Microsoft Outlook 2021 ha ridefinito la comunicazione e la produttività tramite e-mail introducendo nuovi potenti strumenti progettati per semplificare il flusso di lavoro e migliorare la collaborazione. In questo articolo esploreremo queste funzionalità innovative e come possono trasformare il modo in cui comunichi al lavoro o nella tua vita personale.
Nuove funzionalità principali in Outlook 2021
1. Integrazione di Microsoft Teams
Uno dei miglioramenti più importanti di Outlook 2021 è la sua perfetta integrazione con Team MicrosoftQuesta integrazione ti consente di pianificare e partecipare alle riunioni di Teams direttamente dal tuo calendario di Outlook. Puoi inviare link alle riunioni di Teams nelle tue email, rendendo più facile per i destinatari partecipare alle discussioni con un solo clic.
Sfruttando questa funzionalità, i team possono migliorare la comunicazione e la collaborazione, soprattutto in contesti di lavoro da remoto. Se non hai ancora esplorato Teams, considera Microsoft 365 per una suite completa di produttività che include Teams e altre applicazioni essenziali.
2. @Menzioni migliorate
Il nuovo @Menzioni la funzionalità ti consente di taggare i colleghi direttamente nelle tue email. Digitando "@" seguito dal loro nome, puoi notificare membri specifici del team e attirare la loro attenzione su punti importanti nei tuoi messaggi. Questa funzionalità non solo aumenta la responsabilità, ma assicura anche che le informazioni critiche non vengano trascurate.
3. Funzionalità di ricerca migliorata
Outlook 2021 introduce funzionalità di ricerca avanzate, semplificando l'individuazione di e-mail, allegati ed eventi del calendario. La barra di ricerca aggiornata utilizza gli algoritmi di ricerca avanzati di Microsoft, consentendo di filtrare i risultati in base a mittente, data e altro. Questa funzionalità consente di risparmiare tempo prezioso e riduce la frustrazione quando si cercano informazioni specifiche.
4. Miglioramenti mirati della Posta in arrivo
IL Posta in arrivo mirata la funzionalità ha ricevuto aggiornamenti per aiutare meglio gli utenti a gestire le proprie e-mail. Outlook ordina automaticamente i messaggi in arrivo in "Focused" e "Other", consentendoti di concentrarti sulle e-mail più importanti. Puoi personalizzare questo ordinamento in base alle tue preferenze e assicurarti di non perdere mai comunicazioni importanti.
Come iniziare a usare i nuovi strumenti di comunicazione
1. Configurazione di Microsoft Teams in Outlook
Per iniziare a usare l'integrazione di Microsoft Teams, assicurati di aver installato l'app Teams. Puoi scaricarla facilmente da Sito web Microsoft. Una volta installato, troverai opzioni per pianificare riunioni di Teams direttamente nel calendario di Outlook. Questa funzionalità semplifica il processo di coordinamento delle riunioni, specialmente negli ambienti di lavoro ibridi.
2. Utilizzare le @Menzioni in modo efficace
Sfrutta al meglio le @Menzioni usandole in modo strategico. Quando scrivi un'e-mail, pensa a chi deve essere a conoscenza delle informazioni che stai condividendo. Questo aiuta a chiarire le responsabilità e aumenta il coinvolgimento.
3. Ottimizzazione delle funzionalità di ricerca
Per migliorare la tua esperienza di ricerca, familiarizza con i filtri di ricerca avanzati. Utilizza parole chiave e operatori come "da:" o "oggetto:" per restringere rapidamente i risultati. Ciò migliorerà significativamente la tua efficienza quando gestisci un volume elevato di e-mail.
4. Gestione delle impostazioni della Posta in arrivo mirata
Rivedi le impostazioni della tua Posta in arrivo focalizzata per assicurarti che siano in linea con il tuo stile di gestione delle email. Puoi attivarla o disattivarla e personalizzare quali email sono prioritarie nella tua Posta in arrivo focalizzata, rendendola uno strumento potente per rimanere organizzati.
Integrazione di Outlook 2021 con altri prodotti Microsoft
1. Microsoft 365 per una collaborazione avanzata
Per le aziende che desiderano sfruttare appieno il potenziale di Outlook 2021, integrandolo con Microsoft 365 fornisce strumenti di collaborazione aggiuntivi. Funzionalità come SharePoint e OneDrive consentono di condividere documenti facilmente e di lavorare sui progetti contemporaneamente.
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2. Connessione con Microsoft Teams
Come accennato in precedenza, l'integrazione con Microsoft Teams è un punto di svolta. Puoi passare facilmente dall'email alle videochiamate senza cambiare applicazione, favorendo un ambiente di comunicazione più coeso.
3. Gestione dei progetti con Microsoft Project
Per coloro che sono coinvolti nella gestione dei progetti, l'integrazione di Outlook con Standard di progetto Microsoft 2021 ti consente di tenere traccia delle tempistiche e delle scadenze del progetto. Scopri di più su Progetto Microsoft per gestire efficacemente i tuoi progetti.
Conclusione
Outlook 2021 ha introdotto strumenti di comunicazione essenziali che migliorano la produttività e la collaborazione. Integrando Teams, migliorando la funzionalità di ricerca e utilizzando @Mentions e Focused Inbox, puoi semplificare il flusso di lavoro e migliorare la comunicazione all'interno del tuo team.
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