pensez aux personnes qui doivent être informées des informations que vous partagez. Cela permet de clarifier les responsabilités et d'accroître l'engagement.
3. Optimisation des fonctionnalités de recherche
Pour améliorer votre expérience de recherche, familiarisez-vous avec les filtres de recherche avancés. Utilisez des mots-clés et des opérateurs tels que « de : » ou « objet : » pour affiner rapidement les résultats. Cela améliorera considérablement votre efficacité lors de la gestion d'un volume élevé d'e-mails.
4. Gestion des paramètres de la boîte de réception ciblée
Vérifiez les paramètres de votre boîte de réception prioritaire pour vous assurer qu'ils correspondent à votre style de gestion des e-mails. Vous pouvez l'activer ou la désactiver et personnaliser les e-mails prioritaires dans votre boîte de réception prioritaire, ce qui en fait un outil puissant pour rester organisé.
Intégration d'Outlook 2021 avec d'autres produits Microsoft
1. Microsoft 365 pour une collaboration améliorée
Pour les entreprises qui cherchent à exploiter tout le potentiel d'Outlook 2021, en l'intégrant à Microsoft 365 fournit des outils collaboratifs supplémentaires. Des fonctionnalités telles que SharePoint et OneDrive vous permettent de partager facilement des documents et de travailler simultanément sur des projets.
En savoir plus sur Microsoft 365 et voyez comment cela peut améliorer la productivité de votre équipe.
2. Connexion avec Microsoft Teams
Comme mentionné précédemment, l’intégration avec Microsoft Teams change la donne. Vous pouvez facilement passer de la messagerie électronique aux appels vidéo sans changer d’application, favorisant ainsi un environnement de communication plus cohérent.
3. Gestion de projet avec Microsoft Project
Pour ceux impliqués dans la gestion de projet, l'intégration d'Outlook avec Microsoft Project Standard 2021 vous permet de suivre les échéanciers et les délais du projet. Découvrez-en plus sur Microsoft Project pour gérer efficacement vos projets.
Conclusion
Outlook 2021 a introduit des outils de communication essentiels qui améliorent la productivité et la collaboration. En intégrant Teams, en améliorant la fonctionnalité de recherche et en utilisant @Mentions et Focused Inbox, vous pouvez rationaliser votre flux de travail et améliorer la communication au sein de votre équipe.
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