Découvrir les trésors cachés du bureau
Microsoft Office regorge de fonctionnalités utiles pour améliorer la productivité au travail. Mais certains des outils Office les plus utiles restent relativement méconnus, enfouis derrière des menus et des paramètres complexes. Dans cet article, nous allons mettre en lumière certains des trésors cachés d'Office : des fonctionnalités obscures mais pratiques pour dynamiser votre flux de travail. Lisez la suite pour exploiter toute la puissance de Word, Excel, PowerPoint et bien plus encore !
Geler les volets pour faciliter les références Excel
- Microsoft Excel permet de créer des feuilles de calcul volumineuses et riches en données. Mais les tableaux volumineux impliquent souvent de perdre constamment la trace des colonnes qui représentent quelles valeurs. L'outil Figer les volets d'Excel résout ce problème.
- En gelant la ligne supérieure et/ou la première colonne d'une feuille, ces titres restent verrouillés à l'écran pendant que vous faites défiler le reste des données. Plus besoin de revenir sans cesse en arrière pour vérifier la signification de chaque colonne. La fonction Geler les volets vous permet de référencer les noms de colonnes en un coup d'œil, ce qui facilite grandement l'analyse et la création de rapports.
- Il suffit de quelques clics pour figer une partie de votre feuille de calcul. Sélectionnez la cellule située en dessous/à droite de l'endroit où vous souhaitez figer et accédez à Affichage > Figer les volets dans le ruban. Personnalisez vos volets figés, puis faites défiler sans entrave tout en vous référant aux en-têtes figés. Cette astuce Excel obscure simplifie énormément l'analyse des données.
Transitions d'objets morphing dans PowerPoint
- Pour des transitions de diapositives vraiment attrayantes dans PowerPoint, ne vous limitez pas aux simples fondus et aux effacements. La transition Morph vous permet d'animer des mouvements et des transformations fluides d'objets sur plusieurs diapositives.
- Vous pouvez transformer des formes, du texte, des images et des graphiques en objets complètement différents. Par exemple, transformez une photo d'une balle de golf en un avion en vol sur plusieurs diapositives. La transformation se fait de manière fluide et les graphiques se transforment naturellement.
- Après avoir sélectionné les objets correspondants sur deux diapositives, accédez à Transitions > Morph pour lier l'animation. Faites preuve de créativité avec des séquences de morphing multi-objets et multi-diapositives pour faire passer les transitions PowerPoint au niveau supérieur. Mais n'en faites pas trop : la subtilité est essentielle pour les morphings.
Étapes rapides pour automatiser les flux de travail dans Outlook
- La gestion de volumes importants de courriers électroniques implique souvent des flux de travail répétitifs dans Microsoft Outlook. Quick Steps permet de créer des règles en plusieurs étapes pour automatiser des actions courantes telles que le déplacement de messages vers certains dossiers.
- Créez des workflows Quick Steps tels que :
– Signaler un message du patron et passer au suivi
– Catégoriser les e-mails d’assistance en cas et attribuer un statut
– Étiqueter les newsletters externes et les déplacer vers le dossier des newsletters - Accédez aux étapes rapides sous Gérer les étapes rapides dans le ruban de l'onglet Accueil. Configurez les déclencheurs et les actions, puis exécutez votre flux de travail automatisé en un clic. Éliminez le traitement manuel répétitif des e-mails avec les étapes rapides d'Outlook.
Personnaliser le ruban dans Microsoft Word
- L'interface du ruban dans Word permet d'accéder rapidement aux fonctions via des onglets et des icônes. Cependant, la disposition par défaut du ruban n'est pas toujours idéale pour vos besoins spécifiques.
- Aucun problème : Word permet de personnaliser le ruban de manière exhaustive afin de l'adapter à votre flux de travail. Vous pouvez ajouter de nouveaux onglets, supprimer les onglets inactifs et réorganiser les icônes au sein des groupes.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quel onglet du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban. À partir de là, modifiez les onglets existants ou créez-en de nouveaux contenant uniquement les fonctionnalités que vous utilisez fréquemment. Accédez plus rapidement à vos outils Word les plus utilisés en créant le ruban parfait.
Fusionner des formes de manière créative dans Word
- Vous avez besoin d'une forme que Word ne propose pas en version pré-configurée ? Pas de soucis, vous pouvez fusionner des formes existantes pour créer des graphiques personnalisés.
- Sous Outils de dessin > Format, sélectionnez Fusionner les formes. Choisissez deux ou plusieurs formes définies et Word les réunira en un nouvel objet de forme unique. Fusionnez des cercles, des triangles, des flèches, des lignes et des rectangles pour produire des graphiques élaborés pour les documents.
- Cette astuce permet de créer des formes parfaitement adaptées à vos besoins dans Word, au-delà des bases. Créez des organigrammes, des diagrammes de flux, des diagrammes de Venn et d'autres illustrations sans avoir recours à des images clipart.
Visualiser les tendances des données dans les rapports Access
- Microsoft Access permet de visualiser facilement le contenu des tables de bases de données grâce à des outils de création de graphiques intégrés.
- Lors de la conception d'un rapport Access, ajoutez simplement un objet de contrôle de graphique à partir de la boîte à outils et sélectionnez les données à tracer. Qu'il s'agisse de graphiques à aires, à barres, à colonnes ou à secteurs, mettez en évidence les tendances et les relations de manière graphique sans exporter les données ailleurs.
- Basculez entre les types de graphiques et personnalisez les couleurs, les étiquettes, l'échelle et d'autres options. Insérez des graphiques de répartition des données directement dans les rapports pour obtenir des informations plus claires à partir des données Access.
Conclusion
Bien qu'il ne s'agisse que d'un échantillon, ces exemples illustrent les gains de productivité potentiels que l'on peut obtenir en maîtrisant les fonctionnalités les moins utilisées d'Office. Au-delà des bases, Office offre une infinité d'outils et de personnalisations si vous prenez le temps de vous plonger plus profondément dans le sujet. Continuez à explorer les options de menu et à rechercher des fonctions obscures pour adapter Word, Excel, PowerPoint et bien d'autres à vos besoins professionnels exacts.
Avez-vous découvert des trésors cachés d'Office ? Partagez vos fonctionnalités préférées sous-utilisées et vos conseils de productivité dans les commentaires
