Alla scoperta dei tesori nascosti di Office
Microsoft Office è pieno zeppo di utili funzionalità e caratteristiche per favorire la produttività sul posto di lavoro. Tuttavia, alcuni degli strumenti di Office più utili restano relativamente sconosciuti, nascosti dietro menu e impostazioni complesse. In questo articolo, faremo luce su alcune delle gemme nascoste di Office: funzionalità oscure ma utili per dare una spinta al tuo flusso di lavoro. Continua a leggere per sbloccare tutta la potenza di Word, Excel, PowerPoint e altro ancora!
Blocca riquadri per riferimenti Excel facili
- Microsoft Excel consente di creare fogli di lavoro espansivi e ricchi di dati. Ma le tabelle di grandi dimensioni spesso significano perdere costantemente traccia di quali colonne rappresentano quali valori. Lo strumento Freeze Panes di Excel risolve questo problema.
- Congelando la riga superiore e/o la prima colonna di un foglio, quelle intestazioni rimangono bloccate sullo schermo mentre scorri il resto dei dati. Non dovrai più tornare indietro all'infinito per controllare il significato di ogni colonna. Freeze Panes ti consente di fare riferimento ai nomi delle colonne a colpo d'occhio, semplificando notevolmente l'analisi e la creazione di report.
- Bastano pochi clic per bloccare una parte del tuo foglio di lavoro. Seleziona la cella sotto/a destra di dove vuoi bloccare e vai su Visualizza > Blocca riquadri nella barra multifunzione. Personalizza i tuoi Blocca riquadri, quindi scorri senza limiti mentre fai riferimento alle intestazioni bloccate. Questo oscuro trucco di Excel semplifica immensamente l'analisi dei dati.
Transizioni di oggetti morphing in PowerPoint
- Per transizioni di diapositive davvero coinvolgenti in PowerPoint, guarda oltre le semplici dissolvenze e cancellazioni. La transizione Morph ti consente di animare il movimento e la trasformazione senza soluzione di continuità degli oggetti nelle diapositive.
- Puoi trasformare forme, testo, immagini e grafici in oggetti completamente diversi. Ad esempio, trasforma una foto di una pallina da golf in un aeroplano in volo su più diapositive. Il morphing avviene in modo fluido con la grafica che si trasforma in modo naturale.
- Dopo aver selezionato gli oggetti corrispondenti su due diapositive, vai su Transitions > Morph per collegare l'animazione. Sii creativo con sequenze di morph multi-oggetto e multi-diapositiva per portare le transizioni di PowerPoint a un livello superiore. Ma non esagerare: la sottigliezza è la chiave per i morph.
Passaggi rapidi di Outlook per automatizzare i flussi di lavoro
- La gestione di grandi volumi di posta elettronica spesso comporta flussi di lavoro ripetitivi in Microsoft Outlook. Quick Steps consente di creare regole multi-step per automatizzare azioni comuni come lo spostamento di messaggi in determinate cartelle.
- Crea flussi di lavoro Quick Steps come:
– Segnala il messaggio del capo e passa a Follow Up
– Categorizza le email di supporto in casi e assegna lo stato
– Tagga le newsletter esterne e spostale nella cartella delle newsletter - Accedi a Quick Steps in Manage Quick Steps nella barra multifunzione della scheda Home. Configura i trigger e le azioni, quindi esegui il tuo flusso di lavoro automatizzato con un clic. Elimina l'elaborazione manuale ripetitiva delle e-mail con Outlook Quick Steps.
Personalizzare la barra multifunzione in Microsoft Word
- L'interfaccia ribbon in Word fornisce un rapido accesso alle funzioni tramite schede e icone. Ma la disposizione predefinita del ribbon non è sempre ideale per le tue esigenze specifiche.
- Nessun problema: Word consente un'ampia personalizzazione della barra multifunzione, così puoi adattarla al tuo flusso di lavoro. Puoi aggiungere nuove schede, rimuovere quelle inattive e riorganizzare le icone all'interno dei gruppi.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse su una qualsiasi scheda della barra multifunzione e seleziona Personalizza la barra multifunzione. Da qui, modifica le schede esistenti o creane di nuove contenenti solo le funzionalità che utilizzi di frequente. Accedi più velocemente ai tuoi strumenti Word più utilizzati creando la barra multifunzione perfetta.
Unisci le forme in modo creativo in Word
- Hai bisogno di una forma che Word non offre pre-costruita? Nessun problema, puoi unire le forme esistenti per creare grafici personalizzati.
- In Strumenti di disegno > Formato, seleziona Unisci forme. Scegli due o più forme definite e Word le unirà in un nuovo oggetto dalla forma unica. Unisci cerchi, triangoli, frecce, linee e rettangoli per produrre elaborati elementi grafici per i documenti.
- Questo trucco consente di creare forme perfettamente su misura per i tuoi scopi in Word, oltre alle basi. Crea organigrammi, diagrammi di flusso, diagrammi di Venn e altre illustrazioni senza affidarti alle clip art.
Visualizza le tendenze dei dati nei report di Access
- Microsoft Access consente di visualizzare facilmente il contenuto delle tabelle del database tramite strumenti di creazione di grafici integrati.
- Quando si progetta un report di Access, basta aggiungere un oggetto di controllo grafico dalla casella degli strumenti e selezionare i dati da tracciare. Che si tratti di grafici ad area, a barre, a colonne o a torta, illuminare graficamente tendenze e relazioni senza esportare i dati altrove.
- Attiva/disattiva i tipi di grafico e personalizza colori, etichette, scala e altre opzioni. Inserisci grafici di ripartizione dei dati direttamente nei report per informazioni più chiare dai dati di Access.
Conclusione
Sebbene siano solo un campione, questi esempi mostrano i potenziali guadagni di produttività derivanti dalla padronanza delle funzionalità meno utilizzate di Office. Oltre alle basi, Office offre una profondità infinita di strumenti e personalizzazioni se ti prendi il tempo di approfondire. Continua a esplorare le opzioni di menu e a ricercare funzioni oscure per adattare Word, Excel, PowerPoint e altro alle tue precise esigenze di lavoro.
Hai scoperto qualche perla nascosta di Office? Condividi le tue funzionalità preferite e poco utilizzate e i tuoi suggerimenti sulla produttività nei commenti
